Cara Menulis Surat Referensi

Penting untuk mengetahui cara menulis surat referensi karena hampir semua orang diminta untuk memberikan referensi pada suatu saat selama karir mereka. Baik itu untuk karyawan, teman, atau seseorang yang pernah bekerja dengan Anda, penting untuk bersiap menulis surat rekomendasi yang efektif.

Baca di bawah ini untuk tips tentang cara menulis surat referensi, serta bahan apa untuk meminta kandidat, dan kapan mengatakan tidak (dan bagaimana mengatakan tidak) untuk menulis surat untuk seseorang.

Surat Referensi atau Surat Rekomendasi

Surat referensi, juga dikenal sebagai surat rekomendasi, adalah surat yang berbicara tentang pengalaman kerja seseorang, keterampilan, keahlian, kualitas pribadi, dan / atau kinerja akademik. Ini ditulis oleh mantan majikan, kolega, klien, guru, atau orang lain yang dapat berbicara positif tentang orang itu.

Ketika Anda Membutuhkan Surat Referensi

Anda memerlukan surat referensi, biasanya sekitar tiga, kapan Anda melamar pekerjaan, magang, posisi sukarela, perguruan tinggi, dan program sekolah pascasarjana. Surat referensi adalah dukungan positif terhadap keterampilan dan atribut Anda, yang ditulis oleh seseorang yang akrab dengan pekerjaan, karakter, dan prestasi Anda.

Surat referensi menjelaskan mengapa pembaca harus memilih Anda, dan apa yang memenuhi syarat Anda untuk peluang yang Anda lamar. Surat dapat diminta oleh organisasi yang mempertimbangkan individu untuk dipekerjakan atau diterima di suatu lembaga, atau mereka dapat ditawarkan oleh pencari kerja atau pelamar.

Apa Yang Termasuk dalam Surat Referensi

Surat referensi adalah dukungan positif atas keterampilan dan atribut Anda. Ini menjelaskan mengapa pembaca harus memilih Anda dan apa yang memenuhi syarat Anda untuk kesempatan yang Anda lamar.

SEBUAHsurat referensi profesional biasanya ditulis oleh penyelia, kolega, klien, guru atau profesor yang sangat mengenal prestasi Anda dalam pengaturan jenis pekerjaan. Ini biasanya mencakup deskripsi tentang posisi dan tanggung jawab Anda, durasi waktu Anda di perusahaan, dan kemampuan, kualifikasi, dan kontribusi Anda pada organisasi.

Karakter atausurat referensi pribadi dapat ditulis oleh teman keluarga, mentor atau tetangga yang dapat membuktikan sifat-sifat yang akan membuat Anda calon yang baik untuk posisi yang Anda cari. Ini menjelaskan bagaimana penulis mengenal Anda dan membahas atribut pribadi Anda sebagaimana mereka akan berlaku dalam pengaturan pekerjaan.

Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Menulis Surat Referensi

Pikirkan sebelum mengatakan "Ya."Sebelum setuju untuk menulis surat, pastikan Anda merasa bahwa Anda dapat menulis surat referensi positif untuk orang ini. Jika Anda tidak mengenal orang tersebut dengan baik atau tidak berpikir Anda dapat berbicara sangat tentang keterampilan atau kemampuan orang tersebut, tidak apa-apa untuk menolak permintaan rekomendasi.

Lebih baik mengatakan tidak untuk menulis rekomendasi daripada menulis referensi negatif untuk orang tersebut.

Anda bisa kabur ketika menolak permintaan itu, hanya mengatakan, "Saya tidak merasa saya akan menjadi orang terbaik untuk menulis rekomendasi kepada Anda." Jika mungkin, sarankan orang lain yang mungkin mereka tanyakan.

Minta informasi. Adalah ide yang baik untuk meminta salinan resume atau CV mereka, bahkan jika Anda sudah lama mengenalnya. Mereka mungkin memiliki akreditasi atau pencapaian baru, dan Anda ingin memberikan sebanyak mungkin informasi terkini. Ini juga akan membantu memberi Anda panduan untuk digunakan saat menulis surat.

Jika surat referensi untuk kesempatan kerja tertentu, minta juga salinan postingan pekerjaan. Demikian pula, jika surat referensi untuk sekolah atau program tertentu, mintalah beberapa informasi tentang sekolah tersebut. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah untuk menulis surat itu.

Dapatkan semua detailnya.Bersamaan dengan menanyakan informasi tentang kandidat, dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang cara mengirim surat. Tanyakan kepada siapa Anda harus mengirim surat itu, kapan batas waktunya, dan format apa surat itu seharusnya. Juga tanyakan apakah ada hal-hal khusus yang sekolah atau majikan ingin Anda sertakan dalam surat Anda.

