10 Hal Yang Harus Diketahui Setiap Manajer Program Baru

Manajemen program adalah pilihan karir yang memuaskan dan dibayar dengan baik, tetapi itu bisa menjadi peran yang menantang juga. Jika Anda baru saja mendapatkan pekerjaan manajemen program pertama Anda, atau ingin tahu apakah Anda harus beralih ke karier manajemen program, penting untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh karier. Pertimbangkan 10 hal yang harus diperhatikan oleh setiap manajer program baru sebelum memulai peran manajemen program.

Manajemen Program Tidak Sama dengan Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah tentang pekerjaan perencanaan, pengorganisasian tugas dan sumber daya, mengendalikan proses, dan memberikan tujuan tertentu. Apakah membuka kantor baru, meluncurkan aplikasi baru, atau membangun stadion Olimpiade, proyek memiliki awal yang jelas, tengah, dan berakhir dengan serangkaian tujuan yang jelas.

Manajemen program berbeda dan umumnya jauh lebih luas. Seorang manajer program dapat mengawasi banyak proyek sekaligus, yang masing-masing mungkin memiliki tim proyek dan manajer proyek sendiri. Proyek-proyek tersebut bersama-sama semua mungkin menjadi bagian dari program yang lebih besar yang dirancang untuk memberikan sesuatu yang bernilai bagi organisasi dari waktu ke waktu.

Harapkan Ketidakpastian

Program pada dasarnya tidak pasti. Meskipun Anda mungkin tahu apa gambaran besarnya, itu hanya pernyataan visi ketika Anda memulai. Jalan yang tepat untuk menuju ke sana, dan proyek apa yang akan dibutuhkan dalam jangka waktu yang lama, adalah sesuatu yang harus Anda selesaikan saat Anda pergi.

Anda akan mulai dengan perencanaan terperinci untuk apa yang Anda ketahui dan membangun gambaran tentang bagaimana mengatasi sisanya saat Anda semakin dekat. Tingkatkan perencanaan dan pengiriman horizon Anda secara progresif hingga Anda tidak dapat melangkah lebih jauh.

Blokir waktu secara berkala untuk merencanakan langkah selanjutnya. Anda juga dapat menggunakan kesempatan ini untuk memastikan bahwa Anda masih berada di jalur yang benar untuk memberikan nilai bisnis.

Watch out for Burnout

Sementara sebuah proyek mungkin akan berakhir dalam satu tahun atau lebih, program-program dapat berlanjut - tampaknya tanpa batas.

Manajer program perlu melindungi tim mereka dari kejenuhan. Anda tidak dapat bekerja dengan kecepatan tinggi tanpa henti, jadi pastikan anggota staf Anda mendapatkan waktu henti yang memadai. Ini harus mencakup periode waktu yang lebih tenang di tempat kerja dengan jumlah barang yang lebih sedikit dan waktu yang cukup jauh dari kantor untuk liburan.

Kelola cuti sakit dengan cermat, perhatikan laporan lembur Anda, dan waspadai kenyataan bahwa kesejahteraan tim Anda sangat penting jika Anda ingin mengurangi gesekan dan menjaga orang-orang berbakat Anda selama program berjalan.

Anda Perlu Mengelola Kecepatan

Ketika Anda memberikan program yang memiliki tanggal penyelesaian yang jauh, Anda perlu mengatur kecepatan pekerjaan.Sulit untuk mempertahankan momentum selama beberapa tahun, jadi peran Anda sebagai manajer program adalah menyulap prioritas dan proyek sehingga ada keluaran terukur yang disampaikan secara teratur.

Gabungkan kemenangan cepat dan kemajuan mantap menuju tujuan gambar yang lebih besar. Ini membantu tim melihat Anda bergerak maju dan memastikan bahwa ada beberapa kisah sukses jangka pendek untuk dibagikan agar motivasi tetap tinggi. Akhirnya, ini membantu investor dan manajer eksekutif melihat bahwa ada kemajuan yang dibuat.

Latih Tim Anda untuk Sukses

Program sering memberikan sesuatu yang baru, unik, atau transformatif untuk suatu organisasi. Salah satu tantangan dalam mengerjakan inisiatif semacam itu adalah Anda mungkin tidak memiliki keterampilan sendiri untuk dapat menyelesaikan semua tugas dan proyek yang diperlukan.

Tidak apa-apa dan yang diharapkan. Tugas Anda sebagai manajer program baru adalah memastikan Anda dapat meningkatkan keterampilan, melatih kembali, dan mengembangkan orang-orang yang Anda miliki sehingga bersama-sama Anda dapat mengatasi semua persyaratan sumber daya.

Mungkin ada beberapa area di mana Anda hanya membutuhkan sumber daya tertentu untuk jangka waktu terbatas. Misalnya, Anda tidak akan melatih salah satu staf Anda cara mengendarai forklift jika itu keterampilan yang Anda butuhkan hanya dalam satu minggu. Namun, jika Anda mengubah cara keberadaan online perusahaan Anda dikelola, mungkin akan bermanfaat jika memiliki keterampilan pengembangan situs web di rumah bersama dengan beberapa keahlian tentang media sosial atau optimisasi mesin pencari. Ini adalah keterampilan yang akan diandalkan bisnis dalam jangka panjang.

