Berapa Biaya Perjalanan yang Akan Dibayar Pengusaha?

Biaya perjalanan adalah pengeluaran yang dilakukan seorang karyawan saat bepergian dalam bisnis perusahaan. Bisnis perusahaan dapat mencakup konferensi, pameran, pertemuan bisnis, pertemuan klien dan pelanggan, pameran pekerjaan, sesi pelatihan, dan panggilan penjualan, misalnya.

Biaya dapat mencakup penginapan, penggantian jarak tempuh mobil pribadi, penerbangan, transportasi darat, tip untuk bellhops, makanan, tip untuk pelayan, layanan kamar, dan biaya tak terduga lainnya yang mungkin dialami karyawan saat di jalan.

Pengeluaran yang akan diganti oleh suatu organisasi ditemukan dalam kebijakan perjalanan bisnis perusahaan. Biasakan diri dengan kebijakan perusahaan Anda karena pengeluaran, yang bervariasi seperti dry cleaning dan keanggotaan gym, dapat ditanggung karyawan dalam perjalanan panjang selain biaya perjalanan, perumahan, dan makanan yang diharapkan.

Pengeluaran Perjalanan untuk Karyawan dengan Penugasan Jangka Panjang

Ketika menggunakan fasilitas perumahan jangka panjang untuk karyawan yang bepergian, banyak pengusaha juga menyediakan kesempatan bagi keluarga karyawan untuk mengunjungi ketika karyawan tersebut bepergian secara luas untuk urusan bisnis bagi majikan mereka. Ketika seorang karyawan ditugaskan ke lokasi perusahaan lain untuk sementara waktu, majikan kadang-kadang akan membayar keluarga karyawan untuk mengunjungi pada interval waktu yang ditentukan.

Pengusaha berusaha untuk memberikan opsi nilai bagi karyawan yang jauh dari rumah dan keluarga untuk waktu yang lama. Anda perlu memanfaatkan setiap hak istimewa perjalanan yang ditawarkan majikan Anda untuk membangun moral dan dedikasi karyawan.

Hiburan klien di konferensi, panggilan penjualan, dan kunjungan di tempat adalah biaya lain yang dapat diganti, tetapi ketahui kebijakan perusahaan Anda sehingga Anda tidak melebihi batas yang ditetapkan pada biaya hiburan.

Ketahui juga kebijakan perusahaan Anda tentang pemberian kredit miles maskapai. Bervariasi. Beberapa perusahaan memungkinkan karyawan untuk memperoleh jarak tempuh perjalanan yang dapat mereka gunakan untuk perjalanan keluarga pribadi. Yang lain memperoleh bank perjalanan yang mereka gunakan untuk menutupi perjalanan bisnis karyawan tambahan. Sekali lagi, mengetahui kebijakan perusahaan Anda sangat penting.

Bagaimana Pengusaha Membayar Biaya Perjalanan Pegawai?

Biasanya, organisasi membayar biaya perjalanan karyawan dengan tiga cara ini.

Kartu Kredit Perusahaan

Kartu kredit diberikan kepada karyawan yang harus sering bepergian untuk keperluan bisnis. Karyawan dapat membebankan sebagian besar biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan bisnis ke kartu kredit perusahaan. Untuk penggantian biaya tak terduga seperti tips dan makanan cepat saji, karyawan harus mengisi laporan pengeluaran ketika mereka kembali dari perjalanan mereka.

Kartu kredit mudah digunakan untuk karyawan karena mereka tidak perlu mengeluarkan uang tunai untuk membayar biaya bisnis sebelum penggantian. Menjadi berpengetahuan tentang kebijakan perusahaan Anda, meskipun; Anda mungkin masih perlu menyerahkan tanda terima dan dokumentasi pendukung lainnya bahkan ketika Anda membebankan biaya ini ke kartu kredit.

Kas

Organisasi tanpa kartu kredit perusahaan karyawan mengharuskan karyawan untuk mengisi laporan penggantian biaya untuk setiap pengeluaran saat karyawan berada di jalan. Mereka umumnya membutuhkan tanda terima dan beberapa tingkat pembenaran untuk setiap pengeluaran.

Jarang sebuah organisasi akan meminta karyawan untuk membayar barang-barang tiket besar seperti tiket pesawat dan mencari penggantian nanti. Pesanan pembelian perusahaan atau kartu kredit perusahaan akan membayar biaya besar di muka. Tetapi karyawan sering diminta untuk membayar tunai untuk biaya perjalanan sehari-hari yang kemudian diganti.

Belanja harian

Per diem adalah tunjangan harian sejumlah uang tertentu yang diberikan kepada karyawan untuk menutup semua biaya. Karyawan tersebut bertanggung jawab untuk membuat pilihan biaya perjalanan yang sehat dalam parameter jumlah uang yang diberikan setiap hari.

Beberapa perusahaan membayar langsung untuk transportasi dan perumahan tetapi memberi karyawan bepergian per diem untuk semua biaya lain termasuk makan dan transportasi darat. Karyawan diketahui melakukan pengeluaran yang lebih rendah untuk menjaga uang tunai tambahan dari uang harian. Perusahaan pada umumnya mengizinkan ini.

Pengetahuan Tentang Kebijakan Biaya Perjalanan Majikan Adalah Tanggung Jawab Karyawan

Karyawan yang melakukan perjalanan bisnis disarankan untuk tetap mengetahui kebijakan perjalanan perusahaan dan biaya yang ditanggung untuk penggantian. Biaya yang berada di luar kebijakan umumnya tidak diganti atau ditanggung.

Penerimaan diperlukan oleh sebagian besar perusahaan kecuali mereka yang membayar per diem. Perusahaan Anda juga kemungkinan memiliki formulir yang mereka harapkan digunakan karyawan untuk membalikkan biaya perjalanan.

Untuk tetap berada di atas pengeluaran yang dapat diganti, karyawan sering diberikan tenggat waktu ketika mereka harus mengajukan laporan pengeluaran dan menyerahkan tanda terima yang berlaku. Departemen keuangan akan memiliki pedoman yang membantunya tetap terkini.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang apa yang merupakan biaya perjalanan yang sesuai di organisasi Anda, tanyakan kepada manajer Anda dan Sumber Daya Manusia. Anda tidak ingin menghabiskan uang dan menerima kejutan nanti.

Lebih Terkait dengan Perjalanan dan Pengeluaran Bisnis Karyawan

• 10 Tips untuk Mengurangi Biaya Perjalanan Bisnis
• Haruskah Karyawan Berbagi Kamar?