Dapatkan Dukungan Kepemimpinan Eksekutif dalam Manajemen Proyek

Manajer Proyek memiliki pekerjaan yang sulit. Dengan sifat peran mereka, mereka memikul tanggung jawab untuk membentuk tim yang efektif untuk mengejar dan berhasil dengan inisiatif baru. Karena proyek mencakup semua pekerjaan yang dilakukan di perusahaan, termasuk inisiatif sementara dan unik serta rutinitas operasi sehari-hari, setiap proyek adalah petualangan baru.

Tambahkan dalam kenyataan bahwa proyek adalah cara kami berinovasi; bagaimana kita mengeksekusi pada strategi dan bagaimana kita membangun infrastruktur dan kemampuan organisasi kita, jelas bahwa para pemimpin senior harus melakukan segala daya mereka untuk mendukung manajer proyek perusahaan mereka.

Salah satu faktor terpenting yang mempromosikan keberhasilan proyek adalah keberadaan sponsor eksekutif yang efektif dan terlibat. Posisi ini telah lama dikaitkan dengan keberhasilan proyek dalam studi industri, namun tinjauan literatur yang menggambarkan praktik aktual seputar sponsor menunjukkan bahwa kita masih harus menempuh jalan panjang untuk melembagakan keberadaan dan praktik peran sponsor dalam organisasi kita. Sedikit konteks sesuai. Pertama, mari kita tinjau tanggung jawab utama sponsor.

Tanggung Jawab Utama dari Sponsor Eksekutif Proyek

• Mengemban tanggung jawab untuk hasil suatu proyek. (Poin ini sering digambarkan sebagai tanggung jawab bersama dengan manajer proyek.)
• Menyewa proyek dan memberi wewenang pada manajer proyek dan anggota tim inti.
• Mendukung tim proyek untuk sumber daya dan visibilitas.
• Pastikan kehadiran dan dukungan nilai-nilai tim yang efektif, termasuk akuntabilitas dan transparansi.
• Dukung tim dalam menghadapi kesulitan yang luar biasa.
• Latih manajer proyek.
• Pertahankan tim proyek terhadap gangguan organisasi.

Yang Terjadi Ketika Sponsor Eksekutif Tidak Ada Gambar

Dengan tidak adanya sponsor eksekutif yang mendukung, semua tanggung jawab di atas jatuh ke manajer proyek yang sudah kelebihan beban, yang biasanya tidak memiliki bandwidth dan bobot politik untuk memenuhi tugas-tugas ini. Kurangnya sponsor yang efektif meningkatkan risiko masalah proyek, termasuk tetapi tidak terbatas pada: kegagalan, kinerja suboptimal terhadap waktu, target biaya dan kualitas dan peningkatan gejolak tim.

Secara sederhana, kehadiran sponsor eksekutif yang efektif adalah pembuat perbedaan yang positif untuk pekerjaan kompleks untuk membawa inisiatif sementara dan unik kami yang paling penting ke kesimpulan yang sukses. Mengingat pentingnya peran tersebut, mungkin masuk akal untuk mengasumsikan bahwa sebagian besar organisasi menganggap pekerjaan mereka dengan sponsor eksekutif dengan serius. Sayangnya, sedikit waktu yang dihabiskan di dunia nyata menyarankan sebaliknya.

Sekilas tentang Bagaimana Organisasi Kita Memperlakukan Peran Sponsor Eksekutif

Sebagai instruktur manajemen lulusan dalam manajemen proyek, saya memiliki keberuntungan untuk secara teratur belajar tentang praktik manajemen proyek dari majikan siswa saya di area metropolitan utama. Dari perusahaan-perusahaan Fortune 100 hingga perusahaan-perusahaan kecil yang baru berdiri, wirausaha, dan nirlaba, organisasi-organisasi yang diwakili adalah bagian lintas ekonomi kita.

Meskipun masuk akal untuk mengharapkan di era ini di mana praktik manajemen proyek mapan bahwa sebagian besar perusahaan akan menampilkan praktik matang di sekitar peran sponsor eksekutif, dalam kenyataannya, situasinya justru sebaliknya. Beberapa temuan non-ilmiah dari survei informal tahunan mahasiswa MBA tentang peran sponsor eksekutif di perusahaan mereka:

• Rata-rata, lebih dari lima puluh persen siswa menggambarkan perusahaan mereka tidak memiliki praktik formal seputar sponsor eksekutif.
• Beberapa perusahaan memiliki pelatihan formal atau deskripsi standar untuk peran dan tanggung jawab sponsor.
• Saya belum memiliki satu laporan siswa bahwa perusahaannya memberikan pelatihan untuk sponsor eksekutif mereka.
• Ada sedikit kesepakatan yang konsisten tentang akuntabilitas sponsor untuk keberhasilan proyek.
• Ketika para siswa mewawancarai manajer proyek di perusahaan mereka tentang kepuasan mereka dengan kinerja dan dukungan sponsor mereka, mayoritas dari mereka yang disurvei menyatakan frustrasi.

