Cara Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi

Menanggapi permintaan cek referensi adalah bisnis yang rumit. Ketakutan akan pembalasan dan tuntutan hukum membuat banyak majikan tidak merespons sama sekali. Rekomendasi ini akan membantu Anda merespons secara wajar permintaan pengecekan referensi sambil melindungi kepentingan sah perusahaan Anda dan karyawan Anda saat ini.

Ikuti Kebijakan Pemeriksaan Referensi yang Didirikan Perusahaan Anda

Pertama, banyak perusahaan meminta manajer mengirim permintaan referensi tertulis ke Sumber Daya Manusia. Namun, jika referensi manajer positif, Anda dapat menyetujui agar manajer memberikan referensi verbal langsung kepada pemberi kerja.

Apa pun yang dikirim dalam format tertulis harus berasal dari Sumber Daya Manusia, atau staf SDM harus meninjau respons atas konsistensi dan melindungi kepentingan terbaik perusahaan. Format pemeriksaan referensi umum meminta Anda memberikan informasi ini tentang mantan karyawan.

• Jabatan, dan terkadang, tanggung jawab pekerjaan,
• Gaji terakhir,
• Tanggal kerja,
• Berikan daftar periksa yang meminta mantan majikan untuk memeringkat karakteristik seperti "kerja tim" dan "ketergantungan."

Dokumen ini sebaiknya diserahkan kepada Sumber Daya Manusia - setidaknya, minta staf SDM untuk meninjau tanggapan tertulis apa pun yang mungkin Anda pikirkan untuk dikirim. Jangan menjawab pertanyaan yang meminta Anda untuk menilai mantan karyawan secara numerik dalam aspek pekerjaan atau karakteristik pekerjaan mereka.

Peringkat numerik tidak dapat diperbandingkan berdasarkan makna bersama dari definisi istilah tersebut, juga tidak ada arti angka pada skala numerik yang ditentukan pada formulir ini. Oleh karena itu, yang terbaik, itu adalah komunikasi yang cacat. Paling buruk, itu bisa merusak prospek pekerjaan mantan karyawan Anda.

Pastikan Karyawan Memiliki Otorisasi yang Ditandatangani pada File

Kedua, periksa untuk memastikan bahwa tanda tangan mantan karyawan, yang mengesahkan cek referensi ada di dokumen yang dikirim oleh perusahaan yang meminta. Tanpa izin pemberian tanda tangan mantan karyawan, Anda tidak boleh memberikan informasi apa pun tentang karyawan tersebut.

Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi dengan Referensi Positif

Jika manajer dapat, dengan sedikit reservasi, merekomendasikan mantan karyawan, dengan berkonsultasi dengan staf SDM, manajer dapat mengembalikan panggilan ke majikan yang bertanya. Ketika menanggapi panggilan telepon, manajer harus memastikan bahwa tanda tangan karyawan yang mengesahkan cek referensi ada pada Sumber Daya Manusia sebelum mengembalikan panggilan telepon.

Ketika mantan karyawan adalah karyawan yang baik dan meninggalkan perusahaan Anda dengan persyaratan yang baik (mungkin pasangan pindah dan jaraknya tidak dapat diubah), Anda ingin memberikan bantuan kepada mantan karyawan untuk menemukan posisi baru.

Atau, mungkin Anda telah digunakan sebagai referensi oleh seorang karyawan yang melapor kepada Anda pada satu waktu, meskipun tidak baru-baru ini. Jika Anda memiliki komentar positif tentang karyawan tersebut, Anda dapat menanggapi calon pemberi kerja dengan komentar positif yang dapat Anda kontribusikan.

Referensi Periksa Pertanyaan yang Tidak Ingin Anda Sentuh

Jawab hanya pertanyaan yang Anda nyaman menjawab jika Anda menerima permintaan referensi panggilan telepon atau dokumen. Seorang manajer hanya boleh berbicara dengan bidang keterampilan dan pengalaman karyawan tentang yang ia ketahui secara langsung. Ada beberapa pertanyaan yang tidak boleh dijawab oleh manajer:

• Contoh Pertanyaan: Perkirakan apakah mantan karyawan Anda akan berhasil dalam posisi yang mereka pertimbangkan. (Punya bola kristal, siapa pun?) Anda tidak mungkin bisa menjawab pertanyaan ini. Sekalipun posisinya terdengar serupa, Anda tidak dapat memprediksi rekan kerja, budaya perusahaan, hubungan mereka dengan pelanggan atau berbagai faktor yang membantu karyawan berhasil - atau tidak.

  Jawaban yang bagus: Ketika karyawan itu bekerja untuk saya, dalam posisinya bersama perusahaan saya, ia adalah kontributor kuat yang pekerjaannya dihargai.

• Contoh Pertanyaan: Apa kelemahan karyawan?

  Jawaban yang bagus: Dia tidak memiliki kelemahan yang layak disebut yang memengaruhi kemampuannya untuk melakukan pekerjaannya dengan baik ketika dia bekerja untuk saya.

• Contoh Pertanyaan: Mengapa karyawan meninggalkan posisi yang dia laporkan kepada Anda?

