Cara Membuat Daftar Pekerjaan: Tips Manajemen

Kita semua telah melakukan daftar tugas. Entah bagaimana, sepertinya tidak pernah ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan semua hal yang ada dalam daftar tugas Anda. Ini adalah sistem yang berfungsi - dan bisa juga untuk Anda.

Daftar Tidak Cukup

Membuat "daftar hal yang harus dilakukan" tidak cukup. Anda harus peringkat mereka. Anda harus tahu tugas mana yang lebih penting sehingga Anda bisa fokus pada tugas itu. Maka Anda harus mengalokasikan sumber daya untuk item-item itu, mengukur kemajuan Anda, dan hadiahi diri Anda sendiri atas keberhasilan Anda.

Peringkat

Daftar semua hal yang harus dilakukan di spreadsheet, meskipun Anda juga bisa melakukannya di atas kertas. Anda juga dapat meletakkannya di komputer atau smartphone Anda, menuliskannya di kalender Anda, atau memasukkannya ke perangkat lunak manajemen waktu.

Langkah pertama adalah daftar semua yang harus Anda lakukan. Kemudian berikan peringkat kepada mereka sehingga Anda dapat fokus pada item-item penting.

Gunakan peringkat A, B, C. Daftar-A adalah hal-hal yang harus saya lakukan hari ini sebelum saya pergi. Daftar-B adalah hal-hal yang perlu Anda selesaikan, tetapi tidak harus hari ini. Akhirnya, daftar-C adalah hal-hal yang perlu Anda temukan segera untuk dilakukan.

Anda mungkin mengetahui dengan cepat bahwa hal-hal pada daftar-C, dan bahkan daftar-B, tidak pernah selesai. Dalam satu posisi Manajer Operasional beberapa tahun yang lalu, saya merasa semakin frustrasi dengan A-list saya. Bukan saja saya tidak melewatinya setiap hari, seperti yang selalu saya lakukan sebelumnya, tetapi A-list terus bertambah. Saat itulah saya menemukan apa yang harus saya lakukan untuk membuat daftar tugas saya bekerja untuk saya, dan saya mengembangkan sistem itu melakukan kerja.

Manajemen waktu

Tidak cukup tahu apa yang penting; apa yang membuat daftar-A. Saya juga perlu tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa banyak waktu yang harus saya curahkan untuk mereka. Saya menambahkan kolom ke daftar tugas saya dengan perkiraan waktu yang harus diambil setiap tugas dan kolom yang berdekatan dengan total kumulatif.

Kemudian saya melakukan studi waktu yang sederhana. Ketika saya melakukan setiap tugas, saya menuliskan apa yang saya lakukan dan waktu mulai dan berakhir. Saya terus melacak sepanjang hari. Kemudian saya mengulanginya beberapa minggu kemudian pada hari yang berbeda. Itu bukan survei yang lengkap dengan cara apa pun, tapi itu memberi saya beberapa wawasan. Sebagai Manajer Operasi, sebagian besar hari saya dihabiskan dengan gangguan - berurusan dengan peristiwa yang terjadi, krisis yang muncul, atau masalah yang harus diselesaikan. Rata-rata gangguan ini menghabiskan empat jam sehari. Karena saya biasanya bekerja sepuluh jam sehari, itu membuat saya enam jam sehari untuk hal-hal yang harus saya lakukan.

Setiap malam, sebelum saya meninggalkan kantor, saya akan memperbarui daftar tugas saya. Saya akan menghapus hal-hal yang telah saya selesaikan, didelegasikan, atau diturunkan peringkatnya, tambahkan hal-hal baru yang muncul, atur ulang prioritas untuk mendapatkan tugas paling penting di atas, dan tetapkan perkiraan waktu untuk masing-masing. Lalu aku turun daftar ke tanda enam jam dan menggambar garis. Itu menjadi target saya untuk hari berikutnya.

Hadiahi diri Anda sendiri

Paling sering, garis itu jatuh di suatu tempat di daftar-A saya. Jarang ada di dekat bagian bawah. Namun, itulah tujuan saya. Jika saya berhasil atau gagal, saya pulang dengan perasaan seperti hari yang produktif dan sukses. Alih-alih menyalahkan diri sendiri atas hal-hal yang tidak dapat saya lakukan, saya mengakui keberhasilan saya dalam memenuhi atau mengalahkan tujuan saya. Keesokan harinya, saya harus memulai dari awal lagi dan meraih tujuan baru, tetapi saya melakukannya dari perspektif membangun kesuksesan sebelumnya, bukan dari frustrasi karena terus-menerus melakukan lebih banyak daripada yang sempat saya capai.

Anda Membutuhkan Sistem

Untuk menjadi sukses, Anda harus mengembangkan sistem untuk mengatur waktu Anda sehingga Anda bisa menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang Anda miliki. Jika garis target Anda pada daftar pekerjaan harus selalu di dekat bagian atas, bos Anda akan mulai mencari orang lain yang dapat bekerja sedikit lebih jauh dalam daftar setiap hari. Di bawah, periksa beberapa sumber daya untuk membantu Anda melakukan pekerjaan manajemen waktu yang lebih baik.

Kelola Masalah Ini

Buat daftar tugas yang harus Anda lakukan. Prioritaskan yang penting, bukan hanya mendesak. Rencanakan apa yang harus dicapai setiap hari. Bekerja menuju rencana itu. Hadiahi diri Anda ketika Anda memenuhi atau mengalahkan tujuan Anda.