Cara Mengatasi Konflik pada Proyek

Konflik pada proyek benar-benar normal. Anda harus berharap orang tidak setuju. Kami semua berbeda, dan perbedaan itulah yang membuat tim kami sangat berkinerja.

Diskusi yang terjadi ketika orang tidak setuju dapat menghasilkan beberapa solusi yang sangat kreatif dan menginspirasi untuk masalah. Perselisihan membantu orang membongkar masalah yang sebenarnya dan menggali ke akar dari apa yang terjadi ketika mereka mencoba untuk membingkai argumen pribadi mereka sendiri.

Dengan kata lain, jangan mulai dengan berpikir kita harus menghindar dari konflik. Ini bisa sangat bermanfaat dalam keadaan tertentu, tetapi perlu dikelola secara aktif. Perselisihan dapat menghancurkan tim ketika mereka dibiarkan bernanah. Kiat-kiat ini menjelaskan manajemen konflik dan bagaimana Anda dapat secara aktif membantu pihak-pihak yang berbeda untuk mencapai posisi saling pengertian, bahkan jika Anda mengakui bahwa mereka tidak akan pernah benar-benar setuju.

Apa itu Manajemen Konflik?

Mari kita mulai dengan beberapa definisi. Mengelola konflik di tempat kerja adalah sesuatu yang kita semua lakukan, apakah kita secara sadar menyadarinya. Konflik terjadi ketika dua atau lebih individu (atau kelompok) memiliki tujuan, sikap atau pendapat yang berbeda tentang hal yang sama.

"Manajemen konflik" adalah istilah yang kami berikan untuk bagaimana kami menghadapinya. Itulah yang kami lakukan untuk mengidentifikasi masalah, untuk mengungkap perbedaan, dan mencari tahu bagaimana kami dapat mengatasi apa yang sedang terjadi.

Banyak konflik dapat diselesaikan dengan diskusi, terutama jika kebutuhan dan tujuan proyek atau bisnis dipertimbangkan, tetapi kadang-kadang faktor lain yang terlibat.

Mengapa Kita Membutuhkan Manajemen Konflik?

Di banyak lingkungan kerja saat ini, dan di banyak tim proyek, pengaturannya adalah struktur matriks. Ini berarti bahwa orang-orang di tim tidak bekerja langsung untuk Anda. Ini bisa menjadi situasi yang sempurna dalam banyak hal: Anda mengelola tugas mereka tetapi Anda tidak harus berurusan dengan semua hal sumber daya manusia lainnya seperti gaji, tunjangan, waktu liburan dan sebagainya. Itu memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus dalam memindahkan proyek Anda ke tujuan utamanya.

Karena itu, struktur matriks penuh dengan konflik loyalitas, waktu, prioritas, atau tim. Mengetahui cara menghapus semua ini adalah keterampilan yang bermanfaat.

Manajemen proyek adalah pekerjaan yang menyebabkan konflik:

• Kami pergi mencari apa yang belum dilakukan, mengejar orang dan mengambil kesalahan mereka.
• Kami mengarahkan pekerjaan orang yang melapor kepada orang lain.
• Kami mengejar jawaban dan keputusan, dan ini sering melibatkan peningkatan masalah yang bisa membuat orang lain terlihat buruk bagi sponsor proyek Anda.

Intinya adalah bahwa jika Anda tidak tahu bagaimana menyelesaikan konflik di tempat kerja, tim Anda akan menderita lebih banyak konflik daripada yang sehat. Debat tidak akan dimoderasi. Faksi muncul. Konflik menghentikan tugas dari penyelesaian ketika argumen tidak diselesaikan. Berurusan dengan pemangku kepentingan yang sulit menjadi pekerjaan harian Anda. Jika Anda tidak menyelesaikan masalah, itu pada akhirnya memengaruhi kemampuan Anda untuk memenuhi tujuan Anda. Dalam kasus terburuk, itu bisa berarti bahwa orang-orang terbaik Anda mengundurkan diri dan tim Anda benar-benar meledak.

Banyak konflik hanya mengharuskan Anda duduk dan memfasilitasi percakapan antara orang-orang yang berbeda pendapat. Di lain waktu, Anda mungkin harus mengenali kapan konflik akan berdampak besar pada proyek dan bertindak sesuai itu, mungkin mengangkat masalah dengan dewan proyek Anda.

Resolusi Konflik di Tempat Kerja

Instrumen mode konflik Thomas-Kilmann (TKI) adalah cara untuk menentukan gaya yang Anda sukai untuk menangani konflik dalam situasi apa pun, tidak hanya di tempat kerja. Ini sering digunakan dalam pengaturan tempat kerja. Sebagai alat, sangat berguna untuk memahami opsi apa yang tersedia untuk Anda ketika Anda memiliki masalah yang harus ditangani.

TKI adalah kuesioner yang menanyakan bagaimana Anda bereaksi secara alami ketika Anda dihadapkan pada situasi di mana pendapat atau kekhawatiran dua orang tidak selaras. Ini membantu Anda menggambarkan reaksi dan respons Anda sendiri ketika Anda menghadapi seseorang yang tidak berbagi pandangan Anda.

Ketegasan dan Kooperatif

TKI melihat dua aspek berbeda dari pendekatan Anda dalam mengelola konflik:

• Ketegasan: Seberapa jauh Anda mengambil keprihatinan Anda sendiri dengan mengorbankan orang lain?
• Kooperatif: Seberapa jauh Anda bisa memuaskan keprihatinan orang lain?

Ini adalah dua bidang pertimbangan yang penting. Anda harus memahami seberapa jauh Anda siap untuk melindungi dan memenangkan posisi Anda sendiri, dan seberapa penting bagi Anda untuk membantu orang lain mencapai apa yang diinginkannya. Tanyakan kepada tim SDM Anda apakah mereka memiliki akses ke penilaian Thomas-Kilmann sehingga Anda dapat menerimanya. Temukan gaya pribadi Anda.

Setelah mengidentifikasi gaya Anda, Anda dapat memikirkan bagian selanjutnya dari TKI: lima mode berbeda untuk merespons konflik:

• Bersaing
• Akomodatif
• Menghindari
• Berkolaborasi
• Berkompromi

Mode Konflik yang Bersaing

Mode bersaing kadang-kadang juga disebut "memaksa." Ini adalah gaya yang sangat tegas yang juga tidak kooperatif. Persis seperti yang Anda harapkan: Anda memaksakan pendapat Anda pada orang lain. Dia kalah."

Bersaing benar-benar hanya sesuatu yang dapat Anda lakukan ketika Anda memiliki semacam kekuatan sah dalam situasi tersebut:

• Anda berada dalam peran manajemen dan lebih senior daripada orang lain.
• Anda mengendalikan sesuatu dalam situasi tersebut, seperti anggaran atau sumber daya.
• Anda memiliki pengetahuan ahli tentang situasi yang tidak dibagikan orang lain.

Pertimbangkan masalah kesehatan dan keselamatan di mana Anda harus memaksakan pemakaian peralatan keselamatan bahkan jika seseorang dalam tim tidak mau mematuhinya. Teknik resolusi konflik dalam mode ini akan melibatkan:

• Memberitahu orang lain apa yang harus dilakukan.
• Menerbitkan mandat atau arahan.

Alih-alih "menyelesaikan" konflik, Anda menekannya dan mengaktifkan proyek untuk bergerak maju. Anda punya keputusan, tetapi Anda mungkin kehilangan beberapa teman karena melakukannya. Gunakan dengan hati-hati atau ketika situasi benar-benar membutuhkannya untuk alasan hukum atau keselamatan. Jangan pernah melakukan intimidasi di tempat kerja.

Mode Konflik yang Mengakomodasi

Mengakomodir adalah kebalikan dari bersaing. Ini tidak tegas dan kooperatif karena kepentingan Anda diabaikan dan Anda mematuhi kehendak orang lain.

Anda tidak harus selalu melihat ini sebagai "kehilangan" atau berkorban. Terkadang argumen tidak sepadan dengan waktu atau minat Anda. Berhati-hatilah jika Anda menggunakan ini terlalu sering, karena mungkin melihat Anda "terlalu lunak" jika Anda terlalu sering menyerah.

