Manajemen Proyek Dasar 101: Apa Artinya?

Manajemen proyek adalah salah satu komponen paling penting dari bisnis yang sukses. Ini mempengaruhi pendapatan dan kewajiban, dan pada akhirnya berinteraksi dengan kepuasan dan retensi pelanggan atau klien. Perusahaan Anda mungkin hanya memiliki satu proyek dalam satu pekerjaan pada satu waktu, sementara perusahaan dan entitas yang lebih besar lainnya dapat menangani beberapa proyek sekaligus. Sesuai sifatnya, proyek bersifat sementara.

Proyek adalah sarana menuju tujuan, dan tujuan itu akhirnya akan tercapai. Bisnis Anda mungkin pindah ke proyek lain … atau tidak. Itu mungkin merupakan tujuan satu kali.

Proyek mendorong kebutuhan yang berkembang di dunia kerja. Institut Manajemen Proyek memperkirakan bahwa, selama periode 2010-2020, lebih dari 15 juta posisi manajemen proyek baru akan ditambahkan di seluruh dunia.

Apa itu Manajemen Proyek?

Manajemen proyek bukanlah keseluruhan operasi perusahaan Anda. Ini hanya satu segmen, proyek tertentu dengan rencana terperinci tentang bagaimana Anda dan bisnis Anda akan mencapai tujuan itu. Ini adalah rencana yang dirinci dalam serangkaian langkah, masing-masing sama pentingnya dengan yang lain. Anda harus mencapai satu untuk pindah dengan benar ke yang berikutnya.

Pikirkan manajemen proyek sebagai tangga yang harus Anda panjat. Anda tidak dapat melompat ke atas. Anda harus mengambil langkah demi langkah untuk efisiensi terbaik. Tim Anda harus menerapkan alat yang tersedia bagi mereka serta keahlian dan pengetahuan mereka untuk melaksanakan setiap langkah dan melanjutkan ke langkah berikutnya.

Cukup mudah untuk mengatakan Anda ingin pergi ke Kotak A, jadi Anda akan mengambil 25 langkah ke arah itu. Tetapi Anda juga harus mempertimbangkan faktor waktu dalam rencana proyek Anda, dan kemungkinan besar Anda harus bekerja sesuai anggaran. Anda bisa merangkak 25 langkah itu atau berlari. Itu tergantung pada seberapa cepat Anda harus sampai di sana untuk berhasil menyelesaikan proyek. Anda dapat menghemat uang dengan bepergian dengan berjalan kaki, atau Anda dapat menyewa pengemudi. Tergantung pada anggaran yang Anda dedikasikan untuk proyek.

Tidak ada pendekatan, sistem, atau rencana satu ukuran yang cocok untuk semua. Setiap proyek yang Anda dan perusahaan Anda tangani kemungkinan besar memiliki garis waktu, sasaran, dan anggarannya. Itulah mengapa sangat penting untuk memiliki manajer proyek yang cerdas dan berbakat untuk menjalankan pertunjukan.

Elemen-elemen Proyek

Seorang manajer proyek yang sukses harus secara bersamaan mengelola empat elemen dasar dari suatu proyek. Elemen-elemen ini saling terkait.

• Cakupan: Ini melibatkan ukuran, tujuan, dan persyaratan proyek.
• Sumber:Anda membutuhkan orang, peralatan, dan bahan di tempat.
• Waktu: Ini tidak hanya membahas berapa banyak waktu yang dibutuhkan proyek secara keseluruhan. Itu harus dipecah menjadi durasi tugas, dependensi, dan jalur kritis.
• Uang:Memiliki pemahaman yang kuat tentang biaya, kontingensi, dan laba.

Elemen Paling Penting: Lingkup

Lingkup proyek adalah definisi dari apa yang seharusnya dicapai oleh proyek dan anggaran waktu dan uang yang telah diciptakan untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Setiap perubahan pada ruang lingkup proyek harus memiliki perubahan yang sesuai dalam anggaran, waktu, sumber daya, atau ketiganya.

Jika ruang lingkup proyek adalah membangun gedung untuk menampung tiga widget dengan anggaran $ 100,000, manajer proyek diharapkan untuk melakukan itu. Jika ruang lingkup diubah menjadi bangunan untuk empat widget, manajer proyek harus mendapatkan perubahan waktu, uang, dan sumber daya yang sesuai.

