Cara Memimpin Rapat Tim yang Efektif

Pertemuan yang efektif adalah acara yang menarik dan berenergi tinggi di mana anggota tim bekerja bersama untuk membuat keputusan atau menyelesaikan masalah. Sayangnya, terlalu banyak pertemuan yang kami hadiri tampaknya justru sebaliknya. Pertemuan terburuk membawa waktu untuk merangkak, membuat semua orang lelah secara mental dan emosional dan lebih dari sedikit frustrasi. Perbedaannya terletak pada bagaimana rapat direncanakan dan dijalankan.

Manajer terbaik memahami pentingnya acara-acara ini, dan mereka memahami bahwa menghasilkan rapat hebat membutuhkan upaya perencanaan dan kesengajaan. Artikel ini menawarkan sepuluh tips untuk membantu Anda memanfaatkan waktu kolaborasi yang berharga ini dengan tim Anda. Berikut adalah tips tentang cara memperkuat pertemuan tim Anda.

Memiliki Sikap Positif Tentang Rapat

Itu adalah satu-satunya hal terpenting yang dapat dilakukan seorang manajer sebagai pemimpin untuk meningkatkan pertemuan tim. Mengejutkan betapa banyak manajer dengan bangga menyatakan ketidaksukaan mereka terhadap pertemuan, tetapi untuk mencapai hasil yang signifikan, menyelesaikan masalah, membuat keputusan, memberi informasi, menginspirasi, berkolaborasi, dan memotivasi, manajer perlu bekerja dengan orang-orang.

Itu berarti sesekali mengumpulkan orang-orang itu di sebuah ruangan atau dalam panggilan konferensi dan berbicara dengan mereka. Mengelola bukan tentang duduk di kantor dengan pintu tertutup mengirim email. Sebagai seorang pemimpin, cobalah melihat pertemuan sebagai manifestasi dari kepemimpinan. Itu adalah kepemimpinan yang menunjukkan waktu, bukan sesuatu yang menakutkan seperti perjalanan ke dokter gigi.

Ingat, Anda Pemilik Rapat

Jangan mendelegasikan perencanaan agenda ke asisten administrasi atau anggota tim lain. Sebagai pemimpin, itu adalah anda bertemu untuk merencanakan dan menjalankan. Untuk menempatkan diri Anda dalam kerangka berpikir yang tepat, tanyakan dan jawab pertanyaan berikut: "Setelah pertemuan ini, apa yang saya ingin orang pelajari, capai, atau pecahkan?"

Selalu Persiapkan Agenda

Segala sesuatu yang pernah Anda baca tentang pertemuan di tempat kerja yang efektif mencakup saran tentang persiapan agenda. Namun, kita semua telah hadir di sebuah pertemuan di mana tidak ada agenda yang bisa ditemukan. Tindakan merencanakan agenda membantu untuk memfokuskan dan mengidentifikasi topik prioritas untuk pertemuan.

Mintalah Masukan untuk Agenda

Meskipun manajer adalah tanggung jawab utama manajer untuk mengembangkan agenda, anggota tim dapat diundang untuk menyumbang item agenda. Kirimkan panggilan untuk gagasan beberapa hari sebelum pertemuan.

Bumbui

Masukkan sedikit variasi dalam format. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan rapat tim Anda:

• Undang pembicara tamu
• Rayakan sesuatu
• Lakukan “meja bundar belajar” - mintalah anggota tim bergiliran saling mengajar sesuatu
• Tonton Ted Talk yang relevan dengan agenda rapat
• Jalankan aktivitas membangun tim
• Ubah lokasi (pertimbangkan untuk membatalkan rapat)
• Bawa makanan yang menyenangkan atau menarik
• Adakan pertemuan "agenda satu item"
• Mintalah pembaruan kilat
• Libatkan tim dalam brainstorming
• Ganti kursi atau ganti pakaian apa pun untuk memecah kebosanan

Biarkan Beberapa "Ruang Putih" untuk Kreativitas dan Keterlibatan Spontan

Jangan menjejalkan begitu banyak item dalam agenda sehingga Anda kesulitan untuk menyelesaikannya. Sebaliknya, tinggalkan ruang di bagian akhir untuk diskusi spontan. Jika pertemuan berakhir lebih awal, maka biarkan semua orang pergi lebih awal. Semua orang menghargai waktu yang ditemukan juga.

Gunakan Rapat Tim untuk Berkolaborasi

Alih-alih hanya berbagi informasi, cobalah memecahkan masalah atau bekerja dengan kelompok untuk membuat keputusan. Ya, itu menantang dan bisa berantakan, tetapi di situlah kami mendapatkan nilai paling banyak dari rapat.

Meringankan

Menjadi pemimpin rapat bukan tentang memamerkan otoritas atau menyalahgunakan kekuasaan. Menghukum seseorang karena terlambat di depan tim adalah contoh dari melakukan ini. Pertahankan rasa humor dan kerendahan hati Anda.

Mengikuti

Melacak item tindakan dan memastikan orang melakukan apa yang mereka katakan akan mereka lakukan. Sangat frustasi untuk muncul di pertemuan berikutnya dan mengetahui bahwa setengah dari tim tidak repot melakukan apa yang mereka lakukan dalam pertemuan terakhir. Tindak lanjuti sebelum pertemuan dan minta pertanggungjawaban individu atas komitmen mereka.

Jadilah Pemimpin Model Peran

Rapat tim bukan waktu untuk membiarkan penjaga Anda turun dan membalas dengan tim Anda. Pegang diri Anda dan tim Anda dengan standar perilaku tertinggi, yang berarti tidak ada lelucon yang tidak jelas, memilih anggota tim, sinisme, dan sarkasme, atau memukul departemen atau manajemen lain. Pikirkan tentang pemimpin yang baik hati yang ingin Anda kenal, dan kemudian tunjukkan pada setiap pertemuan makhluk pemimpin itu.

Garis bawah

Kesempatan untuk bertemu dan bekerja dengan tim Anda adalah hal yang sia-sia. Sangat penting bagi Anda untuk mengembangkan disiplin untuk merencanakan dan memimpin pertemuan yang dihargai orang dan mendorong inisiatif ke depan.