Ingin Tahu Bagaimana dan Mengapa Melakukan Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan adalah proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab, keterampilan yang diperlukan, hasil, dan lingkungan kerja dari pekerjaan tertentu. Anda membutuhkan data sebanyak mungkin untuk mengumpulkan deskripsi pekerjaan, yang merupakan hasil keluaran sering dari analisis pekerjaan.

Jika Anda kehilangan informasi penting, Anda bisa berakhir dengan tidak membayar karyawan dengan benar, sehingga memupuk ketidakpuasan karyawan atau mempekerjakan seseorang yang tidak memiliki keterampilan penting yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Analisis pekerjaan pares tanggung jawab pekerjaan ke fungsi inti yang diperlukan untuk berhasil melakukan pekerjaan. Analisis pekerjaan berguna dalam memberikan tinjauan umum tentang persyaratan mendasar dari posisi apa pun.

Hasil tambahan dari analisis pekerjaan termasuk membuat perekrutan dan rencana perekrutan karyawan, posting posisi dan s, dan perencanaan pengembangan kinerja dalam sistem manajemen kinerja Anda. Analisis pekerjaan adalah alat praktis yang dapat Anda gunakan untuk mengisi semua proses ini untuk kesuksesan pekerjaan.

Cara Melakukan Analisis Pekerjaan

Kegiatan tertentu akan membantu Anda membuat analisis pekerjaan yang sukses. Analisis pekerjaan dapat mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

1. Meninjau tanggung jawab pekerjaan karyawan saat ini. Sangat penting bagi Anda untuk bertanya kepada karyawan aktual yang melakukan pekerjaan apa yang mereka lakukan setiap hari di tempat kerja. Seringkali, SDM dan manajemen (terutama manajemen senior) tidak tahu apa yang mencakup fungsi sehari-hari dari pekerjaan tertentu. Mereka mungkin melihat hasilnya tetapi mereka tidak tahu tindakan kerja dan perilaku apa yang masuk ke karyawan yang memproduksinya.

Jika Anda diminta untuk membuat daftar tanggung jawab Anda saat ini untuk analisis pekerjaan, teliti informasi yang Anda berikan.

Jangan hanya mengatakan Anda "membuat laporan bulanan." Katakan, bahwa Anda "mengumpulkan data dari enam departemen berbeda, memeriksa keakuratan datanya menggunakan alat Access yang dirancang khusus yang saya buat dan kelola, dan lain-lain, dll, dll." Jika Anda mengabaikan detail, mereka mungkin berpikir bahwa laporan Anda dihasilkan oleh tombol yang Anda dorong sebulan sekali untuk menghasilkan.

Pastikan bahwa Anda telah mendeskripsikan tugas sehari-hari Anda dengan cukup rinci sehingga organisasi Anda dapat merekrut karyawan baru yang memenuhi syarat yang memiliki kapasitas untuk melakukan pekerjaan dengan benar.

2. Melakukan riset internet dan melihat deskripsi pekerjaan sampel secara online atau offline menyoroti pekerjaan serupa. Meskipun Anda tidak pernah ingin menyalin deskripsi pekerjaan perusahaan lain, melihat beberapa di antaranya sangat membantu dalam menulis deskripsi pekerjaan Anda sendiri.

Anda dapat menemukan contoh deskripsi pekerjaan dengan mencari "Judul Pekerjaan Contoh Deskripsi" atau Anda dapat melihat lowongan pekerjaan untuk posisi yang saat ini dipekerjakan oleh perusahaan. Anda juga dapat melihat LinkedIn untuk melihat bagaimana orang menggambarkan prestasi mereka dalam suatu pekerjaan.

Anda juga dapat melihat deskripsi pekerjaan yang tercantum di situs-situs seperti Salary.com.

Semua pencarian ini dapat membantu Anda menemukan cara untuk menyebutkan analisis pekerjaan dan membantu mengingatkan Anda tentang tugas dan tanggung jawab yang mungkin Anda lupakan.

3. Menganalisis tugas, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan yang harus diselesaikan oleh karyawan yang mengisi posisi tersebut. Tidak semua pekerjaan dalam perusahaan dioptimalkan. Anda mungkin menemukan tugas yang dibatalkan atau proyek yang harus Anda pindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Anda dapat menemukan tugas yang pekerjaan lain akan lebih berhasil dan mudah capai.

Ketika Anda melakukan analisis pekerjaan, pastikan Anda melihat kebutuhan perusahaan dan pada tanggung jawab yang tidak ditugaskan atau tidak logis. Kemudian, bekerja dengan manajemen untuk menambahkan tugas yang tepat ke analisis pekerjaan yang tepat.

4. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa. Terkadang perusahaan akan dengan senang hati membagikan informasi tentang deskripsi pekerjaan mereka. Ada juga perusahaan survei gaji, di mana Anda dapat mencocokkan pekerjaan Anda dengan deskripsi mereka dan berbagi informasi gaji. Tetapi, mereka juga dapat membantu Anda mencari tahu apa yang harus dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan Anda sendiri.

5. Mengartikulasikan hasil atau kontribusi paling penting yang diperlukan dari posisi tersebut. Kadang-kadang Anda begitu terjebak dalam tugas-tugas yang Anda lupa untuk melihat hasil yang dibutuhkan. Misalnya, jika itu adalah laporan yang diperlukan, semua pengumpulan dan audit data tidak ada gunanya tanpa analisis dan laporan akhir.

Terkadang, Anda dapat mengidentifikasi lubang di organisasi Anda dan mencari cara untuk mengisinya dengan melakukan analisis pekerjaan. Tugas tidak ditugaskan kepada karyawan mana pun yang perlu dilakukan, misalnya.

Atau, satu pekerjaan memiliki lebih banyak tugas daripada yang bisa diselesaikan oleh satu orang.

Semakin banyak informasi yang Anda dapat kumpulkan, semakin mudah Anda akan menemukan penulisan deskripsi pekerjaan yang sebenarnya. Anda tidak perlu khawatir tentang bahasa yang indah. Anda menginginkan deskripsi pekerjaan yang fungsional lebih dari apa pun. Pastikan itu jelas dan ringkas. Tanyakan kepada diri sendiri, "Jika orang lain membaca ini, apakah mereka tahu apa yang sebenarnya dilakukan orang dalam posisi ini?"

Jangan menunda menulis deskripsi pekerjaan. Anda akan menemukan mereka sangat berharga ketika Anda melihat gaji dan kompensasi ketika mempekerjakan dan mempromosikan, dan ketika mengevaluasi apakah suatu pekerjaan memenuhi kualifikasi untuk pengecualian dari lembur. Mereka adalah alat komunikasi yang efektif untuk digunakan dengan karyawan sehingga harapan Anda jelas.