Melacak Proyek Anda Tanpa Grafik Gantt

Gantt chart adalah alat yang fantastis dan sangat berguna untuk melacak dan mengoordinasikan semua langkah kecil yang masuk ke proyek besar, tetapi mereka dapat dengan cepat menjadi luar biasa dan berantakan, terutama bagi orang-orang yang tidak tahu cara membacanya. Cobalah untuk menggunakan bagan Gantt untuk menjelaskan kemajuan Anda kepada klien atau kolega di departemen lain, dan Anda mungkin memiliki banyak tantangan di tangan Anda.

Ini bukan satu-satunya tantangan bagan Gantt yang ada. Data dalam bagan Gantt biasanya memerlukan perangkat lunak khusus untuk melihat dan mengedit, dan mencetaknya hampir selalu merupakan tantangan. Selain itu, kadang-kadang Anda hanya ingin fokus pada bagian kecil dari proyek tanpa kewalahan oleh semua informasi tambahan.

Meskipun Gantt chart adalah satu solusi hebat, mereka bukan satu-satunya. Ketika Anda perlu melihat sampel informasi yang lebih kecil, atau Anda perlu menyajikan versi yang disederhanakan atau bagian dari informasi dalam situasi ketika grafik Gantt tidak praktis, berikut adalah lima alternatif yang bisa Anda gunakan.

Daftar Tugas

Setiap orang di komunitas bisnis harus terbiasa dan nyaman dengan daftar tugas dasar yang harus dilakukan. Faktanya, menjadi terorganisir adalah salah satu keterampilan terbaik bagi seorang manajer proyek.

Daftar tugas membawa daftar tugas ke tingkat berikutnya. Dengan daftar tugas, Anda dapat menambahkan kolom tambahan untuk menunjukkan siapa yang akan menyelesaikan setiap tugas, status tugas, tanggal mulai dan berakhir, dan kemungkinan bahwa tugas akan selesai tepat waktu. Anda bahkan dapat menambahkan kotak centang untuk anggota tim Anda untuk memeriksa karena barang sudah selesai.

Spreadsheet

Bagan yang disederhanakan pada spreadsheet adalah alternatif lain. Anda masih dapat membuat daftar tugas di sepanjang sisi kiri, dan Anda masih dapat menaungi bilah untuk menunjukkan tingkat kemajuan Anda dan perkiraan tanggal mulai dan berakhir untuk tugas-tugas tersebut.

Spreadsheet dapat memakan waktu lama untuk membuat dan memperbarui waktu, jadi Anda tidak akan ingin menggunakannya sebagai solusi manajemen proyek total Anda. Namun, untuk laporan satu kali yang sederhana untuk klien atau manajer, spreadsheet yang disederhanakan dapat secara visual menyusun proyek dengan cara yang

mudah dijelaskan dan dimengerti. Ini juga merupakan pilihan yang baik untuk melacak kemajuan proyek.

Diagram Alir

Diagram alir, atau diagram jaringan, menunjukkan tugas-tugas proyek sesuai urutan yang harus diselesaikan. Diagram alir dapat sesederhana atau serumit yang Anda inginkan. Misalnya, Anda mungkin atau mungkin tidak ingin membuat daftar informasi seperti tanggal awal dan akhir setiap langkah, nomor identifikasi tugas, atau

lokasinya. Ingatlah bahwa menambahkan terlalu banyak informasi dapat membuat bagan ini sulit dibaca.

Sementara banyak orang menemukan diagram alir lebih mudah dibaca dan dipahami daripada bagan Gantt, membuat diagram itu bisa merepotkan. Selain itu, mereka sering tidak sesuai untuk masalah besar dan kompleks. Diagram alir adalah yang terbaik untuk menyajikan proyek-proyek sederhana dengan tugas-tugas yang secara alami berkembang dari satu ke yang lain

yang berikutnya, tetapi tidak boleh digunakan sebagai alat jangka panjang atau untuk proyek yang terlalu rumit.

Papan Kanban

Apakah proyek Anda memiliki sejumlah besar langkah yang tidak harus dilakukan secara berurutan? Apakah Anda memiliki banyak orang yang mengerjakan proyek yang sama atau apakah tugas-tugas sering diperbarui? Jika demikian, Kanban dapat menawarkan solusi ideal untuk Anda. (Cari tahu lebih lanjut tentang bagaimana Kanban bekerja dalam manajemen proyek.)

Dengan papan Kanban, setiap tugas proyek ditulis pada catatan tempel dan ditempatkan di kolom yang sesuai, seperti "untuk dilakukan," "dalam proses" atau "selesai." Ketika setiap tugas selesai, catatan tempel yang sesuai dipindahkan di seluruh papan sampai semua catatan ada di kolom "selesai".

Sistem organisasi ini sangat mudah dipahami dan dimodifikasi dengan cepat, tetapi tidak terlalu portabel, dan Anda harus berhati-hati agar tidak ada catatan yang jatuh dan hilang.

Laporan Status

Gantt chart adalah alat yang sangat baik untuk melacak proyek Anda, tidak harus untuk berkomunikasi. Jika semua yang perlu Anda lakukan adalah mengkomunikasikan kemajuan Anda dengan klien, sponsor proyek Anda atau anggota tim lainnya, laporan status mungkin merupakan pilihan terbaik Anda. Plus, banyak program perangkat lunak manajemen proyek akan membuat laporan status yang disederhanakan dan mudah dipahami hanya dengan beberapa klik mouse, menghemat waktu dan energi Anda yang berharga.

Gantt chart sangat praktis untuk melacak semua tugas yang masuk ke proyek besar, tetapi mereka tidak selalu yang terbaik untuk mengkomunikasikan informasi ini dengan orang lain, terutama mereka yang tidak terbiasa membacanya.

Anda memiliki beberapa alternatif lain. Cobalah sendiri salah satu dari lima alternatif bagan Gantt ini. Anda mungkin akan terkejut betapa banyak waktu yang dapat Anda hemat.