Apa yang Harus Dimasukkan dalam Surat Referensi

Kecuali kandidat memberi Anda formulir untuk menulis rekomendasi Anda, Anda harus menulis referensi sebagai surat resmi. Surat referensi harus dimulai dengan informasi kontak Anda dan majikan (nama, alamat, nomor telepon, email) diikuti dengan tanggal. Jika ini adalah email dan bukan surat yang sebenarnya, sertakan informasi kontak Anda di akhir surat, setelah tanda tangan Anda.

Informasi dan Salam Kontak:Jika Anda menulis surat kepada individu atau komite perekrutan, sertakan informasi kontak mereka di bagian atas surat dan dalam ucapan Anda. Jika Anda menulis surat umum, Anda bisa menulis ke "Kepada Siapa Peduli" atau cukup mulai surat Anda dengan paragraf pertama.

Salam: Mulailah surat Anda dengan "Bapak / Ibu yang terhormat. Nama Belakang." Jika Anda tidak tahu nama belakang majikan, cukup tulis, "Dear Hiring Manager." Jika kandidat mendaftar ke program akademik, Anda dapat menulis "Komite Penerimaan Mahasiswa Yang Terhormat."

Pengantar: Jelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda tulis surat itu. Anda dapat memasukkan berapa lama Anda telah mengenal orang tersebut. Kemudian jelaskan mengapa Anda menulis surat itu. Pastikan untuk memasukkan nama perusahaan, pekerjaan, sekolah, atau peluang yang dilamar orang tersebut. Sebagai contoh, "Saya telah menjadi penyelia James Smith di XYZ Company selama lima tahun terakhir. Saya senang merekomendasikannya untuk posisi kepala akuntan di ABC Company.

Tinjauan Tubuh:Dalam isi surat itu, sertakan informasi spesifik tentang karakteristik pribadi kandidat (kreativitas, kesabaran, kepercayaan diri, dll.), Keterampilan khusus (keterampilan komunikasi yang sangat baik, keterampilan organisasi, dll.). Buat sespesifik mungkin.

Paragraf pertama: Paragraf pertama dari surat referensi menjelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengenal mereka, dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk menulis surat referensi untuk merekomendasikan pekerjaan atau sekolah pascasarjana. Sebutkan hubungan (pribadi atau profesional) yang Anda miliki dengan orang yang Anda rekomendasikan.

Paragraf Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)

Paragraf tengah surat referensi berisi informasi tentang orang yang Anda tulis, termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, dan apa yang dapat mereka kontribusikan. Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk memberikan detail. Jadilah spesifik dan bagikan contoh mengapa orang ini adalah kandidat yang memenuhi syarat. Jika Anda bisa, ceritakan kejadian spesifik di mana Anda mengamati orang tersebut berhasil menggunakan keterampilan yang diperlukan untuk posisi itu.

Cobalah untuk menggambarkan kualitas dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan, sekolah, atau peluang tertentu. Misalnya, jika orang tersebut melamar pekerjaan sebagai manajer, fokuslah pada kepemimpinan dan keterampilan komunikasi orang tersebut.

Penutupan Surat

Dalam paragraf penutup, tawarkan untuk memberikan lebih banyak informasi dan sertakan informasi kontak Anda (telepon dan email) sehingga Anda tersedia untuk memberikan rekomendasi verbal, atau menjawab pertanyaan lebih lanjut jika perlu. Anda mungkin juga menegaskan kembali bahwa Anda merekomendasikan orang ini “dengan sepenuh hati” atau “tanpa syarat.”

Tanda tangan: Akhiri surat dengan tanda tangan Anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang Anda ketikkan. Jika ini adalah email, cukup sertakan nama yang Anda ketik, diikuti oleh informasi kontak Anda.

Rekomendasi Panjang Surat, Format, dan Fon

Sebelum Anda Mulai Menulis Surat: Minta kandidat untuk mengirimkan resume, transkrip, CV, atau materi lainnya yang akan membantu Anda menggambarkan orang tersebut secara akurat. Anda juga dapat meminta deskripsi posisi yang dia lamar, dan informasi tentang perusahaan. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah untuk menulis rekomendasi yang kuat.

Panjangnya: Surat rekomendasi harus lebih dari satu atau dua paragraf; surat yang singkat ini menyarankan Anda untuk tidak mengenal orang itu dengan baik atau tidak sepenuhnya mendukung mereka. Namun, Anda ingin agar surat tetap ringkas dan fokus pada beberapa poin utama, jadi hindari menulis lebih dari satu halaman. Tiga atau empat paragraf yang menjelaskan bagaimana Anda mengenal orang itu dan mengapa Anda merekomendasikan mereka adalah panjang yang sesuai.

