Contoh Kebijakan Internet dan Email untuk Karyawan

Kebijakan internet dan email yang efektif yang membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka karena hal itu memengaruhi hubungan kerja dan tempat kerja mereka adalah keharusan bagi pengusaha dan karyawan. Anda ingin merekam untuk menentukan apa yang dapat dilakukan karyawan dari perangkat yang disediakan kerja atau perangkat milik karyawan yang digunakan untuk atau melibatkan karyawan Anda, tempat kerja Anda, atau perusahaan Anda.

Menurut Statista.com, "Pada 2019, diperkirakan akan ada sekitar 2,77 miliar pengguna jaringan sosial di seluruh dunia, naik dari 2,46 miliar pada 2017. Penetrasi jaringan sosial di seluruh dunia terus meningkat. Pada 2017, 71 persen dari internet pengguna adalah pengguna jejaring sosial dan angka-angka ini diperkirakan akan tumbuh."

Dengan lebih dari 85 persen orang di AS mengakses media sosial, panduan tentang apa yang dapat dikatakan dan dibagikan karyawan menjadi lebih penting. Karyawan tidak keberatan dengan pedoman karena mereka tidak ingin bertindak secara tidak pantas dan melewati batas yang tidak mereka ketahui ada. Jadi, pengembangan kebijakan yang adil, dapat dipahami, dan masuk akal sangat disarankan seperti melatih karyawan Anda dengan menyediakan banyak contoh penggunaan internet dan email yang benar dan tidak tepat.

Pertimbangkan untuk menggunakan contoh kebijakan internet dan email ini untuk memberikan panduan yang jelas kepada karyawan Anda tentang apa yang pantas digunakan di tempat kerja. Adaptasi itu, tentu saja, agar sesuai dengan kebutuhan budaya Anda dan lingkungan yang ingin Anda berikan kepada karyawan di tempat kerja. Untuk memastikan legalitas di wilayah Anda dan di industri Anda, silakan berkonsultasi dengan seorang pengacara.

Contoh Kebijakan Internet dan Email untuk Karyawan

Voicemail, email, dan penggunaan internet yang ditugaskan untuk komputer atau ekstensi telepon karyawan semata-mata untuk tujuan menjalankan bisnis perusahaan. Beberapa tanggung jawab pekerjaan di perusahaan memerlukan akses ke internet dan penggunaan perangkat lunak di samping rangkaian produk Microsoft Office.

Hanya orang yang diberi wewenang dengan tepat, untuk tujuan perusahaan, dapat menggunakan internet untuk mengakses dan mengunduh perangkat lunak tambahan. Otorisasi ini umumnya eksklusif untuk keputusan yang dibuat oleh departemen teknologi informasi bersama dengan sumber daya manusia.

Prosedur Akses Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan sebagai tambahan dari rangkaian produk Microsoft Office harus disahkan oleh manajer Anda dan diunduh oleh departemen TI. Jika Anda memerlukan akses ke perangkat lunak atau situs web yang saat ini tidak ada di jaringan perusahaan, bicarakan dengan manajer Anda dan berkonsultasilah dengan departemen TI untuk menjelaskan pengembalian yang Anda harapkan dari produk.

Semua permintaan wajar yang tidak dianggap sebagai risiko jaringan akan dipertimbangkan untuk Anda dan karyawan lainnya. Tujuan kebijakan ini bukan untuk membatasi akses karyawan ke produk yang akan membuat Anda lebih produktif. Tujuannya adalah untuk meminimalkan risiko pada jaringan organisasi.

Peralatan Milik Perusahaan

Perangkat atau komputer apa pun termasuk, namun tidak terbatas pada, telepon meja, telepon pintar, tablet, laptop, komputer desktop, dan iPad yang disediakan perusahaan untuk Anda gunakan, harus digunakan hanya untuk bisnis perusahaan. Perlu diingat bahwa perusahaan memiliki perangkat dan informasi pada perangkat ini. Jika Anda meninggalkan perusahaan karena alasan apa pun, perusahaan akan meminta Anda mengembalikan peralatan pada hari kerja terakhir Anda.

Anda dapat menggunakan perangkat elektronik pribadi yang tidak terhubung ke jaringan perusahaan untuk mengakses situs internet yang sesuai selama istirahat dan makan siang.

Penggunaan internet

Penggunaan internet pada waktu perusahaan atau menggunakan perangkat milik perusahaan yang terhubung ke jaringan perusahaan diizinkan untuk melakukan bisnis perusahaan saja. Penggunaan Internet membawa kemungkinan pelanggaran keamanan informasi perusahaan rahasia.

Penggunaan internet juga menciptakan kemungkinan kontaminasi ke sistem kami melalui virus atau spyware. Spyware memungkinkan orang yang tidak berwenang di luar potensi perusahaan mengakses kata sandi perusahaan dan informasi rahasia lainnya.