Tinjauan survei yang lebih formal dari asosiasi industri dan perusahaan konsultan swasta memperkuat validitas umum dari input dari siswa saya. Dan sementara keadaan saat ini dalam praktik pemberian sponsor eksekutif dapat meninggalkan ruang untuk perbaikan, manajer proyek tidak punya pilihan selain terus bergerak maju dengan inisiatif mereka. Namun, ada beberapa langkah yang dapat diambil manajer proyek untuk merekrut dukungan eksekutif yang sangat dibutuhkan.

Cara Mendapatkan Dukungan Eksekutif untuk Proyek Anda

1. Rekrut sponsor. Jika proyek Anda memiliki implikasi strategis bagi perusahaan Anda, baik secara langsung untuk pelanggan atau tidak langsung dengan mengaktifkan kegiatan internal yang lebih efisien dan efektif dalam mendukung pelanggan, Anda harus merekrut sponsor. Bekerja secara langsung dengan manajer laporan Anda atau kepala Kantor Manajemen Proyek Anda untuk memperkuat pentingnya proyek dan meminta bantuan. Tekankan peran dan tanggung jawab sponsor seperti yang diidentifikasi di atas, dan arahkan ke penelitian industri yang menghubungkan keberhasilan proyek dan sponsor yang efektif.

1. Latih sponsor Anda. Tekankan peran sebagai strategis, bukan taktis atau sebagai boneka. Sebagian besar eksekutif datang ke peran sponsor tanpa pelatihan formal atau bahkan konteks untuk tanggung jawab mereka. Sementara Anda berada dalam peran yang agak canggung dalam melatih seorang eksekutif, sebagian besar dari orang-orang ini akan menghargai konteks dan panduan Anda. Masalah akuntabilitas, penguatan nilai-nilai, dan perlindungan tim harus menjadi fokus utama Anda saat bergabung dengan sponsor eksekutif Anda.
2. Terlibat secara aktif dan melibatkan sponsor Anda. Hubungan manajer proyek / sponsor sponsor terbaik sangat interaktif. Penting bagi kedua pihak untuk membuat protokol komunikasi yang jelas untuk memperbarui kegiatan proyek serta menandai dan menanggapi keadaan darurat. Manajer proyek harus mendorong sponsor eksekutif untuk menghadiri pertemuan status atau tim dari waktu ke waktu untuk menunjukkan minat yang tulus, dan untuk melayani sebagai pemandu sorak aktif bagi organisasi untuk keberhasilan tim.

1. Mintalah dukungan pembinaan dari sponsor Anda. Itu selalu membantu untuk memiliki seseorang dengan pengalaman lebih dari yang Anda amati dan tawarkan umpan balik yang konstruktif dan positif dan pelatihan pada kinerja Anda. Biarkan sponsor Anda tahu bahwa Anda menyambut masukan ini dalam dorongan Anda untuk meningkatkan, dan ketika diterima, terima anggun.
2. Manfaatkan sponsor dengan cermat untuk masalah besar. Berhati-hatilah untuk tidak melihat atau memperlakukan sponsor Anda terlalu banyak pada masalah taktis. Penggunaan tertinggi dan terbaik sponsor Anda adalah untuk membantu sumber daya yang aman; melayani sebagai juru bicara untuk tim proyek ke grup manajemen yang lebih luas dan membantu Anda memperkuat nilai-nilai tim yang penting. Ada tindakan penyeimbangan yang harus dihormati manajer proyek ketika mempertimbangkan untuk menarik sponsor ke dalam kegiatan tim.

Garis bawah

Peran sponsor eksekutif adalah salah satu bagian penting dari teka-teki kesuksesan untuk inisiatif proyek. Manajer proyek yang sukses memahami betapa pentingnya peran ini dan bekerja untuk mendapatkan dukungan eksekutif pada tingkat dan intensitas yang tepat. Jika peran sponsor tidak ada atau tidak jelas, bawalah diri Anda untuk merekrut dan melatih sponsor eksekutif Anda untuk mendukung Anda, tim Anda, dan perusahaan Anda untuk sukses.