  Jawaban Baik: Dia mencari tanggung jawab yang lebih besar dan melengkapi pengetahuannya tentang perusahaan dan produk kita.

  Jawaban Baik: Dia meninggalkan organisasi kami karena alasan pribadi yang penting baginya.

Ini adalah jenis pertanyaan pemeriksaan referensi yang akan ditanyakan oleh majikan potensial jika Anda mengembalikan referensi yang memeriksa panggilan telepon.

Tanggapi Permintaan Referensi Referensi: Tidak Positif

Jika karyawan meninggalkan perusahaan Anda di bawah awan, apakah karyawan itu tidak cocok untuk pekerjaan mereka, karyawan yang tidak berkontribusi karena alasan lain, atau tidak dapat dikelola, merujuk panggilan atau formulir tersebut kepada staf Sumber Daya Manusia untuk mendapat tanggapan standar.

Terkadang ada keadaan yang tidak biasa di sekitar karyawan yang meninggalkan perusahaan Anda. Mungkin seorang karyawan menonton pornografi di komputernya - ya, ia meminta Direktur SDM untuk bertindak sebagai salah satu rujukannya. Mantan karyawan lain mungkin mengancam kekerasan atau melakukan tindak kekerasan saat dipekerjakan oleh perusahaan Anda.

Meskipun mantan karyawan ini jarang akan mendaftarkan perusahaan Anda sebagai referensi, bersiaplah. Panggilan-panggilan ini harus dikirim ke staf SDM untuk mendapatkan respons standar.

Namun, ada peringatan di sini. Bicaralah dengan pengacara Anda sebelum menanggapi cek referensi tentang karyawan yang berpotensi melakukan kekerasan. Jika Anda gagal mengungkapkan perilaku kekerasan kepada majikan potensial, dan mantan karyawan tersebut melakukan tindakan kekerasan saat mempekerjakan majikan baru, perusahaan Anda dapat bertanggung jawab karena tidak mengungkapkan informasi ini. Jadi, tanyakan kepada pengacara Anda dalam keadaan tidak biasa di mana Anda berpisah dengan seorang karyawan.

Ketika Mantan Karyawan Meminta Surat Referensi Umum

Memberi mantan karyawan surat referensi umum tidak dianjurkan. Setelah dokumen ada, itu hidup selamanya. Calon karyawan telah memberikan kantor SDM salinan surat-surat yang 10 dan 20 tahun kedaluwarsa, kadang-kadang nyaris tidak dapat dibaca dari beberapa sesi fotokopi.

Setelah periode waktu tertentu berlalu - Anda tidak tahu menjadi karyawan seperti apa mantan karyawan Anda - kecuali dia adalah pengecualian langka yang tetap berhubungan. Dan, Anda tidak pernah tahu bagaimana karyawan akan menggunakan surat Anda atau bagaimana kata-kata Anda akan ditafsirkan oleh calon pemberi kerja. Adopsi kebijakan yang menyatakan bahwa manajer tidak pernah memberikan surat referensi tertulis yang generik.

Beri tahu mantan karyawan bahwa perusahaan Anda akan dengan senang hati memberikan konfirmasi pekerjaan dari Sumber Daya Manusia kepada pemberi kerja tertentu yang menanyakan langsung.

Pikiran Final tentang Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi

Beberapa karyawan menetapkan tujuan untuk gagal di tempat kerja. Namun, karyawan benar-benar gagal dan perusahaan dan karyawan juga berpisah. Ingatlah ketika Anda diminta untuk referensi bahwa setiap mantan karyawan layak mendapat kesempatan untuk memulai lagi - tidak peduli ketentuan di mana mereka berpisah dari organisasi Anda.

Mungkin mantan karyawan itu tidak cocok dengan posisi yang dipegangnya di perusahaan Anda. Budaya perusahaan Anda mungkin sama sekali tidak cocok dengan kebutuhan karyawan. Karyawan itu mungkin memiliki visi yang berbeda untuk persyaratan pekerjaannya dari yang dimiliki bosnya. Mungkin kehidupan dan pernikahan pribadinya terurai selama masa jabatannya dengan perusahaan Anda.

Anda tidak pernah tahu semua detail dan alasan mengapa karyawan gagal atau pindah. Sangat mudah dengan karyawan berkinerja tinggi yang Anda sesali kehilangan karena pekerjaan yang lebih baik, perpindahan keluarga, atau peluang impian. Lebih sulit dengan pemain marginal.

Jujurlah atau berikan informasi minimal. Jangan melakukan prediksi keberhasilan bola kristal atau memberikan peringkat dan peringkat numerik untuk istilah yang tidak ditentukan. Jika perlu, berikan informasi minimal yang menggambarkan kinerja mantan karyawan. Kapan pun memungkinkan, beri istirahat dan bicaralah dengan calon majikan.

Angka-angka terbaru yang berkaitan dengan pengecekan referensi mengindikasikan bahwa para pengusaha melakukan pengecekan referensi dengan sangat serius belakangan ini. Lebih dari 90 persen pengusaha memeriksa referensi. Kapan pun memungkinkan, beri istirahat mantan karyawan Anda - ketika Anda bisa melakukannya dengan hati nurani yang baik.