Anda Dapat Menggunakan Chatbots untuk Mengotomatiskan Banyak Layanan HR

Apakah ada chatbot di masa depan Anda? Anda bertaruh. Chatbot, yang merupakan program komputer yang dirancang untuk mensimulasikan percakapan dengan manusia, terutama melalui internet, akan mengubah hampir setiap fungsi bisnis dari pemasaran menjadi penjualan menjadi dukungan pelanggan dalam waktu dekat.

Salah satu area di mana Anda akan melihat transformasi besar melalui chatbots adalah Sumber Daya Manusia. Karena chatbot adalah asisten virtual yang dapat berkomunikasi dengan karyawan melalui pesan teks, situs web, aplikasi atau pesan instan, chatbot mengubah cara kerja tim SDM.

HR Dapat Mengubah Model Pengiriman Layanan Mereka Menggunakan Chatbots

Dengan menggunakan sistem komunikasi otomatis dengan karyawan, tim SDM kemudian dibebaskan untuk memfokuskan waktu mereka pada kebutuhan karyawan yang lebih canggih di bidang-bidang seperti pengembangan rencana manajemen karir.

Tim SDM memiliki pekerjaan yang menantang dengan tujuan yang tampaknya saling bertentangan. Mereka perlu membuat karyawan tetap fokus dan bekerja keras sambil juga membuat mereka senang dan puas di tempat kerja. Tim SDM sering dimintai pertanggungjawaban atas retensi dan churn karyawan tanpa kemampuan mengelola karyawan secara langsung.

SDM diharapkan memiliki jari mereka pada denyut nadi basis karyawan besar saat beroperasi dengan tim kecil. Inilah mengapa chatbots dapat membantu meringankan beban. Tim SDM menemukan bahwa tanggung jawab mereka sangat luas dan tujuannya menantang - mereka jarang memiliki cukup waktu dan sumber daya untuk melakukan keadilan terhadap berbagai tanggung jawab mereka.

Sebagian besar waktu SDM diinvestasikan untuk mengelola proses dan aktivitas rutin yang bisa ditangani oleh chatbots. Ini akan memungkinkan staf SDM untuk fokus pada kegiatan dengan prioritas lebih tinggi. Tim memiliki waktu terbatas yang tersisa untuk menawarkan kepada karyawan perhatian individu yang mereka butuhkan ketika menangani masalah pribadi yang sensitif.

Ini adalah penggunaan waktu tim SDM yang lebih baik sementara chatbots menangani tugas yang lebih standar dan sederhana. Ini akan meningkatkan kemampuan tim SDM untuk secara proaktif terlibat dengan karyawan, untuk membimbing dan membimbing mereka melalui jalur karier mereka.

Chatbots dapat membantu profesional SDM dengan secara dramatis memperkuat kemampuan mereka. Chatbots dapat membantu tim SDM tetap di atas tanggung jawab substansial dan mencapai tujuan mustahil yang mereka miliki.

Gunakan Chatbots untuk Mengotomatiskan Proses SDM Rutin

Chatbots dapat mengotomatiskan proses rutin yang menghabiskan banyak waktu tim SDM. Anda secara substansial dapat mengotomatiskan kegiatan merekrut seperti menyaring kandidat, menjadwalkan wawancara, dan mengelola siklus hidup merekrut untuk kandidat dan mempekerjakan manajer. Bahkan, sebuah startup bernama RoboRecruiter, dibangun di atas platform Gupshup, telah mengembangkan chatbot untuk mengotomatiskan proses rekrutmen ujung ke ujung, dengan hasil luar biasa dan peningkatan produktivitas.

Orientasi dan orientasi karyawan adalah bidang lain yang siap untuk otomatisasi. Karyawan baru memiliki sejumlah besar permintaan ke tim SDM yang dapat Andaotomatiskan dengan mudah. Anda juga dapat secara otomatis mengotomatiskan proses reguler seperti pelacakan kehadiran, pelacakan tujuan, tinjauan kinerja, survei karyawan, dan pelacakan saldo cuti berbayar.

