Yang Harus Diketahui Setiap Pemberi Kerja Tentang Persyaratan Formulir I-9

Formulir Kelayakan I-9 diperlukan oleh Undang-Undang Reformasi Imigrasi, yang memverifikasi identitas seorang karyawan dan kelayakan mereka untuk bekerja secara legal di AS. Jika seorang majikan melewatkan langkah-langkah apa pun atau lupa untuk memasukkan dokumen yang tepat, mereka berisiko terkena denda dengan komplikasi hukum yang mungkin dan cukup serius, itulah sebabnya mengapa sangat penting untuk memverifikasi setiap aspek karyawan I-9.

Daftar A - Dokumen yang Menentukan Identitas dan Kelayakan Pekerjaan

Pada I-9, ada daftar dokumentasi yang diperlukan untuk membuktikan identitas. Dokumen-dokumen ini menetapkan identitas dan kelayakan untuk bekerja di AS dan dianggap sebagai bukti yang dapat diterima dari keduanya.

• Paspor A.S. (tidak kedaluwarsa atau kedaluwarsa)
• Sertifikat Kewarganegaraan A.S. (Formulir N-560 atau N-561)
• Sertifikat Naturalisasi (Formulir N-550 atau N-570)
• Paspor asing yang belum kadaluwarsa dengan lampiran Formulir I-94 menunjukkan otorisasi pekerjaan yang tidak kedaluwarsa
• Kartu Penduduk Permanen atau Kartu Tanda Pendaftar Orang Asing dengan foto (Formulir I-551)
• Kartu Residen Sementara yang Tidak Kadaluarsa (Formulir I-688)
• Kartu Otorisasi Ketenagakerjaan yang Tidak Kedaluwarsa (Formulir I-688A)
• Izin Masuk Kembali yang Belum Berakhir (Formulir I-327)
• Dokumen Perjalanan Pengungsi yang Belum Kedaluwarsa (Formulir 1-571)

• Dokumen Otorisasi Ketenagakerjaan yang Belum Berakhir yang dikeluarkan oleh Departemen Keamanan Dalam Negeri (DHS) yang berisi foto (Formulir I-688B)

Daftar B - Dokumen yang Membentuk Identitas

Dengan tidak adanya dokumen di atas, seorang karyawan harus menunjukkan dua dokumen lainnya, satu untuk bukti identitas dan yang lainnya untuk bukti kelayakan kerja. Dokumen-dokumen berikut dapat digunakan untuk menetapkan identitas karyawan:

• Surat Ijin Mengemudi atau kartu identitas yang dikeluarkan oleh negara bagian atau kepemilikan luar negeri Amerika Serikat, asalkan berisi foto atau informasi seperti nama, tanggal lahir, jenis kelamin, tinggi, warna mata, dan alamat
• Kartu identitas yang dikeluarkan oleh badan atau badan pemerintah federal, negara bagian, atau lokal, asalkan berisi foto atau informasi seperti nama, tanggal lahir, jenis kelamin, tinggi, warna mata, dan alamat
• KTP sekolah dengan foto
• Kartu pendaftaran pemilih
• Kartu militer AS atau catatan konsep
• Kartu ID tanggungan militer

• Kartu Mariner Pedagang Penjaga Pantai A.S.
• Dokumen suku asli Amerika
• Surat izin mengemudi dikeluarkan oleh otoritas pemerintah Kanada

Daftar C - Dokumen yang Menentukan Kelayakan Pekerjaan

Salah satu dokumen ini harus disajikan selain dokumen dari Daftar B jika seorang karyawan tidak dapat memberikan dokumen dari Daftar A.

• Kartu Jaminan Sosial A.S. yang dikeluarkan oleh Administrasi Jaminan Sosial, selain kartu yang menyatakan bahwa itu tidak berlaku untuk pekerjaan
• Sertifikasi Kelahiran di Luar Negeri yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri (Formulir FS-545 atau Formulir DS-1350)
• Salinan asli atau bersertifikat dari akte kelahiran yang dikeluarkan oleh negara bagian, county, otoritas kota, atau kepemilikan terluar dari Amerika Serikat yang membawa meterai resmi
• Dokumen suku asli Amerika.
• Kartu Tanda Penduduk A.S. (Formulir I-197)
• Kartu ID untuk penggunaan Warga Negara di Amerika Serikat (Formulir I-179)

• Dokumen otorisasi ketenagakerjaan yang tidak kedaluwarsa dikeluarkan oleh DHS selain dari yang tercantum dalam Daftar A

Daftar Khusus untuk Orang yang Berumur Kecil

Karyawan yang berusia di bawah 18 tahun dan karena itu tidak dapat menunjukkan salah satu dokumen di atas dapat memberikan dokumen yang sesuai dengan usia, termasuk:

• Catatan sekolah atau kartu laporan
• Catatan klinik, dokter, atau rumah sakit
• Catatan penitipan anak atau sekolah pembibitan

Formulir Tambahan I-9 Tanggung Jawab Pemberi Kerja

Pastikan formulir I-9 diisi dengan benar dan Anda dan karyawan Anda mengikuti arahan dengan tepat. Anda harus menyimpan formulir I-9 dari setiap karyawan setidaknya selama tiga tahun atau selama satu tahun setelah pekerjaan berakhir, mana yang lebih lama.

Simpan dan buat salinan dari dokumen asli yang disediakan oleh karyawan Anda. Ini tidak wajib tetapi disarankan. Simpan hanya jumlah minimum dokumen yang diperlukan dan simpan formulir dan fotokopi dokumen terpisah dari file karyawan Anda.

Jika ada perubahan yang dilakukan pada dokumen file I-9, ubahlah pada formulir asli dan inisialkan dan beri tanggal perubahan. Jangan mengisi formulir baru. Verifikasi ulang izin kerja yang kedaluwarsa dan jangan izinkan karyawan bekerja jika dokumentasinya telah kedaluwarsa.

Pastikan untuk merespons sesuai dengan petunjuk waktu dan pedoman jika Anda menerima surat tidak cocok Administrasi Jaminan Sosial yang menunjukkan sejumlah karyawan Anda memiliki nomor Jaminan Sosial yang tidak dapat diverifikasi.

Dapatkan informasi formulir I-9 saat ini di Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS (USCIS). Informasi tambahan tersedia dari Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia.

Persyaratan resmi

Formulir I-9 harus diisi untuk setiap karyawan baru terlepas dari asal kebangsaannya atau apakah karyawan tersebut adalah warga negara AS. Seorang majikan telah melanggar undang-undang imigrasi federal jika ia gagal memverifikasi identitas dan izin kerja seorang karyawan baru dengan menggunakan Formulir I-9. Hukuman sangat bervariasi dan didasarkan pada sistem tier, tetapi dapat mencapai hampir $ 20.000. Hukuman meningkat mulai dari $ 548 karena secara sadar terus mempekerjakan individu yang tidak mengirimkan formulir I-9 dengan verifikasi yang tepat.

Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk akurasi dan legalitas. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara ke negara lain dan dari satu negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum atau bantuan dari sumber daya pemerintah negara bagian, federal, atau internasional untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda.