Pro dan Kontra Timesheets dalam Periklanan

Banyak industri mengandalkan timesheets untuk memantau produktivitas karyawan dan menghitung pendapatan dan manfaat. Beberapa menggunakan sistem "pencatatan waktu" dengan kartu waktu resmi, dan yang lain mengandalkan sistem manajemen waktu yang mencatat rincian rumit tentang cara waktu dihabiskan setiap hari. Yang terakhir adalah yang digunakan oleh agen periklanan, pemasaran, dan desain di seluruh dunia.

Input data pada timesheets ini, biasanya oleh staf di departemen kreatif, mencatat jam yang telah dihabiskan di setiap bagian proyek. Itu tidak hanya berarti penciptaan kampanye, tetapi pengarahan awal, presentasi klien, dan bahkan waktu yang dihabiskan di pemotretan dan studio produksi. Hanya dengan mendapatkan gambaran yang jelas tentang cara waktu telah dihabiskan, sebuah agen dapat secara efektif menangani beban kerja, pengaturan penagihan klien, dan cara waktu dialokasikan di antara tim.

Daftar absen singkatnya

Pada hari-hari awal periklanan, seperti banyak tugas di era itu, waktu direkam secara manual di atas kertas dengan pena dan pensil (dan banyak yang dihapus). Saat ini, waktu dimasukkan ke dalam komputer atau tablet menggunakan perangkat lunak canggih yang dapat menarik laporan dari semua varietas. Sebagian besar toko memiliki templat yang sangat mirip yang mencakup:

• Nomor pekerjaan
• Klien
• Tugas yang dihadapi
• Setiap dan semua staf yang ditugaskan
• Tanggal dan jumlah jam bekerja
• Harga per jam
• Lembur

Saat memulai proyek untuk klien, manajer akun atau manajer lalu lintas akan membuka nomor pekerjaan dan mulai melacak jam. Ini biasanya akan cocok dengan proposal atau tawaran yang diberikan kepada klien, dan akan dipecah menjadi beberapa jam yang dihabiskan terutama dalam penelitian, perencanaan dan strategi, pengembangan kreatif, produksi dan administrasi proyek.

Jika semuanya berjalan sesuai rencana, jam aktual yang dihabiskan untuk proyek akan berkorelasi baik dengan perkiraan, tetapi biasanya tidak demikian. Pengembangan kreatif sering memakan lebih banyak waktu daripada bagian lain dari proses, karena perubahan arah, umpan balik klien, atau ketidakmampuan untuk memecahkan brief. Ini dapat menjadi titik pertengkaran dengan klien karena mereka tidak ingin menghabiskan banyak uang tambahan pada waktu kreatif karena departemen kreatif mengalami kesulitan mengidentifikasi solusi.

Namun, kartu absen harus diisi dengan benar untuk melacak waktu itu dan menunjukkan kepada klien bagaimana uang itu dibelanjakan, dan bagaimana agen beroperasi. Ini adalah cara yang baik untuk melihat apakah beberapa proyek terlalu padat karya untuk menghasilkan laba, atau jika yang lain sangat menguntungkan sehingga pantas investasi di klien itu untuk pekerjaan lebih lanjut. Singkatnya, itulah peran kartu absen.

Pro

Inilah mengapa timeshe adalah urat nadi agensi mana pun:

• Uang: Timesheets menunjukkan kepada agensi (bahkan in-house) berapa jam yang dicatat untuk setiap bagian dari setiap kampanye. Maka mudah untuk melihat apakah punggawa klien layak, atau apakah sudah waktunya untuk menempatkan klien pada basis proyek per proyek. Dengan agen internal, waktu itu mungkin tidak secara langsung mengarah ke penagihan, tetapi itu menunjukkan manajemen seberapa efektif mereka memanfaatkan waktu departemen kreatif. Jika ditemukan, mereka menghabiskan 90% dari waktu mereka hanya pada satu aspek bisnis, yang dapat membuat beberapa tanda bahaya.