Sebuah perusahaan bernama QuickWork telah membangun chatbots yang mengotomatisasi SDM dan proses bisnis terkait untuk banyak perusahaan. Meskipun sebagian besar perusahaan menggunakan sistem SDM untuk mengotomatisasi banyak tugas, chatbots membuat sistem yang ada lebih ramah pengguna daripada sebelumnya, secara dramatis meningkatkan penggunaan dan kepatuhan karyawan.

Chatbots Membantu Tim SDM Dapat Diakses oleh Karyawan

Chatbots membantu SDM menjadi lebih mudah diakses oleh karyawan. Chatbots memungkinkan tim SDM untuk memberikan respons instan dan akurat untuk pertanyaan umum. Anda dapat secara otomatis meningkatkan kueri yang lebih kompleks untuk ulasan dan tanggapan manusia. Mengotomatiskan pertanyaan yang sering diajukan membebaskan tim SDM untuk secara pribadi menangani pertanyaan yang lebih kompleks.

Ini memungkinkan mereka untuk merespons dan melakukan intervensi dengan cepat dalam situasi sensitif. Ini sangat berguna selama fase manajemen perubahan ketika bisnis meluncurkan perubahan besar dalam organisasi atau strategi. Perubahan-perubahan ini menyebabkan sejumlah besar permintaan karyawan dalam waktu yang sangat singkat yang harus ditangani SDM dengan cepat untuk mencegah timbulnya masalah.

Peningkatan aksesibilitas ke SDM sangat berharga bagi karyawan di lokasi terpencil, jauh dari kantor pusat, karena mereka tidak memiliki kemampuan untuk melakukan percakapan koridor dengan tim SDM mereka.

Chatbots memungkinkan tim SDM untuk terlibat dengan setiap karyawan secara individual, satu per satu konsisten dengan situasi dan masalah pribadi mereka. Chatbot dapat mempertahankan kontak teratur dan proaktif dengan setiap karyawan sepanjang tahun untuk mendeteksi masalah apa pun yang perlu ditingkatkan untuk keterlibatan manusia.

Alat-alat seperti pemrosesan bahasa alami dan penambangan sentimen dapat membantu chatbots mendeteksi kemarahan, frustrasi, de-motivasi, kelelahan, dan masalah terkait. Berdasarkan pengamatan ini, obrolan dapat menarik profesional SDM untuk keterlibatan manusia.

Chatbots juga dapat secara proaktif merekomendasikan waktu liburan, klub dan kegiatan, atau sumber daya lain yang tersedia di dalam atau di luar organisasi. Chatbots secara opsional dapat membantu karyawan menjadi aktif secara fisik dan sehat dengan merekomendasikan dan melacak rutinitas olahraga harian mereka.

Chatbots dapat memberikan bimbingan profesional dan bimbingan kepada setiap karyawan. Berinvestasi dalam pertumbuhan karir setiap karyawan mungkin merupakan upaya ROI tertinggi untuk tim SDM dan organisasi bisnis. Chatbots dapat mengembangkan rencana pembelajaran dan pengembangan yang disesuaikan untuk setiap individu. Ini dapat mencakup keterampilan lunak dan keras yang diperlukan untuk kesuksesan profesional.

Chatbots dapat memperkuat budaya organisasi dengan merekomendasikan kursus pengembangan yang sesuai. Chatbots dapat menilai keterampilan karyawan dan merekomendasikan kursus dan modul yang dapat diikuti karyawan. Chatbots juga dapat menghubungkan karyawan dengan mentor dalam organisasi.

Masalah Terkait Kerahasiaan Karyawan

Tentu saja, ada masalah penting seputar privasi dan kerahasiaan yang harus diatasi oleh suatu organisasi. Namun, percakapan SDM, pada dasarnya, cenderung melibatkan informasi pribadi dan sensitif. Organisasi dapat dengan tepat mengatasi masalah ini dengan memberi pengguna dan organisasi kontrol yang memadai atas data mereka.

Pada dasarnya, chatbot adalah teman yang selalu aktif, sangat terlibat, sangat personal - manajer SDM yang sempurna. Tim SDM yang mengadopsi chatbots akan menemukan diri mereka semakin dekat untuk berhasil menyelesaikan banyak tugas yang mustahil dan tujuan yang bertentangan yang ditempatkan organisasi mereka pada mereka.

-------------------------------------------------

Beerud Sheth adalah CEO dan pendiri Gupshup, platform pesan cerdas untuk pengembang.