Cara Melakukan Analisis SWOT

Diterbitkan 7/11/2015

SWOT adalah singkatan dari:

Kekuatan

Kelemahan

Peluang

Kekuatan

Analisis SWOT digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman relatif terhadap perusahaan, unit atau kelompok Anda, atau produk, layanan, atau program yang menjadi tanggung jawab Anda. Analisis SWOT memungkinkan Anda fokus pada bidang tertentu dan menemukan tindakan yang dapat membantu membangun kekuatan, meminimalkan atau menghilangkan kelemahan, memaksimalkan peluang, dan menangani atau mengatasi ancaman.

Analisis SWOT sering dilakukan dengan tim dan digunakan untuk menginformasikan strategi atau rencana strategis dan (termasuk sebagai bagian dari lampiran atau dokumentasi pendukung).

Tim akan sering memulai dengan sesi tentang menciptakan visi bersama, kemudian menindaklanjuti dengan analisis SWOT.

Lihat Cara Menyelaraskan Tim Anda Di Sekitar Visi Bersama.

Cara Melakukan Analisis SWOT:

1. Pilih seseorang untuk memfasilitasi analisis SWOT. Sementara seorang manajer, tim atau pemimpin proyek dapat memimpin analisis SWOT mereka sendiri, sering kali bermanfaat untuk menggunakan fasilitator independen untuk membebaskan pemimpin untuk berpartisipasi penuh dan tidak membiaskan masukan dari orang lain.

2. Brainstorming kekuatan perusahaan atau unit

Pergi berkeliling ruangan dan minta ide dari peserta. Bidang kekuatan untuk perusahaan atau unit meliputi: kemampuan kepemimpinan, kemampuan pengambilan keputusan, inovasi, produktivitas, kualitas, layanan, efisiensi, proses teknologi, dan sebagainya. Catat semua saran pada flip chart. Hindari entri duplikat. Jelaskan bahwa beberapa masalah dapat muncul pada lebih dari satu daftar. Misalnya, perusahaan atau unit mungkin memiliki kekuatan di bidang seperti layanan pelanggan, tetapi mungkin memiliki kelemahan atau kekurangan di bidang itu juga.

Pada titik ini, tujuannya adalah untuk menangkap sebanyak mungkin ide di flip chart sebanyak mungkin. Mengevaluasi kekuatan akan terjadi nanti.

Lihat 15 Cara untuk Hujan dalam Sesi Brainstorming untuk tips tentang apa yang harus dihindari ketika melakukan brainstorming.

3. Konsolidasi ide

Posting semua halaman flip chart di dinding. Meskipun segala upaya mungkin telah dilakukan untuk menghindari entri duplikat, akan ada beberapa ide yang tumpang tindih. Konsolidasi poin duplikat dengan meminta grup item mana yang dapat digabungkan dalam subjek yang sama. Tahan godaan untuk melakukan konsolidasi berlebihan - menyatukan banyak ide dalam satu subjek. Seringkali, ini menghasilkan kurangnya fokus.

4. Klarifikasi ide

Turunkan daftar item terkonsolidasi dengan item dan klarifikasi item yang peserta memiliki pertanyaan tentang.

Sangat membantu untuk mengulangi arti dari setiap item sebelum membahasnya. Tetaplah pada kekuatan yang menentukan. Menahan tim dari membicarakan solusi pada titik ini dalam proses.

5. Identifikasi tiga kekuatan teratas

Terkadang tiga kekuatan teratas jelas dan tidak ada suara yang diperlukan. Dalam hal ini, cukup uji konsensus. Jika tidak, berikan peserta beberapa menit untuk memilih masalah utama mereka secara individual. Izinkan setiap anggota tim untuk memberikan tiga hingga lima suara (tiga jika daftar masalah sepuluh item atau kurang, lima jika panjang).

Identifikasi tiga item teratas. Jika ada ikatan atau suara pertama tidak dapat disimpulkan, diskusikan item berperingkat tinggi dari suara pertama dan pilih lagi.

6. Rangkumlah kekuatan

Setelah tiga kekuatan teratas diputuskan, rangkum pada satu halaman flip chart.

7. Ulangi Langkah 2-6 untuk kelemahan

Mirip dengan kekuatan, bidang kelemahan untuk perusahaan atau unit meliputi: kemampuan kepemimpinan, kemampuan pengambilan keputusan, inovasi, produktivitas, kualitas, layanan, efisiensi, proses teknologi, dan sebagainya.

8. Ulangi Langkah 2-6 untuk peluang

Area peluang meliputi: pasar negara berkembang, penetrasi pasar lebih lanjut, teknologi baru, produk atau layanan baru, ekspansi geografis, pengurangan biaya, dan sebagainya.

9. Ulangi Langkah 2-6 untuk ancaman

Area ancaman meliputi: masuknya pesaing baru, undang-undang atau peraturan yang akan meningkatkan biaya atau menghilangkan suatu produk, produk atau pasar yang menurun, dan sebagainya.

Melakukan analisis SWOT adalah cara yang bagus untuk mengembangkan gambar di mana Anda berada dan di mana Anda harus pergi. Mengikuti langkah-langkah ini memberi Anda proses untuk mendapatkan hasil secara efisien dengan cara yang melibatkan dan memberi energi pada tim.