Cara Memulai Surat Dengan Contoh Ucapan Profesional

Apa cara terbaik untuk memulai surat? Saat menulis surat untuk tujuan profesional, salam yang sesuai sangat penting. Salam Anda menentukan nada untuk surat atau pesan email Anda, dan merupakan indikator keterampilan komunikasi tertulis Anda.

Cara Terbaik untuk Memulai Surat

Saat memutuskan salam untuk digunakan, Anda harus mempertimbangkan apakah Anda mengenal orang tersebut, dan seberapa baik.

Jika Anda menulis kepada seseorang dalam kapasitas profesional yang telah Anda kenal secara pribadi selama bertahun-tahun, sebaiknya hanya menggunakan nama depan mereka.

Kalau tidak, yang terbaik adalah menggunakan Tn., Nona, atau Dr sebagai salam surat bisnis yang sesuai. Jika Anda memiliki keraguan tentang salam yang harus Anda gunakan, salah hati-hati dan gunakan gaya alamat yang lebih formal.

Cobalah untuk tidak tergoda untuk memulai surat profesional Anda dengan salam informal seperti "Halo," "Salam," "Hai," atau "Selamat Pagi" jika Anda tidak tahu nama orang yang bisa dihubungi.

Meskipun gaya salam informal itu baik untuk email biasa ke teman atau bahkan untuk email yang lebih formal yang mungkin Anda kirimkan kepada sekelompok orang, dalam surat profesional Anda harus menggunakan salam pribadi, satu dengan yang pertama dan / atau nama belakang (“Tuan yang terhormatDoe ") atau jabatan (" Dear Hiring Manager ").

Selalu pastikan untuk memeriksa ulang ejaan nama penerima surat. Jika tidak, Anda akan membuat kesan yang buruk dari awal surat Anda. Juga, jangan lalai untuk memasukkan periode setelah "Mr." dan "Ms." Ikuti salam Anda dengan tanda titik dua (mis., "Ms. Ms. Doe yang terhormat:").

Contoh Salam Surat Profesional

Salam ini cocok untuk komunikasi profesional.

• Dear Firstname Lastname; mis., Yang Terhormat John Doe
• Bapak / Ibu yang terhormat. Nama keluarga; mis., Tn. Doe yang terhormat atau Doe yang terhormat
• Bapak / Ibu yang terhormat. Nama depan Nama Belakang; mis., Tuan John Doe yang terhormat atau Ms. Jane Doe yang terhormat
• kepada manajer perekrutan
• Dear Sir atau Madam
• Untuk Perhatian
• Manajer Sumber Daya Manusia yang terhormat
• Perekrut Nama Perusahaan yang terhormat; mis., Perekrut Perusahaan ABC yang Terhormat

Salam yang Harus Dihindari

Salam berikut tidak sesuai untuk surat formal atau pesan email.

• Selamat siang
• Selamat Pagi atau Sore (Anda tidak tahu kapan mereka akan menerima surat atau pesan email)
• Salam pembuka
• Hai
• Hai yang disana
• Hei
• Hai yang disana

Cobalah untuk Menemukan Penghubung

Jika memungkinkan, gunakan nama kontak saat Anda menulis. Ini membuat surat Anda lebih pribadi, dan itu menciptakan hubungan langsung dengan pembaca. Jika Anda tidak memiliki nama kontak, Anda dapat melakukan riset untuk mencoba mencari tahu orang yang tepat untuk alamat surat Anda.

Terkadang nama itu ada di situs web perusahaan, atau Anda mungkin dapat menemukan orang yang tepat di LinkedIn. Mungkin salah satu kolega atau kenalan Anda mungkin tahu siapa orang yang tepat. Anda juga dapat menghubungi kantor orang tak dikenal yang Anda tulis dan meminta resepsionis untuk nama mereka dengan menjelaskan alasan Anda menelepon.

Sebagai contoh: “Saya melamar pekerjaan di perusahaan Anda. Bisakah Anda memberi tahu saya nama Manajer Perekrutan Anda sehingga saya tahu kepada siapa saya harus alamat surat lamaran saya?"

Tidak perlu banyak waktu ekstra untuk membuat upaya menemukan nama, dan sentimen yang disampaikannya sepadan.

Terkadang, terlepas dari upaya terbaik Anda, Anda tidak dapat menemukan nama untuk alamat surat Anda. Dalam hal ini, Anda memiliki beragam pilihan, semuanya profesional dan sesuai. Semakin banyak informasi yang Anda miliki tentang ke mana Anda mengirim surat itu, semakin baik (misalnya, ke departemen sumber daya manusia perusahaan, atau kepada manajer departemen terkait dengan pertanyaan Anda). Dengan cara ini Anda dapat membuat pilihan yang lebih bertarget saat memilih ucapan Anda.

Ketika Anda memiliki nama tetapi tidak yakin dengan jenis kelamin dari orang yang Anda tuju, dapat diterima untuk tidak memberikan gelar kehormatan, dan menggunakan nama depan dan belakang saja. Misalnya: Dear Robin Miller.

Kiat untuk Menulis dan Mengirim Surat

Setelah sambutan Anda, Anda akan memulai paragraf pertama Anda, yang biasanya merupakan pengantar yang membuat pembaca tahu siapa Anda dan apa yang Anda tulis. Jika Anda memiliki kenalan timbal balik yang merujuk Anda ke pembaca, Anda harus menyebutkannya saat ini.

Isi surat Anda biasanya terdiri dari satu atau dua paragraf teks. Di sini Anda dapat menguraikan tema surat Anda dan memberikan detail pendukung untuk subjek tersebut. Anda ingin membuatnya tetap ringkas, dan berkaitan dengan orang dan topiknya. Jadilah teliti tetapi jangan ulangi diri Anda atau lanjutkan tentang detail yang tidak penting.

Selanjutnya, Anda harus meringkas surat Anda. Ringkasan Anda harus menyertakan ucapan terima kasih kepada orang tersebut atas waktu dan pertimbangannya. Jika Anda berencana untuk menindaklanjuti nanti, Anda juga dapat memberikan rincian kapan dan bagaimana Anda akan menghubunginya.

Selesaikan surat profesional Anda dengan penutup, seperti "Hormat" atau "Salam." Jika Anda berencana mengirim surat melalui layanan pos, tanda tangan Anda harus diikuti dengan nama yang Anda ketik. Jika Anda mengirim email, nama yang Anda ketik harus diikuti oleh informasi kontak Anda, yang dapat Anda ketik secara manual atau melakukannya secara otomatis untuk Anda. Berikut cara mengatur tanda tangan email otomatis.