Dasar-dasar Indikator Kinerja Utama

Indikator kinerja utama (KPI) adalah nilai yang digunakan untuk memantau dan mengukur efektivitas. Meskipun beberapa, seperti margin laba bersih, hampir universal dalam bisnis, sebagian besar industri memiliki indikator kinerja utama mereka sendiri juga.

Beberapa Contoh KPI

KPI secara intrinsik terkait dengan tujuan strategis perusahaan, Manajer menggunakan indikator untuk menilai apakah mereka tepat sasaran saat mereka bekerja menuju tujuan tersebut.

• Tim penjualan dapat melacak pendapatan baru, total pendapatan, penangkapan pelanggan baru, ukuran rata-rata transaksi, dan ukuran pipa saluran untuk menilai kemajuan menuju target pendapatan perusahaan.
• Tim dukungan pelanggan dapat mengukur waktu tunggu rata-rata untuk pelanggan dan persentase panggilan yang menghasilkan peringkat survei pasca-panggilan yang positif.
• Kelompok pemasaran melihat kontribusi dari penjualan yang dihasilkan mengarah pemasaran ke total pendapatan dari waktu ke waktu.
• Area produksi bisnis mengukur efisiensi proses dan berbagai metrik kualitas.

• Departemen sumber daya manusia mengukur pergantian karyawan di antara metrik terkait lainnya.

Manajer dan pemangku kepentingan utama memantau indikator-indikator ini dari waktu ke waktu dan menyesuaikan rencana dan program untuk meningkatkan KPI dalam mendukung tujuan strategis perusahaan.

Indikator Terkemuka dan Tertinggal

Mengembangkan indikator kinerja adalah seni dan sains. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang secara bermakna dapat mengkomunikasikan pencapaian tujuan-tujuan utama.

• Indikator yang tertinggal mengukur kinerja di masa lalu. Metrik keuangan adalah contoh klasik. Seperti yang diperingatkan oleh penafian standar, kinerja masa lalu tidak menjamin pengembalian di masa mendatang.
• Indikator utama berisi panduan tentang hasil di masa depan. Misalnya, peningkatan pesanan untuk suku cadang mobil menunjukkan kenaikan dalam produksi dan penjualan mobil baru dalam waktu dekat.

Di sebagian besar bisnis, tujuannya adalah memiliki keseimbangan yang tepat antara KPI terkemuka dan tertinggal.

Empat Tantangan

Tidak mudah untuk mengembangkan serangkaian indikator kinerja berkualitas tinggi. Manajer dan pakar fungsional bekerja bersama untuk berdebat dan mempertimbangkan serangkaian tindakan yang tepat dan kepentingan relatifnya - dan ada jebakan.

1. Jika strategi dan tujuan utama perusahaan tidak jelas, indikatornya cenderung berfokus secara eksklusif pada hasil keuangan. Ketergantungan yang berlebihan pada indikator keuangan mengarah pada pandangan yang tidak seimbang dan tidak lengkap tentang kesehatan bisnis.
2. Ukuran yang dianggap penting oleh satu area bisnis mungkin tidak dianggap penting oleh orang lain.
3. Jika kompensasi dikaitkan dengan target utama indikator kinerja, konflik kepentingan dan bias yang cukup besar dimasukkan ke dalam proses.
4. Indikator pengukuran dan pelaporan yang akurat mungkin sulit atau tidak mungkin jika sistem pelaporan internal untuk mendukungnya tidak ada.

Proses yang sehat untuk mengidentifikasi dan menerapkan indikator kinerja utama mencakup persyaratan bahwa manajer dan kontributor lainnya secara teratur meninjau kembali dan merevisi langkah-langkah tersebut. Proses penyesuaian ini membutuhkan waktu dan ketekunan dari semua pihak.

Merancang KPI

Saat memilih KPI mana yang akan menawarkan wawasan bisnis paling berharga, ajukan beberapa pertanyaan untuk tetap fokus:

• Apakah KPI ini berasal dari strategi yang valid?
• Apakah mereka mudah dimengerti?
• Apakah mereka relevan, bukan hanya sekarang, tetapi seiring waktu juga?
• Apakah mereka didefinisikan dengan jelas?
• Apakah mereka mencerminkan proses bisnis secara akurat?
• Apakah mereka melibatkan faktor atau jumlah yang dapat sepenuhnya dikendalikan atau dipengaruhi bisnis?
• Apakah mereka fokus pada peningkatan?
• Apakah mereka menawarkan umpan balik cepat?

KPI lebih berguna ketika mereka mengungkapkan tren dari waktu ke waktu, daripada mengambil satu KPI secara terpisah. Menjaga mereka tepat, sederhana, dan relevan dapat menghargai bisnis dengan wawasan dan panduan yang bermanfaat.

Penggunaan KPI yang Tepat

Program KPI yang dikembangkan dan diimplementasikan dengan benar menggabungkan proses peninjauan berkala di mana manajer dan pemangku kepentingan lainnya menilai makna hasil. Tidak peduli seberapa positif suatu indikator, indikator tersebut perlu dianalisis dan dinilai untuk mengulang atau bahkan memperkuat kinerja.

Tidak ada nomor KPI tunggal yang berdiri sendiri yang menjelaskan bagaimana hal itu terjadi atau bagaimana cara meningkatkannya. Namun, satu set KPI yang terdefinisi dengan baik dapat mencakup angka-angka yang menunjukkan ke mana kondisi memburuk dan bagaimana mereka dapat ditingkatkan. Berbekal wawasan ini, anggota tim dapat mengambil tindakan untuk memperkuat indikator utama dan mendorong hasil yang lebih baik di masa depan.

Cara sederhana untuk memeriksa apakah KPI dapat digunakan dengan benar atau menawarkan data yang bermakna adalah dengan memasukkannya ke dalam PINTAR filter. Setiap KPI harus memiliki:

• SEBUAH Spesifik objektif
• Jalan ke Mengukur kemajuan tujuan
• Dapat dicapai, tujuan yang realistis
• Relevansi untuk bisnis
• SEBUAH Jangka waktu itu masuk akal bagi perusahaan

Garis bawah

KPI sangat mirip instrumen yang mengukur suhu dan tekanan barometrik. Mengetahui bahwa suhu naik atau turun mungkin menarik, tetapi yang lebih penting adalah mengetahui apakah badai akan segera terjadi. KPI bekerja bersama untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap.