Bagaimana Kebijakan Pintu Terbuka Seharusnya Bekerja — di Tempat Kerja

Ingin memintas tingkat manajemen, menimbulkan rasa takut di hati para penyelia, dan melemahkan otoritas rantai komando Anda? Adopsi kebijakan pintu terbuka yang menyatakan bahwa karyawan mana pun dapat berbicara dengan manajer level mana pun tentang masalah apa pun kapan saja. Bukankah itu inti dari kebijakan pintu terbuka, Anda mungkin bertanya? Jawaban atas pertanyaan Anda? Ya dan tidak.

Secara teori, setiap karyawan harus dapat berbicara dengan manajer tingkat mana pun atau karyawan lain tentang subjek apa pun kapan saja di tempat mana pun. Secara filosofis, organisasi yang beroperasi di bawah prinsip bahwa semua karyawan adalah sama; mereka hanya memiliki pekerjaan yang berbeda, kemungkinan besar akan mematuhi kebijakan pintu terbuka tertulis atau tak terucapkan

Masalah dengan Kebijakan Pintu Terbuka

Tetapi, kebijakan pintu terbuka, seperti yang biasanya ditafsirkan oleh organisasi, gagal membangun kemampuan organisasi untuk menyelesaikan masalah yang dekat dengan tempat masalah terjadi. Mereka mendorong karyawan untuk memotong manajer langsung mereka setiap kali mereka memiliki keluhan untuk ditawarkan atau masalah untuk dipecahkan.

Kebijakan pintu terbuka tidak mendorong pengembangan keterampilan pemecahan masalah oleh manajer individu. Mereka memungkinkan lebih banyak manajer senior untuk terlihat baik dan merasa baik dengan mengorbankan manajer tingkat menengah. Ini tidak optimal untuk membangun kekuatan bangku Anda dalam organisasi Anda atau untuk perencanaan suksesi penting.

Kelemahan lain dari kebijakan pintu terbuka adalah bahwa mereka melatih karyawan untuk melewati atasan dan manajer mereka. Anda mengembangkan budaya di mana karyawan percaya, bahwa untuk mencapai tujuan mereka, mereka perlu memotong manajer langsung mereka dan mencari telinga manajer senior.

Ini disfungsional dan merusak fungsi dan rantai komando organisasi yang sukses. Ini terutama berlaku dalam organisasi dengan manajer yang gagal memahami dampak tindakan dan keputusan mereka terhadap manajer dan departemen lain.

Kebijakan Pintu Terbuka yang Berhasil

Kebijakan pintu terbuka yang sukses dan efektif membuka peluang bagi manajer yang lebih senior tetapi memberikan panduan yang memungkinkan penyelesaian masalah di semua tingkatan organisasi. Kebijakan pintu terbuka yang efektif memberikan harapan bahwa karyawan akan mengatasi masalah terlebih dahulu dengan penyelia mereka.

Solusi ini sederhana. Manajer senior dapat mengaktifkan dan memungkinkan akses untuk semua karyawan, dalam kebijakan pintu terbuka. Namun, setelah mereka menentukan alasan kunjungan karyawan, mereka memiliki pilihan yang perlu mereka buat.

Karyawan mencari bantuan dari manajer senior dengan berbagai masalah. Tetapi masalah umum adalah bahwa karyawan tersebut mengalami masalah dengan atasan atau manajer langsung mereka.

Manajer senior yang berupaya menyelesaikan masalah ini, tanpa memberi kesempatan kepada manajer atau penyelia yang bersangkutan untuk memecahkan masalah terlebih dahulu, menciptakan organisasi yang tidak berfungsi.

Ketika seorang karyawan ingin berbicara tentang berbagai masalah, seperti perusahaan, pasar, kebutuhan dan keinginan karyawan, manajer senior harus mendengarkan. Ini memberikan substansi, gravitas, dan kepercayaan terhadap kebijakan pintu terbuka.

Manajer Senior Harus Mempromosikan Kebijakan Pintu Terbuka yang Efektif

Tetapi, jika karyawan tersebut mengeluh tentang atasan mereka, manajer harus terlebih dahulu bertanya apakah karyawan tersebut telah membahas masalah tersebut dengan atasan mereka.

Jika jawabannya "tidak," manajer harus mengarahkan karyawan tersebut untuk terlebih dahulu mengatasi masalah tersebut dengan atasan langsungnya. Banyak faktor yang mempengaruhi rekomendasi ini. Mungkin supervisor sulit untuk diajak bicara, tidak menghargai sudut pandang karyawan, atau tidak setuju dengan saran karyawan.

Konsekuensinya, manajer senior harus menindaklanjuti untuk memastikan karyawan tersebut mengatasi masalah tersebut dengan penyelia mereka dan bahwa penyelia itu merespons dengan tepat. Cara yang baik untuk mewujudkan hal ini, tanpa takut terlihat seperti seorang micromanager, adalah meminta karyawan untuk mengadakan pertemuan lain dengan manajer senior.

Tujuan dari pertemuan tindak lanjut adalah untuk membahas langkah-langkah selanjutnya dan menanyai setelah pertemuan karyawan dengan manajer langsung atau penyelianya.

Apa Yang Terjadi Jika Karyawan Tidak Pernah Berbicara Dengan Manajer Mereka?

Jika rapat tidak terjadi atau hasilnya tidak memuaskan, manajer senior perlu menyatukan karyawan dan penyelia untuk menilai situasi. Peran pemimpin senior dalam pertemuan ini adalah sebagai mediator.

Seperti halnya jenis konflik lainnya, konflik, jika tidak ditangani, akan memburuk dan melukai hubungan dan organisasi.

Dalam kebijakan pintu terbuka, begitu seorang karyawan mencari bantuan dari manajer senior, manajer tidak harus selalu menyelesaikan masalah. Memang, dalam keadaan ini - jangan pernah menyelesaikan masalah - tetapi ia harus memantau bahwa masalahnya diselesaikan atau ditanggapi oleh orang yang tepat.

Apa Yang Terjadi Ketika Kebijakan Pintu Terbuka Didukung?

Ketika kebijakan pintu terbuka didukung secara efektif, hal-hal baik terjadi untuk karyawan dan organisasi Anda.

• kebijakan pintu terbuka dihormati,
• rantai komando dihormati,
• keterampilan pemecahan masalah manajer ditingkatkan,
• keberanian pribadi karyawan, resolusi konflik, dan keterampilan pemecahan masalah ditingkatkan,
• organisasi mendapat manfaat dari informasi dan umpan balik bersama,
• kepercayaan karyawan yang tinggi dihasilkan dari pengalaman sukses dengan manajemen, dan
• mempercayai karyawan lebih cenderung memberi tahu karyawan lain tentang pengalaman pintu terbuka yang sukses.

Kebijakan pintu terbuka yang efektif adalah kemenangan bagi semua peserta.