Mengelola yang Tak Terduga di Tempat Kerja

Pepatah "Tidak ada yang berjalan sesuai rencana" sama akuratnya di tempat kerja seperti di tempat lain. Ketika ada masalah, seringkali tanpa peringatan. Jika Anda dapat mencegah kecelakaan ini terjadi di tempat pertama, Anda akan melakukannya. Sementara beberapa masalah ini dapat diprediksi, sebagian besar tidak. Itulah sebabnya penting untuk mengetahui bagaimana dapat mengidentifikasi dan menangani situasi ini segera setelah mereka muncul. Berikut ini beberapa kiat untuk mengelola hal-hal tak terduga di tempat kerja:

1. Harapkan Sesuatu Menjadi Salah, Sekalipun Anda Tidak Tahu Apa

Selalu waspada terhadap masalah. Tidak ada yang ingin menjadi kiamat, tetapi semakin dini Anda mengenali adanya komplikasi, semakin cepat Anda dapat mulai mengambil langkah untuk memperbaikinya. Keterampilan pemecahan masalah yang baik sangat penting ketika berhadapan dengan situasi seperti ini. Mereka termasuk kemampuan Anda untuk mengenali keberadaan masalah dan kemudian mengidentifikasi penyebabnya.

Kecelakaan kecil dapat tumbuh menjadi masalah besar, dan kemudian menjadi krisis yang cukup cepat kecuali tindakan segera diambil. Ketika suatu masalah diabaikan atau tidak dikenali, dari waktu ke waktu, akan menjadi semakin sulit, atau bahkan tidak mungkin, untuk diselesaikan. Peringatan Anda dapat menyelamatkan perusahaan Anda dari kerusakan parah.

2. Jangan Panik

Insting dasar Anda mungkin panik ketika terjadi kesalahan. Adrenalin Anda akan mulai mengalir, yang dapat memacu Anda untuk bertindak. Namun, itu juga akan mengaburkan penilaian Anda. Kemampuan Anda untuk tetap tenang sangat penting bagi keberhasilan Anda dalam mengelola hal-hal yang tidak terduga. Panik menyebabkan kita membuat komplikasi kecil di luar proporsi. Respons emosional ini dapat mengubah sedikit kesalahan menjadi krisis besar di pikiran Anda.

Ambil napas dalam-dalam dan habiskan satu atau dua saat untuk mengevaluasi situasi dan pikirkan apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya. Meskipun Anda harus bereaksi dengan cepat, jangan terburu-buru. Itu hanya akan mengarah pada pengambilan keputusan yang salah informasi dan mengambil tindakan yang tidak membantu.

3. Siapkan Solusi di Muka

Meskipun tidak mungkin untuk merencanakan setiap skenario terburuk, pikirkan strategi untuk menangani hal-hal yang kemungkinan besar salah. Misalnya, jika Anda bertanggung jawab atas konferensi besar yang dihosting organisasi Anda, bersiaplah untuk katering membatalkan pada menit terakhir atau sistem suara rusak. Sehari sebelum acara, konfirmasikan dengan penyedia makanan dan periksa apakah sistem suara berfungsi.

Prioritaskan dengan merencanakan acara yang lebih umum, bukan acara yang mustahil. Jika Anda khawatir tentang banyak hal yang salah, Anda tidak akan dapat melakukan pekerjaan Anda. Sesuaikan rencana Anda karena peristiwa yang tidak mungkin menjadi mungkin. Misalnya, saat Anda tidak memerlukan rencana untuk merespons badai di bulan Januari, Anda memang membutuhkannya di bulan Juli.

4. Gunakan Keterampilan Berpikir Kritis Anda

Selain keterampilan pemecahan masalah yang sangat baik, keterampilan berpikir kritis yang hebat juga penting untuk berhasil mengelola hal-hal yang tidak terduga di tempat kerja. Ambil pendekatan sistematis untuk menyelesaikan baik komplikasi kecil maupun krisis signifikan. Meskipun tindakan cepat sangat penting, luangkan waktu untuk menghasilkan beberapa solusi alternatif. Kemudian evaluasi semuanya sebelum Anda memilih yang Anda pilih adalah yang terbaik. Jika perlu, dapatkan masukan dari tim dan atasan Anda, baik ketika datang dengan solusi yang mungkin dan ketika memilih mana yang akan diterapkan.

5. Simpan Daftar Sumber Daya di ujung jari Anda

Ketika masalah muncul, dan Anda membutuhkan bantuan dari luar untuk menyelesaikannya, daftar penyedia layanan akan terbukti sangat berharga. Kembali ke contoh konferensi dan sedang dipersiapkan untuk membatalkan katering pada menit terakhir, miliki daftar perusahaan lain yang dapat Anda hubungi. Jika Anda memiliki orang yang memperbaiki peralatan audio di daftar kontak Anda, kegagalan sistem suara tidak akan mengganggu konferensi Anda.

Bergantung pada kebutuhan organisasi Anda, termasuk tukang ledeng, tukang listrik, ahli komputer, petugas perbaikan peralatan kantor, katering, dan agen tenaga kerja sementara di daftar kontak Anda. Sebelum menyewa layanan luar, pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari orang yang mengendalikan dompet untuk organisasi Anda. Sesuaikan daftar kontak Anda seperlunya. Tambahkan ketika Anda menemukan penyedia tambahan dan menghapus kontak yang tidak datang untuk Anda atau yang tidak lagi dalam bisnis. Berjejaring dengan kolega Anda, bahkan orang-orang di organisasi lain, untuk rekomendasi dan ulasan.

Respons yang cepat dan terukur terhadap situasi kritis akan mengurangi dampak buruk pada organisasi Anda dan keuntungan utamanya. Bos Anda akan menghargai upaya Anda untuk merespons krisis yang berpotensi merusak.