Sumber daya

Ada tiga aspek pemahaman dan pengelolaan sumber daya: orang, peralatan, dan material.

Manajer proyek yang berhasil harus mengelola sumber daya yang ditugaskan untuk proyek secara efektif, termasuk anggota tim proyek, staf vendor, dan subkontraktor. Dia harus memastikan bahwa karyawannya memiliki keterampilan dan alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan ia harus terus memantau apakah ia memiliki cukup banyak orang untuk menyelesaikan proyek pada tenggat waktu. Tugasnya adalah memastikan bahwa setiap orang memahami tugas dan tenggat waktu proyek.

Anggota senior dari setiap kelompok karyawan melapor kepada manajer proyek ketika dia mengelola karyawan langsung, tetapi karyawan mungkin juga memiliki manajer lini yang memberikan arahan teknis. Dalam situasi manajemen matriks seperti tim proyek, tugas manajer proyek adalah memberikan arahan proyek kepada manajer lini. Mengelola subkontrak tenaga kerja biasanya berarti mengelola tim untuk pekerja subkontrak, yang pada gilirannya mengelola para pekerja tersebut.

Seorang manajer proyek harus sering mendapatkan peralatan dan bahan dan mengatur penggunaannya juga sehingga tim dapat beroperasi secara efisien. Dia bertanggung jawab untuk memiliki peralatan dan material yang sesuai di lokasi yang benar pada waktu yang tepat.

Waktu

Tiga elemen manajemen waktu yang sukses adalah tugas, jadwal, dan jalur kritis.

Buat jadwal proyek dengan mendaftar, agar, semua tugas yang harus diselesaikan. Beberapa harus dilakukan secara berurutan sementara yang lain dapat tumpang tindih atau dilakukan bersamaan. Tetapkan durasi untuk setiap tugas. Alokasikan sumber daya yang dibutuhkan. Tentukan pendahulu - tugas apa yang harus diselesaikan sebelum yang lain - dan penggantinya, tugas yang tidak dapat dimulai sampai setelah masing-masing tugas lainnya selesai. Aspek manajemen proyek ini kadang-kadang disebut sebagai pengelolaan air terjun karena satu tugas mengikuti yang lain dalam urutan kurang lebih berurutan.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan tugas membuat dan mengelola jadwal proyek.

Beberapa tugas memiliki sedikit fleksibilitas dalam tanggal mulai dan selesai yang diminta. Ini disebut "float." Tugas lain tidak memiliki fleksibilitas. Mereka memiliki nol float. Baris melalui semua tugas dengan zero float disebut jalur kritis. Semua tugas di jalur ini - dan mungkin ada banyak jalur paralel - harus diselesaikan tepat waktu jika proyek ingin masuk sebelum batas waktunya. Tugas manajemen waktu utama manajer proyek adalah memantau jalur kritis.

Uang

Tiga pertimbangan dalam mengelola uang adalah biaya, kontinjensi, dan laba.

Setiap tugas memiliki biaya, apakah itu jam kerja programmer komputer atau harga beli kubik beton. Masing-masing biaya ini diperkirakan dan dijumlahkan saat menyiapkan anggaran proyek.

Beberapa perkiraan akan lebih akurat daripada yang lain. Anggaran proyek harus, oleh karena itu, memasukkan tunjangan darurat - uang yang disisihkan dalam anggaran "untuk berjaga-jaga" biaya sebenarnya dari suatu barang sangat berbeda dari perkiraan.

Keuntungan adalah uang yang ingin dihasilkan perusahaan dari tugas itu. Itu diletakkan di atas biaya.

Jadi, anggaran proyek terdiri dari perkiraan biaya, ditambah kontingensi, ditambah laba apa pun. Tugas manajer proyek adalah untuk menjaga biaya aktual pada atau di bawah perkiraan biaya dan untuk memaksimalkan laba yang dihasilkan perusahaan pada proyek.

Manajemen Proyek Adalah Seni dan Sains

Manajemen proyek yang sukses membutuhkan latihan. Ide-ide ini dapat memberi Anda pemahaman dasar tentang manajemen proyek tetapi menganggapnya hanya awal. Jika pekerjaan atau jalur karier Anda mencakup manajemen proyek, dan jika Anda ingin meningkatkan keterampilan Anda, bicarakan dengan manajer proyek yang sukses, baca, dan praktikkan. Manajemen proyek bisa menjadi karir yang sangat bermanfaat.