Lima Tahapan Proyek

Sementara beberapa metodologi proyek seperti pendekatan gesit kompres atau ulangi tahapan berikut dalam siklus yang lebih cepat dan berulang, pekerjaan setiap tahap terlihat dan berbeda di setiap proyek.

Proyek Formal Ikuti Proses Lima Tahap sebagai Berikut

1. Inisiasi: pembentukan tim proyek, pencarteran proyek dan kick-off.
2. Perencanaan: menyelesaikan ruang lingkup proyek, menentukan rincian pekerjaan yang terperinci, menilai risiko, mengidentifikasi persyaratan sumber daya, menyelesaikan jadwal dan mempersiapkan pekerjaan yang sebenarnya.
3. Eksekusi: melakukan pekerjaan aktual yang diperlukan oleh definisi dan ruang lingkup proyek.
4. Monitor dan Kontrol: manajemen aktual, pelaporan, dan kontrol sumber daya dan anggaran selama fase eksekusi.
5. Tutup Proyek: pengiriman proyek, penilaian pelajaran yang dipetik, penundaan tim proyek.

Aliran Proyek Tradisional

Terlepas dari ukuran proyek, pergerakan melalui tahapan adalah sama. Proyek dimulai atau dimulai dengan piagam yang mengidentifikasi manajer proyek dan menjelaskan pentingnya proyek.

Begitu proyek telah dimulai, ia bergerak ke tahap perencanaan. Di sini, tim inti dan kerja mengidentifikasi pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk mencapai ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan dan penilaian untuk waktu, biaya, sumber daya, dan risiko.

Setelah fase perencanaan, pekerjaan dimulai dan terjadi dalam urutan yang ditentukan yang diperlukan untuk beralih dari kegiatan pendahulu atau sebelumnya ke kegiatan penerus. Ketergantungan proyek memainkan peran penting dalam fase ini.

Sementara eksekusi sedang berlangsung, manajer proyek dan anggota tim memantau, melaporkan dan mengendalikan proyek secara keseluruhan, dengan penekanan pada kegiatan jalur kritis. Pekerjaan ini berlanjut sampai tahap eksekusi selesai dan proyek dikirim ke pelanggan.

Fase terakhir, penutupan proyek, meliputi penyelesaian pengiriman, menilai pelajaran yang dipetik dan menunda tim proyek sehingga anggota dapat beralih ke inisiatif berikutnya.

Untuk proyek tipe pengembangan lincah atau berulang, perencanaan dan pelaksanaan berlangsung dalam percepatan pendek atau sprint, dengan tahapan berulang sampai proyek selesai untuk kepuasan pelanggan.

Inisiasi

Inisiasi proyek yang solid tidak hanya akan mengatur proyek Anda untuk sukses, tetapi juga akan meletakkan dasar untuk semua tahap masa depan. Selama inisiasi, Anda akan mendapatkan anggota tim proyek ditugaskan, memberi tahu mereka tentang tujuan proyek secara keseluruhan dan menanyakan klien atau pemilik proyek sebanyak mungkin pertanyaan sehingga Anda dapat merencanakan proyek secara efisien. Ini juga merupakan waktu yang tepat untuk membangun antusiasme tim tentang proyek dan mengumpulkan setiap detail menit terakhir yang mungkin memengaruhi perencanaan proyek. Langkah-langkah tambahan termasuk:

• Analisis pemangku kepentingan
• Penugasan sponsor eksekutif
• Pengembangan dan komunikasi dokumen piagam
• Pertemuan awal resmi

Perencanaan

Setelah Anda memulai proyek dan mengumpulkan semua informasi yang relevan, Anda kemudian akan mulai merencanakan proyek Anda. Tahap perencanaan tergantung pada ukuran proyek Anda, berapa banyak informasi yang Anda miliki untuk mengatur dan seberapa besar tim Anda. Hasil dari perencanaan harus berupa rencana atau jadwal proyek yang jelas, dari mana setiap orang akan mengikuti tugas yang ditugaskan kepada mereka. Menggunakan program perencanaan proyek seperti Microsoft Project atau Basecamp sangat membantu ketika merencanakan proyek. Jika Anda tidak memiliki akses ke salah satu dari program ini, lakukan pencarian umum online untuk perangkat lunak perencanaan proyek gratis.