Buat keputusan tentang hal-hal mana yang perlu Anda lekatkan dalam tim dan yang harus di-outsourcing-kan, kemudian pastikan program Anda dapat memberikan tugas-tugas pelatihan dan rekrutmen yang diperlukan untuk siap mengelola hasil yang dihasilkan oleh setiap proyek.

Tata Kelola Lebih Kompleks

Jika Anda berasal dari latar belakang manajemen proyek, maka tata kelola tidak akan mengejutkan Anda. Ini adalah cara di mana struktur proyek dan program diatur dan dikendalikan untuk memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan dengan cara yang benar dan bahwa orang yang tepat terlibat. Sangat penting untuk memastikan pekerjaan sedang dikembangkan dengan cara yang sesuai dengan kasus bisnis secara keseluruhan, dan itu membantu membuat orang bertanggung jawab.

Tata kelola juga merupakan cara kantor manajemen proyek dan eksekutif senior dapat memastikan bahwa suatu program berada di jalur yang tepat untuk memberikan manfaat. Ini juga menyediakan rute formal untuk menutup proyek atau seluruh program jika dapat ditunjukkan bahwa manfaat itu tidak akan lagi tercapai.

Tata kelola lebih kompleks dalam lingkungan program daripada di lingkungan proyek. Dewan proyek dan kelompok pengarah biasanya memiliki keanggotaan tingkat eksekutif. Ini diharapkan karena hasil akhir dari suatu program biasanya adalah transformasi bisnis.

Perencanaan lebih sulit

Manajer proyek, yang terlibat dalam suatu program, biasanya akan menyatukan rencana proyek mereka, kemudian tim manajemen program - di bawah arahan Anda sebagai manajer program - bertemu dan rencana itu terintegrasi.

Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Ini membutuhkan pengidentifikasian ketergantungan antara proyek dan tugas proyek. Ini memaksa Anda untuk melihat persyaratan sumber daya untuk seluruh program dan menyulap kegiatan agar sesuai dengan ketersediaan orang-orang kunci.

Setelah rencana program terintegrasi Anda dibuat, Anda dapat melacaknya dalam bagan Gantt atau alat perangkat lunak lainnya. Saat manajer proyek Anda melacak proyek mereka secara real time, Anda harus membuat penyesuaian pada rencana program, menjaga semua orang mendapat informasi tentang perubahan dan mengeja apa artinya ini untuk bidang pekerjaan mereka.

Anda Tidak Harus Merencanakan Setiap Baris

Sebagai manajer program, Anda mengandalkan manajer proyek Anda untuk melakukan perencanaan terperinci. Tidak praktis atau diinginkan bagi Anda untuk melacak program dengan ribuan tugas.

Anda memerlukan tampilan proyek yang digulung dan tingkat tinggi dengan detail yang cukup untuk menunjukkan kepada Anda apakah ada sesuatu yang akan berdampak pada tingkat program.

Cara termudah untuk melakukan ini adalah dengan aplikasi perangkat lunak khusus. Mencoba mengelola program jutaan dolar Anda pada spreadsheet dasar akan terlalu menantang.

Anda Perlu Mendelegasikan

Betapapun bagusnya Anda dalam mendelegasikan, berada dalam peran manajemen program berarti Anda harus menjadi lebih baik lagi.

Berita baiknya adalah Anda harus memiliki tim manajer proyek, dan Anda bahkan mungkin memiliki kantor pengelola program khusus untuk mendukung perubahan transformatif Anda.

Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan pada suatu program, dan pengaturannya untuk memastikan bahwa semua bagian yang bergerak bergerak bersama pada waktu yang tepat adalah upaya besar. Anda tidak bisa melakukannya sendiri dan tidak boleh mencoba. Tentukan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk melakukan inisiasi program dan kemudian pastikan Anda memiliki tim yang siap mendukung Anda.

Jika Anda tidak memiliki siapa pun di kantor manajemen program Anda, mintalah seseorang untuk ditempatkan di tim manajemen program. Ada banyak yang harus mereka lakukan. Misalnya, seseorang dalam peran koordinasi proyek akan ditempatkan dengan sempurna untuk memberikan koordinasi yang diperlukan di tingkat program, membebaskan Anda untuk terlibat dengan tugas-tugas strategis.

Jangan Takut Konflik

Ada banyak untaian program. Dari proyek dengan pemangku kepentingan yang sulit hingga tenggat waktu yang tampaknya tidak dapat diraih, setiap hari akan memberi Anda peluang untuk konflik. Berhati-hatilah terhadap hal-hal yang mengganggu kinerja proyek dan bersiaplah untuk melangkah ketika dibutuhkan untuk mencegah situasi konflik sebelum dimulai.