9 Ketrampilan Fasilitasi Pertemuan untuk Manajer

Rapat dapat berupa peluang untuk berbagi ide, mendiskusikan tantangan, dan menentukan rencana aksi, atau dapat berakhir sebagai pemborosan waktu yang tidak produktif. Sayangnya, manajer sering menjadi kontributor utama untuk disfungsi proses pertemuan.

Berikut adalah ide-ide bagi para manajer di semua tingkatan untuk memperkuat keterampilan fasilitasi pertemuan mereka dalam mendukung peningkatan produktivitas rapat.

Ke Mana Manajer Salah Dengan Rapat

Banyak manajer berpikir mereka tahu bagaimana "menjalankan" rapat. Mereka mengatur agenda, melakukan semua pembicaraan, dan membuat semua keputusan. Meskipun hal ini mungkin terasa mudah dan efisien bagi para manajer, sering kali ini buang-buang waktu orang, dan itu tidak memanfaatkan potensi kreatif tim. Bahkan, itu memiliki efek sebaliknya karena karyawan cenderung menarik diri, menundanya kepada manajer yang ingin bertanggung jawab.

Ada banyak alasan manajer tidak melibatkan karyawan mereka lebih banyak dalam rapat, termasuk:

• Takut melepaskan
• Keyakinan keliru bahwa karena mereka yang bertanggung jawab, mereka perlu memberikan semua jawaban
• Kurangnya kepercayaan pada kemampuan atau keterampilan memecahkan masalah karyawan mereka
• Kurangnya ketrampilan fasilitasi pertemuan

Sementara tiga hal pertama adalah perilaku manajer yang buruk, yang terakhir, keterampilan fasilitasi, dapat dipelajari dan diperkuat dengan latihan.

Memperkuat Keterampilan Fasilitasi Rapat Anda

Secara definisi, sarana fasilitasi, “ Untuk membuat lebih mudah atau kurang sulit; bantu maju. ”Agar manajer dapat memfasilitasi pertemuan (alih-alih menjalankannya), mereka harus bersedia melepaskan kekuatan mereka dan terbuka untuk hasil dan pendekatan yang berbeda.

Fasilitasi pertemuan yang tepat melibatkan melibatkan semua orang dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Tim akan hampir selalu mengembangkan solusi yang lebih baik dan lebih kreatif daripada yang bisa dilakukan manajer mana pun dan akan lebih mungkin untuk mendukung implementasi solusi.

Berikut adalah sembilan keterampilan yang diperlukan untuk memfasilitasi pertemuan, yang semuanya dapat dipelajari dan ditingkatkan dengan latihan:

1. Perencanaan agenda. Pertemuan kolaboratif dimulai dengan perencanaan agenda. Memilih topik yang mengundang partisipasi, mis., Masalah yang harus dipecahkan jauh lebih menarik daripada topik "informatif". Namun, banyak waktu perlu dialokasikan untuk memungkinkan keterlibatan kelompok.
2. Pengaturan lingkungan dan iklim. Masalah logistik! Ketika orang merasa tidak nyaman, tidak bisa melihat satu sama lain, tidak bisa mendengar, atau lapar, hasil pertemuan akan menderita. Pelajari cara menggunakan logistik sebagai cara untuk mendorong partisipasi besar dan menghilangkan hambatan.

1. Menanyakan pertanyaan. Pertanyaan hebat merangsang diskusi hebat. Artikel, "70 Pertanyaan Pelatihan Luar Biasa Menggunakan Model GROW," menawarkan beberapa pendorong diskusi yang luar biasa.
2. Mendengarkan aktif. Ketika seorang manajer memparafrasekan, memeriksa pemahaman, dan mengajukan pertanyaan tindak lanjut, itu mendorong lebih banyak partisipasi dan membuat diskusi terus mengalir.
3. Brainstorming. Kebanyakan orang berpikir mereka sudah tahu cara bertukar pikiran. Namun, mereka biasanya tidak. Dalam terlalu banyak situasi, efektivitas curah pendapat dikurangi oleh manajemen proses yang buruk, tekanan sosial atau politik yang kuat dan keterampilan fasilitasi yang buruk. Banyak orang tidak pernah benar-benar mengalami kekuatan sesi curah pendapat yang dikelola dengan baik.

1. Keterampilan membangun konsensus. Konsensus tidak berarti bahwa setiap orang harus menyetujui suatu keputusan. Ini berarti bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk membagikan perspektif mereka dan mengusulkan ide. Fasilitasi yang tepat akan memandu kelompok dari berbagi ide hingga pengembangan keputusan yang efektif. Mencapai konsensus membutuhkan lebih banyak waktu, tetapi biasanya akan memperoleh dukungan kuat dari kelompok pada umumnya. Namun, ingatlah bahwa konsensus bukanlah tujuan akhir. Keputusan efektif untuk masalah yang dihadapi adalah masalah yang paling penting. Lihat Kerangka Kerja Pengambilan Keputusan Konsensus Enam Langkah untuk informasi lebih lanjut tentang cara memimpin tim melalui proses pengambilan keputusan konsensus.

1. Resolusi konflik. Setiap kali ada banyak orang yang terlibat dalam menyelesaikan masalah, konflik tidak bisa dihindari. Bahkan, konflik atas tugas atau masalah dipandang oleh peneliti tim sebagai bagian dari proses untuk pengambilan keputusan yang efektif. Seorang manajer harus belajar bagaimana memanfaatkan kekuatan konflik dengan cara yang positif.
2. Keterampilan komunikasi non-verbal. Sementara para peneliti memperdebatkan persentase yang tepat, sebagian besar akan setuju bahwa lebih dari 50 persen komunikasi adalah non-verbal. Seorang manajer harus dapat membaca nada dan bahasa tubuh kelompok untuk menilai tingkat keterlibatan, keterusterangan, dan komitmen mereka.

1. Rekaman. Fasilitasi kelompok yang terampil melibatkan mengetahui kapan harus membuka flipchart atau papan tulis untuk menangkap apa yang orang katakan. Melakukan hal itu membuat orang merasa ide-ide mereka didengar dan dihargai, dan berfungsi sebagai catatan berharga untuk digunakan untuk perencanaan tindakan dan tindak lanjut.

Garis bawah

Waktu adalah aset berharga dalam kehidupan dan di tempat kerja. Berusaha keras mengelola rapat untuk efisiensi dan efektivitas yang optimal. Belajar, berlatih, dan menerapkan sembilan keterampilan fasilitasi yang diidentifikasi di atas adalah tempat yang bagus untuk memulai.