Meskipun menggunakan program perencanaan proyek sangat membantu, itu tidak selalu diperlukan. Menggunakan Excel dan Word untuk membuat rencana Anda dan mengomunikasikannya kepada tim sama efektifnya. Tugas khusus dalam fase perencanaan meliputi:

• Membuat rencana komunikasi untuk berbagai pemangku kepentingan yang terlibat.
• Mengembangkan struktur rincian kerja yang terperinci.
• Mengidentifikasi jalur kritis.
• Merencanakan sumber daya pada rencana proyek dan memperbaiki urutan pekerjaan berdasarkan ketergantungan proyek dan kendala sumber daya.
• Mengembangkan jadwal terperinci.
• Menilai risiko dan mengembangkan prioritas risiko dan rencana mitigasi.

Eksekusi

Sekarang Anda memiliki rencana proyek yang solid, tim dapat mulai melaksanakan proyek terhadap tugas yang ditugaskan kepada mereka. Ini adalah tahap di mana semua orang mulai melakukan pekerjaan. Anda akan ingin memulai tahap pelaksanaan secara resmi dengan pertemuan langsung untuk memastikan semua orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mulai melaksanakan bagian mereka dari proyek. Memulai tim di jalur yang benar adalah bagian integral dari kesuksesan proyek, jadi jelaskan jadwal dan rencana komunikasi dengan jelas.

Monitor dan Kontrol

Saat proyek sedang dalam tahap pelaksanaan, Anda akan mulai memantau dan mengendalikannya untuk memastikan itu berjalan sesuai rencana. Ada berbagai cara Anda dapat memonitor dan mengendalikan suatu proyek. Check-in santai dengan pemimpin tim, "stand-up" harian, atau pertemuan status mingguan formal lebih efektif. Informasi yang keluar dari pertemuan ini atau saluran komunikasi akan menginformasikan putaran umpan balik dan pada akhirnya setiap perencanaan ulang dan penyesuaian yang diperlukan untuk proyek. Kegiatan penting tambahan dalam tahap ini meliputi:

• Mengikuti rencana komunikasi Anda yang telah ditetapkan untuk memastikan kesadaran pemangku kepentingan tentang status proyek.
• Memantau tim kerja dan aktivitas kerja di jalur kritis.
• Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja jadwal dengan melacak cepat atau menyelesaikan kegiatan secara paralel atau jika perlu, membuat jadwal macet dengan menambahkan sumber daya.
• Memantau biaya aktual versus yang direncanakan.
• Dalam beberapa kasus, pemantauan, penghitungan dan pelaporan nilai yang diperoleh untuk rencana proyek.
• Memantau dan memitigasi risiko dan menyempurnakan rencana risiko sesuai kebutuhan.

Tutup Proyek

Setelah semua detail dan tugas proyek Anda selesai dan disetujui oleh klien atau pemilik proyek; Anda akhirnya dapat menutup proyek Anda. Penutupan proyek sama pentingnya dengan inisiasi, perencanaan, dan pelaksanaannya. Anda akan ingin mendokumentasikan semua informasi dari proyek dan mengaturnya dengan rapi sehingga Anda dapat kembali ke sana jika perlu. Ini juga saat yang tepat untuk mengadakan post-mortem pada proyek sehingga semua anggota tim dapat merefleksikan apa yang berjalan dengan benar, atau salah selama proyek. Ini juga harus didokumentasikan sehingga hasilnya dapat dibagikan dengan anggota proyek lain dan diajukan dalam folder sejarah proyek.

Akhirnya, penting untuk secara resmi menunda tim proyek, memberikan umpan balik dan evaluasi kinerja seperti yang ditunjukkan oleh kebijakan perusahaan Anda.