6 Langkah untuk Membimbing Karyawan Secara Efektif

Langkah pertama dalam segala upaya untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah konseling atau pembinaan. Konseling atau pembinaan adalah bagian dari interaksi sehari-hari antara penyelia dan karyawan yang melapor kepadanya, atau seorang profesional SDM dan manajer lini.

Pelatihan sering memberikan umpan balik positif tentang kontribusi karyawan. Karyawan perlu tahu kapan mereka kontributor yang efektif.

Dengan memberikan umpan balik positif ini, Anda juga membiarkan karyawan mengetahui tindakan dan kontribusi yang ingin Anda perkuat agar Anda melihat lebih banyak dari mereka.

Coaching Ketika Masalah Kinerja Ada

Pada saat yang sama, pembinaan reguler membawa masalah kinerja menjadi perhatian karyawan ketika mereka masih di bawah umur. Umpan balik pelatihan Anda membantu karyawan untuk memperbaiki masalah ini sebelum menjadi gangguan signifikan dari kinerjanya.

Tujuan dari pembinaan kinerja bukanlah untuk membuat karyawan merasa buruk, juga tidak disediakan untuk menunjukkan seberapa banyak profesional atau manajer SDM tahu. Tujuan pembinaan adalah bekerja dengan karyawan untuk menyelesaikan masalah kinerja dan untuk meningkatkan kinerja karyawan, tim, dan departemen.

Karyawan yang merespons positif terhadap pelatihan dan meningkatkan kinerja mereka dapat menjadi kontributor yang bernilai bagi keberhasilan bisnis. Karyawan yang gagal meningkatkan diri akan ditempatkan pada rencana peningkatan kinerja formal, yang dikenal sebagai PIP. Ini mengatur proses formal di mana manajer bertemu secara teratur dengan karyawan yang berkinerja buruk untuk memberikan pelatihan dan umpan balik.

Pada pertemuan tersebut, mereka juga mengevaluasi seberapa baik kinerja karyawan dalam mencapai tujuan kinerja yang disebutkan dalam PIP. Secara umum, pada saat seorang karyawan telah menerima PIP, staf Sumber Daya Manusia terlibat secara signifikan baik dalam rapat maupun dalam tinjauan kemajuan dan kinerja karyawan.

Karyawan yang gagal meningkatkan ketika menggunakan PIP cenderung menemukan pekerjaan mereka dihentikan.

Contoh kedua dari Pelatihan Kinerja

Dalam contoh kedua dari penggunaan pembinaan kinerja, manajer dapat menggunakan pembinaan kinerja untuk membantu karyawan yang menjadi kontributor efektif meningkat dan menjadi kontributor yang bahkan lebih efektif. Dilakukan dengan baik, pembinaan dapat membantu karyawan terus meningkatkan keterampilan, pengalaman, dan kemampuan mereka untuk berkontribusi.

Dari pengamatan manajer selama bertahun-tahun, waktu yang dihabiskan manajer dalam pembinaan kinerja dengan karyawan terbaik dan paling berkontribusi adalah waktu yang dihabiskan dengan baik. Lebih mungkin menghasilkan hasil yang meningkat untuk organisasi dan untuk departemen dan prioritas manajer.

Sungguh ironis bahwa banyak manajer mendapati bahwa mereka menghabiskan sebagian besar waktu mereka dengan karyawan mereka yang bermasalah, atau berkinerja buruk. Ini terlepas dari kenyataan bahwa nilai paling signifikan dari investasi waktu dan energi mereka berasal dari prioritas yang berlawanan.

Coaching adalah alat yang efektif untuk digunakan oleh para manajer dalam upaya mereka untuk membantu karyawan agar berhasil, dan terutama membantu karyawan meningkatkan keterampilan mereka dan peluang potensial mereka untuk promosi atau perpindahan lateral ke posisi yang lebih menarik.

6 Langkah Pelatihan

Gunakan enam langkah ini untuk memberikan pelatihan suportif yang efektif bagi karyawan yang melaporkan Anda.

• Tunjukkan kepercayaan diri pada kemampuan dan kemauan karyawan untuk memecahkan masalah. Minta bantuannya dalam memecahkan masalah atau meningkatkan kinerja mereka. Minta karyawan untuk bergabung dengan Anda dengan tujuan meningkatkan efektivitas karyawan sebagai kontributor bagi organisasi Anda.
• Jelaskan masalah kinerja kepada karyawan. Fokus pada masalah atau perilaku yang perlu diperbaiki, bukan pada orang tersebut. Gunakan deskripsi perilaku dengan contoh sehingga Anda dan karyawan berbagi makna.

Mintalah pandangan karyawan tentang situasinya. Apakah mereka melihat masalah atau peluang yang sama dengan yang Anda lakukan?

• Tentukan apakah ada masalah yang membatasi kemampuan karyawan untuk melakukan tugas atau mencapai tujuan. Empat hambatan umum adalah waktu, pelatihan, alat, dan temperamen. Tentukan bagaimana cara menghilangkan hambatan ini. Tentukan apakah karyawan tersebut membutuhkan bantuan Anda untuk menghilangkan hambatan - peran kunci seorang manajer - atau apakah ia mampu mengatasinya sendiri.
• Diskusikan solusi potensial untuk masalah atau tindakan perbaikan yang harus diambil. Tanyakan kepada karyawan tentang ide untuk memperbaiki masalah, atau mencegahnya terjadi lagi. Dengan karyawan yang berkinerja tinggi, bicarakan tentang perbaikan berkelanjutan.

• Setujui rencana tindakan tertulis yang mencantumkan apa yang akan dilakukan karyawan, manajer, dan mungkin, profesional SDM, untuk memperbaiki masalah atau memperbaiki situasi. Identifikasi tujuan inti yang harus dipenuhi karyawan untuk mencapai tingkat kinerja yang tepat yang dibutuhkan organisasi.
• Tetapkan tanggal dan waktu untuk tindak lanjut. Tentukan apakah jalur umpan balik kritis diperlukan, sehingga manajer tahu bagaimana kemajuan karyawan. Tawarkan dorongan positif. Nyatakan kepercayaan diri pada kemampuan karyawan untuk meningkat. Namun, ketahuilah bahwa satu-satunya orang yang bertanggung jawab atas peningkatan kinerja mereka adalah karyawan. Sebanyak yang Anda coba untuk membantu, dialah yang bertanggung jawab.

Anda dapat membantu karyawan pelaporan meningkatkan kinerja mereka saat ini, atau dalam hal karyawan yang sudah efektif, bantu mereka menjadi lebih efektif. Pembinaan kinerja adalah alat yang ampuh ketika manajer memanfaatkan manfaatnya.