Format: Surat rekomendasi harus diberi spasi tunggal dengan spasi di antara setiap paragraf. Gunakan sekitar 1 "margin untuk bagian atas, bawah, kiri, dan kanan halaman, dan luruskan teks Anda ke kiri (perataan untuk sebagian besar dokumen).

Font: Gunakan font tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font harus antara 10 dan 12 poin, jadi mudah dibaca. Menyesuaikan ukuran font adalah cara yang baik untuk menyimpan surat Anda di satu halaman.

Edit:Pastikan untuk membaca surat Anda sebelum mengirimnya. Anda dapat meminta orang lain mengedit surat itu, tetapi menyembunyikan nama kandidat untuk menjaga privasinya.

Contoh Surat Referensi

Anda dapat menggunakan contoh surat referensi ini sebagai model. Unduh templat (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online), atau baca versi teks di bawah ini.

Unduh Templat Word

Contoh Surat Referensi (Versi Teks)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 September 2018

Jim Lee

Sumber daya manusia

Pemasaran Sabre & PR

321 Ave Bisnis

Business City, NY 12345

Tuan Lee yang terhormat, Saya senang untuk merekomendasikan Sarah Jones untuk posisi manajer pemasaran digital di Sabre Marketing & PR. Sebagai direktur pemasaran di A & B Media, saya merasa senang bekerja sebagai penyelia Sarah ketika dia dipekerjakan di sini sebagai rekan pemasaran. Bertanggung jawab, tepat waktu, dan sangat cerdas, Sarah adalah salah satu talenta terbaik di A&B Media, dan saya sangat mendukung kualifikasi dan keahliannya.

Saya selalu terkesan dengan pengetahuan yang dibawanya ke meja dan dedikasinya untuk tetap menjadi yang terbaru di bidang ini. Sarah menggabungkan keterampilan analisis yang tajam dengan intuisi yang kuat, dan saya selalu tahu saya bisa mengandalkannya untuk memenuhi tenggat waktu dan melampaui harapan kami. Selama dua tahun bersama kami, ia mencapai banyak prestasi, dari meningkatkan keterlibatan media sosial kami sebesar 20%, hingga menurunkan rasio pentalan situs web kami sebesar 10%, hingga meningkatkan ROI kami pada kampanye digital sebesar 15%.

Sementara kecerdasan profesional Sarah sangat berharga bagi A & B Media, dia juga pemain tim yang luar biasa. Optimis, menarik, dan mudah bergaul, Sarah adalah kegembiraan sejati di kantor dan memupuk banyak hubungan positif di dalam departemen kami maupun di seluruh perusahaan.

Dengan itu, saya sangat yakin dengan rekomendasi saya dan percaya bahwa Sarah akan sangat cocok untuk Saber Marketing & PR. Jika Anda ingin berbicara lebih lanjut tentang pengalaman saya bekerja dengan Sarah, silakan email saya di [email protected] atau hubungi saya di 555-555-5555.

Hormat kami, Melissa Bradley

Direktur Pemasaran, A & B Media

Memformat Surat Anda

Jika Anda mengirim surat ke majikan atau sekolah, pastikan untuk mengikuti format surat bisnis yang tepat. Ini termasuk daftar informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak untuk orang yang menerima surat Anda (biasanya, manajer perekrutan) di bagian atas surat itu. Juga sertakan tanda tangan tulisan tangan Anda di bagian bawah surat fisik.

Namun, jika Anda mengirim email surat ini, Anda tidak perlu memasukkan informasi kontak atau tanggal di bagian atas surat itu. Alih-alih, daftarkan informasi kontak Anda setelah tanda tangan email Anda. Pastikan juga untuk memiliki baris subjek yang jelas dan ringkas yang mencantumkan nama kandidat, pekerjaan yang mereka lamar (jika berlaku), dan tujuan surat Anda. Misalnya, baris subjek mungkin berbunyi: "Rekomendasi untuk Firstname Lastname - Human Resources Assistant Job."

Gunakan Templat Surat Referensi

Jika Anda tidak yakin apa yang harus ditulis, gunakan templat surat referensi dan personalisasikan untuk memasukkan informasi Anda. Templat adalah cara yang berguna untuk melihat cara memformat surat Anda, dan apa yang harus dimasukkan dalam surat itu.

Anda juga dapat melihat lebih banyak contoh surat referensi untuk ide-ide tentang apa yang harus dimasukkan dalam surat Anda sendiri. Namun, ingatlah untuk mengubah surat itu sehingga berlaku untuk orang tertentu Anda menulis surat itu.