Menghapus program semacam itu dari jaringan perusahaan membutuhkan staf TI untuk menginvestasikan waktu dan perhatian yang lebih baik ditujukan untuk membuat kemajuan teknologi. Untuk alasan ini dan untuk memastikan penggunaan waktu kerja dengan tepat untuk pekerjaan, kami meminta anggota staf untuk membatasi penggunaan internet.

Selain itu, dalam keadaan apa pun mungkin komputer milik perusahaan atau peralatan elektronik lainnya, termasuk perangkat yang dimiliki oleh karyawan, tidak digunakan pada waktu perusahaan di tempat kerja untuk memperoleh, melihat, atau menjangkau pornografi, atau internet yang tidak bermoral, tidak etis, atau tidak terkait bisnis situs. Melakukan hal itu dapat mengakibatkan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.

Media sosial

Majikan Anda memahami bahwa bagian dari apa yang Anda lakukan di media sosial adalah penjangkauan yang merekrut karyawan baru dan meningkatkan merek perusahaan kami. Banyak karyawan memiliki tanggung jawab media sosial dalam deskripsi pekerjaan mereka, termasuk pemasar media sosial, dukungan teknis, dan perekrut.

Majikan Anda juga memahami bahwa hubungan karyawan kami dengan dunia online yang Anda habiskan dalam 24 jam sehari / 7 hari seminggu dapat menyebabkan kaburnya waktu kerja dan cuti. Kami sangat menyarankan Anda untuk membatasi penggunaan media sosial untuk konten dan penjangkauan terkait pekerjaan selama jam kerja.

Selain itu, Anda dilarang membagikan informasi rahasia atau terlindungi yang dimiliki atau tentang perusahaan. Anda sangat dianjurkan untuk tidak membagikan informasi yang meremehkan yang menempatkan perusahaan atau rekan kerja Anda dalam situasi yang tidak menguntungkan.

Reputasi dan merek perusahaan harus dilindungi oleh semua karyawan. Kehidupan dan tindakan rekan kerja Anda tidak boleh dibagikan secara online. Harap perhatikan preferensi rekan kerja yang merupakan orang tua sebelum Anda menggunakan nama anak-anak mereka secara daring.

Dalam partisipasi media sosial dari perangkat kerja atau selama jam kerja, konten media sosial yang mendiskriminasi klasifikasi yang dilindungi termasuk usia, ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, asal kebangsaan, kecacatan, atau informasi genetik dilarang.

Adalah kebijakan perusahaan kami untuk juga mengakui preferensi dan bobot seksual sebagai kualifikasi untuk perlindungan diskriminasi. Setiap karyawan yang berpartisipasi dalam media sosial yang melanggar kebijakan ini akan ditangani sesuai dengan kebijakan pelecehan perusahaan.

Penggunaan Email di Perusahaan

Email hanya digunakan untuk bisnis perusahaan. Informasi rahasia perusahaan tidak boleh dibagikan di luar perusahaan, tanpa izin, kapan saja. Anda juga tidak boleh menjalankan bisnis pribadi menggunakan komputer perusahaan atau email.

Ingatlah hal ini juga, karena Anda mempertimbangkan meneruskan email non-bisnis ke rekanan, keluarga, atau teman. Email yang tidak terkait dengan bisnis membuang waktu dan perhatian perusahaan.

Melihat pornografi, atau mengirim lelucon atau cerita porno melalui email, dianggap sebagai pelecehan seksual dan akan ditangani sesuai dengan kebijakan pelecehan seksual kami. Pengakhiran segera adalah tindakan disipliner yang paling sering dilakukan Perusahaan dalam kasus-kasus ini.

Email yang Mendiskriminasi

Setiap konten email yang mendiskriminasikan klasifikasi yang dilindungi termasuk usia, ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, asal kebangsaan, kecacatan, atau informasi genetik dilarang. Adalah kebijakan perusahaan kami untuk juga mengakui preferensi dan bobot seksual sebagai kualifikasi untuk perlindungan diskriminasi. Setiap karyawan yang mengirim email yang melanggar kebijakan ini akan ditangani sesuai dengan kebijakan pelecehan.

Email-email ini dilarang di perusahaan. Mengirim atau meneruskan email non-bisnis akan menghasilkan tindakan disipliner yang dapat mengakibatkan pemutusan hubungan kerja.

Email Karyawan Perusahaan

Perlu diingat bahwa perusahaan memiliki komunikasi yang dikirim melalui email atau yang disimpan di peralatan perusahaan. Manajemen dan staf resmi lainnya memiliki hak untuk mengakses materi apa pun di email Anda atau di komputer Anda kapan saja. Harap jangan menganggap komunikasi elektronik, penyimpanan, atau akses Anda menjadi pribadi jika dibuat atau disimpan pada sistem kerja.

Jika Anda memerlukan informasi tambahan tentang arti komunikasi ini, hubungi manajer Anda atau staf sumber daya manusia untuk klarifikasi.