• Transparansi: Jika timesheets dilakukan dengan benar, mudah untuk melihat di mana segala sesuatunya berjalan dengan lancar, dan di mana hambatan atau inefisiensi merayap masuk. Mengapa satu copywriter menghabiskan separuh waktu pada satu klien daripada yang lain? Dan jika lebih banyak materi iklan diperlukan, pandangan cepat pada kartu absen akan melihat apakah departemen terlalu banyak bekerja.
• Komitmen dan Akuntabilitas: Sebagian besar klien mengharapkan sejumlah jam untuk dihabiskan pada suatu proyek. Jika mereka tidak percaya jumlah usaha yang tepat dimasukkan ke dalam pekerjaan, timesheets dapat memberikan data untuk mengatakan sebaliknya. Ini juga merupakan cara untuk menunjukkan kepada beberapa klien berapa banyak nilai yang mereka dapatkan dari agensi.

• Analisis: Kinerja masa lalu seringkali merupakan indikator yang baik untuk masa depan. Jika klien menghisap kehidupan dari agensi dan membuatnya marah pada semua orang, data dari timesheets dapat menunjukkan apakah ada baiknya menjaga klien itu tetap ada, atau jika sudah waktunya membiarkan mereka pergi. Di sisi lain dari persamaan, ini dapat menunjukkan kepada agen keuntungan dari beberapa klien, yang membutuhkan kerja dan usaha kreatif minimal, tetapi pengembalian investasi maksimum.

Cons

Dengan semua poin plus itu, apa masalahnya? Nah, ada alasan timesheet secara universal dibenci oleh hampir semua orang kecuali jumlah pengolah angka dari agensi:

• Waktu: Banyak orang di agensi, terutama di departemen kreatif, tidak ingin mendedikasikan waktu mereka untuk administrasi. Sebagai seorang kreatif, dapat merusak untuk melepaskan diri dari brainstorm kreatif yang hebat untuk mengisi waktu berjam-jam. Banyak manajer akun memiliki masalah yang sama. Ini ironis, tetapi waktu untuk timesheets jarang dialokasikan.
• Kesalahan: Ini langsung ke poin pertama. Banyak materi iklan akan meninggalkan timesheets hingga menit terakhir sebelum laporan penagihan akhir bulan. Dan itu berarti bahwa akurasi kartu absen berubah dari cukup baik menjadi mengerikan. Sulit untuk mengingat berapa menit yang Anda habiskan untuk satu pekerjaan dua minggu lalu, jadi sering kali hanya menebak-nebak. Jika timesheets semuanya ditebak, itu membuat mereka hampir tidak berguna.

• Fokus Buruk: Waktu bukanlah indikator hebat untuk iklan yang luar biasa. Satu toko bisa menghabiskan 40 jam dan tidak menghasilkan apa-apa dari catatan; yang lain bisa bekerja 10 dan menghasilkan karya. Timesheets tidak mencatat kualitas pemikiran; hanya waktu yang dihabiskan untuk melakukannya.

Masa depan

Timesheets ada di sini untuk tinggal, dan mereka harus dilakukan secara manual. Pelacakan waktu otomatis tidak berfungsi, karena ini membutuhkan pengaktifan dan penghentian secara manual. Jika Anda lupa memulai jam, Anda kehilangan jam. Lupa untuk menghentikannya, dan beberapa klien miskin sedang ditagih untuk jam kerja yang dihabiskan untuk proyek lain. Itu, pada gilirannya, dapat menyebabkan masalah (dan bahkan tuntutan hukum) dengan kelebihan pembayaran tagihan, dan hilangnya klien yang berharga.

Satu-satunya cara untuk menjamin pelacakan waktu yang baik adalah dengan mendesak semua orang di agensi memperbarui timesheets setidaknya dua kali sehari, sekali sebelum makan siang dan sekali lagi sebelum pulang. Jika ini dilakukan, timesheets akan akurat dan bermanfaat. Dan jika itu tidak dilakukan, agensi harus kreatif dengan motivasi. Temukan cara untuk mendorong proses pelacakan waktu.

Berikan bonus mingguan kepada karyawan yang mencatat waktu mereka dengan cermat, atau cuti beberapa jam pada hari Jumat. Ini mungkin tampak seperti buang-buang waktu dan uang, tetapi timesheets yang akurat bisa jauh lebih bernilai bagi agensi daripada beberapa ratus dolar di sini atau di sana setiap minggu.