Kiat untuk Menolak Permintaan Referensi

Apa yang dapat Anda lakukan jika Anda diminta untuk menulis surat rekomendasi atau memberikan referensi untuk seseorang yang tidak ingin Anda rekomendasikan? Mungkin Anda tidak terkesan dengan keterampilan pekerjaan, kerja tim, atau etos kerja orang tersebut. Mungkin Anda tidak cukup mengenal mereka dengan baik untuk menggambarkan kinerja pekerjaan mereka secara efektif. Dalam kasus apa pun, lebih baik menolak permintaan daripada mendukung seseorang yang Anda tidak nyaman memberikan rekomendasi.

Tidak pernah ada kewajiban untuk memberikan referensi kepada seseorang. Jika Anda tidak dapat dengan jujur ​​membuktikan kualifikasi dan keterampilan orang tersebut dengan cara yang positif dan antusias, lebih baik memilih untuk tidak memberikan referensi untuk mereka.

Ada cara untuk menolak permintaan dengan sopan dan diplomatis tanpa menyinggung orang yang bertanya. Kuncinya adalah melakukannya tanpa membuat penolakan Anda terdengar seperti kritik pribadi atau penolakan profesional.

Cara Menolak Permintaan Referensi

Jika Anda diminta menulis atau memberikan rekomendasi dan merasa tidak nyaman melakukannya, berikut adalah beberapa cara untuk sopan tetapi secara langsung mengatakan tidak.

Apa yang Harus Dikatakan Ketika Anda Tidak Mengenal Orang Dengan Baik

Jika seseorang meminta referensi, dan Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau Anda merasa tidak nyaman untuk merekomendasikan mereka, Anda dapat dengan mudah mengatakan, "Maaf, tapi saya tidak merasa bahwa saya cukup mengenal Anda (atau saya belum bekerja dengan Anda cukup lama) untuk memberi Anda rekomendasi yang akurat dan menyeluruh."

Jika orang tersebut mengejar masalah tersebut, cukup jelaskan bahwa integritas dan merek profesional Anda sesuai dengan setiap rekomendasi yang Anda buat, dan Anda tidak merasa nyaman menulis rekomendasi tersebut.

Apa yang Harus Dikatakan Ketika Anda Tidak Ingin Memberikan Referensi

Jika Anda mengenal orang itu dengan baik, tetapi tidak merasa Anda dapat memberi mereka rekomendasi positif, Anda bisa mengatakan, "Saya tidak merasa saya akan menjadi orang terbaik untuk menulis rekomendasi kepada Anda," dan mungkin memberikan saran untuk orang lain. mereka bisa bertanya.

Jangan merasa tidak enak dengan mengatakan tidak. Terkadang sulit menemukan cara untuk menolak permintaan dengan sopan, tetapi Anda akan menghargai keterbukaan jika seseorang yang Anda minta rekomendasi ditolak. Lebih baik tidak memberikan rekomendasi sama sekali daripada memberikan plin-plan satu atau bahkan referensi negatif, yang dilakukan beberapa orang tanpa mempertimbangkan bagaimana itu akan berdampak pada individu, profesional atau psikologis, yang bertanya kepada mereka.

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Kebijakan Sumber Daya Manusia Melarang Surat Referensi

Adalah fakta yang menyedihkan bahwa ada kecenderungan yang berkembang, dalam masyarakat litigasi kita, bagi perusahaan untuk menetapkan kebijakan yang melarang pemberian referensi dan rekomendasi kepada personel. Kebijakan tanpa referensi ini telah dikembangkan karena banyak kasus di mana karyawan telah menuntut pemberi kerja karena memberi mereka referensi negatif.

Periksa dengan departemen Sumber Daya Manusia organisasi Anda untuk melihat apakah kebijakan seperti itu sebenarnya telah diberlakukan. Jika demikian, Anda dapat menjelaskan kepada orang yang meminta rekomendasi bahwa satu-satunya informasi yang Anda boleh berikan kepada mereka adalah konfirmasi jabatan, tanggal kerja, dan riwayat gaji mereka. Dengan demikian, akan menjadi kepentingan terbaik mereka jika mereka dapat menemukan orang lain untuk memberikan referensi bagi mereka.

Sampel Surat Menolak Permintaan Rekomendasi

Berikut adalah contoh surat dan pesan email yang dapat Anda gunakan sebagai model untuk menolak permintaan.

Seperti biasa ketika menggunakan contoh-contoh surat contoh ini, pastikan untuk menyesuaikan surat untuk mencerminkan keadaan dan nada ekspresi Anda sendiri. Ingat, juga, untuk mempertimbangkan dan diukur dalam bahasa yang Anda gunakan ketika menolak referensi - itu sama sekali tidak harus mengkritik orang yang mengajukan permintaan.

Selalu gunakan pernyataan "Saya" daripada "Pernyataan Anda": "Saya merasa bahwa saya tidak cukup mengenal Anda" daripada "Anda tidak banyak membuat kesan pada saya." Mempertahankan dialog yang penuh hormat dan matang akan berlanjut jalan yang panjang menuju membuat penolakan referensi yang sulit menjadi tidak terlalu menyakitkan.