Cara Mengembangkan Agenda Rapat yang Efektif

Agenda rapat adalah daftar item yang ingin dicapai peserta dalam suatu rapat. Agenda harus didistribusikan sebelum pertemuan, minimal 24 jam sebelumnya sehingga peserta memiliki kesempatan untuk mempersiapkan pertemuan. Lebih disukai, jika mungkin, agenda harus tersedia beberapa hari sebelum pertemuan.

Mengembangkan Agenda Rapat

Pertama, identifikasi apakah karyawan lain diperlukan untuk membantu Anda merencanakan pertemuan. Kemudian, putuskan apa yang ingin Anda capai dengan mengadakan rapat, dan tentukan tujuan yang bisa dilakukan untuk pertemuan Anda. Tujuan yang Anda tetapkan akan membentuk kerangka kerja untuk rencana pertemuan yang efektif. Pastikan bahwa Anda belum merencanakan lebih dari yang dapat dicapai secara wajar dalam jangka waktu pertemuan Anda.

Seperti yang dikatakan Stephen Covey dalam "7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif," "Mulailah dengan akhir dalam pikiran." Tujuan rapat Anda akan menentukan fokus rapat, agenda rapat, dan peserta rapat.

Kemudian, pertimbangkan berapa banyak waktu yang Anda harapkan akan dibutuhkan untuk setiap item agenda. Jika rapat berlangsung satu jam dan Anda memiliki lima item agenda, itu memberi Anda gambaran umum tentang kerangka waktu yang Anda kerjakan. Itu tidak berarti setiap item agenda harus tepat 12 menit, tetapi kelima kombinasi tersebut jelas tidak bisa rata-rata lebih lama dari itu.

Keputusan untuk Membuat

Setelah menentukan sasaran keseluruhan, Anda atau tim Anda perlu membuat keputusan tertentu. Selain maksud atau tujuan pertemuan, sertakan juga dengan agenda Anda:

• Tanggal, waktu, dan lokasi rapat
• Peserta dibutuhkan dalam pertemuan tersebut
• Item untuk diskusi
• Jumlah waktu yang Anda antisipasi dari kelompok perlu dibahas setiap item
• Pra kerja untuk rapat. Ini akan mencakup semua bacaan, dokumentasi, data, notulen rapat dari pertemuan sebelumnya, atau persiapan lain yang akan membuat pertemuan Anda yang sebenarnya berhasil. Dokumen yang relevan harus dilampirkan pada pemberitahuan dan agenda rapat saat Anda membagikannya kepada peserta yang diundang.

Mengidentifikasi Peserta

Setelah Anda memutuskan bahwa pertemuan diperlukan untuk mencapai tujuan Anda, Anda perlu mengembangkan daftar peserta. Tidak setiap karyawan dapat atau harus berpartisipasi dalam setiap pertemuan, tetapi mengundang peserta yang tepat akan meningkatkan kemungkinan sukses Anda. Tentukan peserta Anda dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada diri sendiri:

• Siapa yang harus memiliki solusi yang dikembangkan kelompok?
• Siapa yang memiliki proses yang didiskusikan kelompok?
• Siapa yang perlu mengetahui informasi yang Anda bagikan?
• Siapa yang bisa memberikan data dan fakta untuk memandu pengambilan keputusan?
• Siapa yang memiliki pengalaman atau keahlian untuk dibagikan dengan grup?
• Siapa yang harus mendukung implementasi solusi atau tugas apa pun?
• Siapa yang harus memberikan izin atau sumber daya untuk mencapai hasil pertemuan?
• Siapa yang mungkin menentang implementasi solusi atau arahan?

Rapat Terjadwal Secara teratur

Tidak setiap pertemuan membutuhkan agenda yang dikembangkan khusus. Sebagian besar karyawan secara teratur menjadwalkan rapat untuk departemen atau kelompok kerja mereka. Anda juga memiliki tim dan proyek tempat Anda berpartisipasi.

Proyek yang sedang berjalan mungkin tidak memerlukan agenda yang baru dikembangkan untuk setiap pertemuan, tetapi tim Anda akan dilayani dengan baik dengan mengadopsi pendekatan standar untuk pertemuan Anda.

Rapat karyawan yang dijadwalkan secara rutin dibagi menjadi tiga segmen yang masing-masing memiliki item agenda standar:

1. Item informasi: Tuliskan semua item agenda yang bersifat informasi untuk setiap pertemuan. Misalnya, manajer memperbarui grup tentang hasil pertemuan manajemen senior.
2. Barang Aksi: Tempatkan dalam agenda setiap item yang Anda harapkan akan ditinjau oleh kelompok pada setiap pertemuan yang dijadwalkan secara teratur. Sebagai contoh, kinerja sesuai anggaran untuk periode waktu dan identifikasi penghematan biaya dan perbaikan berkelanjutan yang akan dicapai oleh kelompok.
3. Perencanaan ke depan: Tempatkan di agenda setiap item yang kelompok ingin rencanakan atau persiapkan sebelumnya. Misalnya, tujuan jangka pendek untuk bulan depan atau kebutuhan akan bantuan rekan kerja untuk tugas yang akan datang.

Jika Anda mengikuti panduan ini ketika mengembangkan agenda rapat, Anda meningkatkan kemungkinan bahwa rapat Anda akan lebih produktif.

Apa yang Termasuk?

Agenda untuk pertemuan yang dijadwalkan secara teratur dapat membantu menghasilkan hasil yang Anda cari dengan memasukkan beberapa item dasar:

• Pemanasan dan salam. Pertimbangkan pemecah es singkat tergantung pada seberapa sering kelompok itu bertemu.
• Tinjau tujuan, agenda, dan hasil serta produk yang diharapkan dari pertemuan tersebut.
• Tinjau, koreksi (jika perlu), dan setujui notulen rapat sebelumnya.
• Berikan informasi departemen dan perusahaan yang tepat yang dibutuhkan tim.
• Tinjau kemajuan pada item tindakan, rencana aksi, dan komitmen. Tinjau kemajuan kelompok berdasarkan sasaran.
• Diskusikan dan buat keputusan tentang item agenda untuk pertemuan ini.
• Identifikasi langkah selanjutnya.

• Identifikasi tujuan, hasil, dan agenda untuk pertemuan berikutnya.
• Di akhir pertemuan, notulen harus meninjau kembali komitmen yang dibuat oleh orang-orang selama pertemuan.
• Identifikasi setiap bantuan yang diperlukan dari orang-orang yang tidak ada dalam kelompok dan tetapkan peserta untuk melakukan kontak.
• Tentukan siapa di luar rapat yang perlu diketahui peserta dan memutuskan bagaimana Anda akan menyelesaikan komunikasi.
• Bagikan menit dalam 24 jam rapat atau segera jika notulen mengambilnya secara elektronik.