Langkah Mudah untuk Membuat Anggaran Proyek

Manajer proyek yang berpengalaman dan mereka yang bekerja di perusahaan besar akan memiliki perangkat lunak dan akuntan untuk membantu mereka menyusun anggaran proyek. Tetapi bagaimana jika Anda tidak melakukannya? Jika Anda menatap spreadsheet kosong atau email dari sponsor proyek Anda meminta Anda untuk mengumpulkan keuangan untuk proyek tersebut, maka artikel ini adalah untuk Anda.

Kami akan melihat lima hal yang perlu Anda lakukan untuk membuat anggaran proyek dasar.

Gunakan Daftar Tugas Anda

Pertama, ambil daftar tugas proyek Anda. Anda mungkin juga memiliki struktur rincian kerja, dan jika Anda memilikinya, yang terbaik adalah menggunakannya. Tetapi daftar tugas akan dilakukan selama itu mencakup semua yang perlu Anda lakukan pada proyek secara komprehensif.

Jika Anda tidak memiliki daftar tugas, sekarang saatnya untuk membuatnya. Tuliskan semua yang harus Anda lakukan, dan hal-hal yang harus Anda bangun, buat, atau selesaikan sebelum proyek dapat diselesaikan. Tidak harus dalam urutan tertentu, tetapi harus menyertakan semuanya.

Akhirnya pada langkah ini, bertukar pikiran dengan tim proyek Anda, karena pasti ada sesuatu yang Anda lupakan. Banyak kepala lebih baik dari satu!

Perkirakan Setiap Komponen

Sekarang, lihat daftar Anda dan cari harga masing-masing item. Misalnya, tugas yang mengatakan 'mengatur pertemuan untuk membahas persyaratan' mungkin melibatkan sumber dan perekrutan, ruang pertemuan atau pembelian sumber daya apa pun yang Anda butuhkan seperti proyektor atau pena flip chart. Ada biaya yang terlibat dengan itu, jadi dapatkan penawaran untuk menyewa kamar Anda dan peralatan lainnya dan catat.

Lakukan ini untuk semua yang ada di daftar tugas, sehingga Anda mendapatkan harga untuk setiap item. Beberapa tugas proyek mungkin tidak memiliki harga, dan itu OK.

Tambahkan Perkiraan Bersama

Selanjutnya tambahkan bersama semua perkiraan Anda. Cara termudah untuk melakukan ini adalah jika Anda membuat daftar item dalam spreadsheet, tambahkan biaya di kolom berikutnya dan kemudian totalkan kolom di bagian bawah. Biarkan spreadsheet menghitung untuk Anda! Itu menjadi spreadsheet anggaran Anda.

Merupakan ide bagus untuk mengelompokkan biaya Anda ke dalam kategori juga, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat kemana sebagian besar uang akan mengalir. Gunakan kategori seperti 'Mulai Proyek,' 'Infrastruktur' atau 'Pelatihan' - pilih pengelompokan yang berarti sesuatu dalam konteks proyek.

Tambahkan Kontinjensi dan Pajak

Akan sangat bagus jika Anda memiliki bola kristal dan dapat memprediksi biaya ini dengan akurasi 100% tetapi Anda mungkin tidak merasa yakin dengan kemampuan Anda untuk melakukan itu! Di sinilah kontingensi masuk. Ini adalah dana yang didasarkan pada seberapa yakin Anda merasa bahwa Anda mendapatkan perkiraan yang tepat. Itu tidak berhubungan dengan tugas tertentu. Ini adalah 'panci darurat' keseluruhan jika Anda mendapatkan sesuatu yang salah atau meninggalkan sesuatu secara tidak sengaja.

Jika Anda tidak tahu berapa banyak kontingensi yang harus ditambahkan, pilih 10% dari total yang Anda buat pada Langkah 3. Ini adalah perkiraan non-ilmiah yang digunakan oleh banyak manajer proyek dan memberi Anda sedikit bantalan dalam anggaran Anda jika-kalau Kamu membutuhkannya.

Tambahkan baris pada spreadsheet anggaran Anda di bagian bawah yang bertuliskan 'Kontinjensi' dan tentukan persentase yang Anda gunakan.

Jangan lupa menambahkan pajak penjualan atau pajak lain apa pun yang belum secara eksplisit dimasukkan dalam taksiran masing-masing item baris Anda.

Tambahkan semuanya, dan itulah jumlah anggaran akhir Anda.

Dapatkan Persetujuan

Hal terakhir yang harus dilakukan adalah meminta manajer atau sponsor proyek Anda menyetujui anggaran Anda. Bicaralah dengan mereka tentang bagaimana Anda menggabungkannya dan elemen apa yang membentuk keseluruhan anggaran Anda.

Itu dia! Penganggaran proyek adalah keterampilan manajemen proyek yang penting, dan panduan ini akan membantu Anda mulai membuat anggaran proyek.