Mode Menghindari Konflik

Di sinilah Anda tidak terlibat dalam konflik sama sekali. Itu tidak meyakinkan karena Anda tidak mengambil bagian dalam diskusi, dan itu tidak kooperatif karena Anda juga tidak membantu orang lain. Faktanya, Anda tidak melakukan apa-apa. Ini mungkin terdengar mengerikan, tetapi sebenarnya bisa efektif bila digunakan dalam jumlah sedang dan dalam kondisi yang tepat.

Anda sebenarnya tidak mengelola masalahnya, hanya manifestasi awal dari konflik. Anda masih harus menemukan waktu untuk mengatasi masalah tersebut. Ada risiko bahwa masalahnya akan menjadi lebih besar dan lebih besar jika Anda menunggu terlalu lama.

Bayangkan dua kolega berdebat keras dan itu mengganggu pekerjaan orang lain di kantor. Anda mengintervensi dan memberi tahu mereka bahwa Anda akan membantu mereka mencapai resolusi ketika mereka berdua sudah tenang. Anda menawarkan salah satu dari mereka kesempatan untuk menenangkan diri di kantor Anda sampai saat itu.

Teknik resolusi konflik dalam mode ini:

• Tunda diskusi sampai waktu atau situasi yang lebih baik.
• Minggir dari situasi yang mengancam.

Mode Konflik Berkolaborasi

Berkolaborasi adalah cara tegas untuk menyelesaikan masalah dan sangat kooperatif. Anda tidak menghindari konflik - Anda terjun langsung, bekerja bersama untuk membongkar masalah dan sampai ke titik di mana kedua persyaratan Anda dipenuhi. Mendekati situasi dengan cara yang benar-benar pragmatis dapat membantu membangun kepercayaan dengan tim Anda.

Katakanlah Pemasaran ingin produk diluncurkan pada bulan Maret. TI menginginkan pemula baru untuk bergabung dengan tim sebelum mereka mulai bekerja pada peluncuran produk. Mereka memeriksa bagan Gantt bersama-sama dan menggunakan teknik penjadwalan untuk memastikan bahwa starter baru dapat sepenuhnya menjadi bagian dari tim dan masih membuat produk diluncurkan tepat waktu. Teknik resolusi konflik dalam mode ini termasuk diskusi dan mediasi.

Mode Konflik yang Berkompromi

Berkompromi cukup asertif dan cukup kooperatif. Ini adalah posisi setengah yang biasa digunakan, dan tentu saja, Anda telah berkompromi dengan situasi di masa lalu. Anda tidak mendapatkan apa yang Anda inginkan, dan orang lain juga tidak. Alih-alih, Anda mendapatkan solusi damai yang bisa Anda sepakati bersama.

Tim mengatakan bahwa sprint Agile harus dua minggu. Anda ingin empat minggu. Anda kompromi dan setuju bahwa sprint akan menjadi tiga minggu. Teknik resolusi konflik dalam mode ini meliputi:

• Diskusi
• Bernegosiasi
• Saling menukar konsesi - kalian berdua menyerah

Apa Gaya Resolusi Konflik Anda?

Hal hebat tentang memahami di mana Anda duduk di TKI adalah bahwa Anda memahami preferensi Anda untuk menyelesaikan konflik di tempat kerja - dan di tempat lain juga. Ini memberi Anda awal dalam mengidentifikasi apa yang mungkin merupakan pendekatan terbaik untuk digunakan untuk situasi tertentu yang Anda hadapi. Anda memiliki preferensi pribadi, tetapi Anda tidak terjebak merespons dengan cara yang sama dalam semua situasi. Berjalan kaki mungkin merupakan tindakan yang paling tepat dalam beberapa kasus, jadi Anda akan memilih untuk menghindarinya.

Dalam kasus lain, kompromi mungkin merupakan cara tercepat menuju jalan yang dapat diterima di sekitar jalan buntu. Anda mungkin memilih untuk menggunakan teknik lain di waktu lain.

Yang paling penting untuk diingat adalah bahwa konflik di tempat kerja akan terjadi, jadi memiliki beberapa teknik untuk digunakan memberi Anda pilihan ketika Anda dihadapkan pada situasi yang sulit. Mengetahui opsi Anda memberi Anda kepercayaan diri dan itu bisa membantu Anda menyelesaikan perselisihan sehingga semua orang bisa kembali bekerja.