Apa yang Seharusnya Tidak Dimiliki Pengusaha dalam File Personil

Pengusaha tidak boleh menempatkan barang-barang tertentu dalam catatan personalia umum Anda. Isi dari file dan catatan personel karyawan Anda pada umumnya dapat diakses oleh staf Sumber Daya Manusia, karyawan, dan manajer atau penyelia karyawan, di beberapa perusahaan.

Di tempat lain, akses terbatas untuk staf SDM dan karyawan dapat meminta akses ke catatan mereka. Pengacara juga dapat memanggil isi catatan personel untuk tuntutan hukum dan pengaduan Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (EEOC). Seorang mantan karyawan juga dapat meminta salinan catatan personelnya.

Praktik terbaik membuat file personel hanya dapat diakses oleh anggota staf Sumber Daya Manusia. Anda harus menyimpan file personel dalam keadaan terkunci dan terkunci di area penyimpanan yang membuatnya tidak dapat diakses oleh karyawan lain.

Dengan semua potensi penggunaan ini dan potensi pemirsa dari catatan karyawan Anda, seorang majikan harus berhati-hati untuk menjaga dokumentasi faktual dan tidak memihak dari riwayat pekerjaan karyawan dalam catatan karyawan Anda.

Konsekuensinya, Anda akan ingin menerapkan pedoman umum ini ke dokumentasi yang Anda simpan dalam catatan personel organisasi Anda.

Pedoman untuk Isi File Personil Pegawai

Informasi dalam catatan personalia harus faktual.

Pendapat atau pendapat staf Sumber Daya Manusia; catatan acak; gosip; rumor tidak berdasar; pertanyaan, laporan, atau tuduhan tattletale dari karyawan lain yang belum dijelajahi; tuduhan tidak dikejar, diselidiki, dan disimpulkan; dan informasi, komentar, atau catatan non-faktual lainnya harus dikeluarkan dari arsip personalia karyawan.

Salah satu contoh terburuk dari komentar ofensif yang ditemukan oleh manajer SDM dalam catatan karyawan, melibatkan catatan wawancara manajer perekrutan. Satu menyatakan: "Mungkin terlalu gemuk untuk naik dan turun tangga sesuai kebutuhan." Bayangkan karyawan, pengacara, dan bahkan karyawan masa depan dan pengawas membaca komentar seperti ini.

Di perusahaan lain, manajer itu menemukan catatan yang tidak terbukti bahwa manajer dan orang lain telah menempatkannya dalam arsip karyawan seperti, "Mary marah karena dia tidak mendapat kenaikan gaji. Dia memperlambat pekerjaannya dengan sengaja untuk membalas dendam dengan manajernya." Lihat masalahnya?

Catatan personel harus ditetapkan dengan cermat ke lokasi file yang sesuai.

Tentukan protokol untuk catatan personel perusahaan Anda berdasarkan undang-undang negara bagian dan Federal, undang-undang ketenagakerjaan seperti Portabilitas Asuransi Kesehatan dan Akuntabilitas Act of 1996 (HIPAA), dan praktik terbaik pemberi kerja.

Kemudian, tetap dengan protokol. Anda tidak ingin menemukan alasan dokter acak dimasukkan ke dalam file personel ketika mereka berada dalam file medis. Anda juga tidak ingin alasan dan pembenaran untuk promosi karyawan dalam file penggajian.

Anda juga tidak ingin catatan keputusan perekrutan yang melibatkan pemeriksaan latar belakang atau catatan dari diskusi dengan mantan majikan dalam file personalia.

Pengawas, manajer, dan karyawan lain yang menempatkan dokumentasi dalam catatan personalia perlu pelatihan.

Siapa pun yang memiliki akses dan dapat menempatkan dokumen dalam file pegawai perlu pelatihan untuk menulis dokumentasi dengan tepat.

Menyatakan teguran karyawan bahwa karyawan itu adalah deadbeat total tidak akan memenangkan hadiah catatan personil Anda. Tetapi, pengawas yang tidak terlatih diketahui menulis pernyataan serupa dan menempatkannya dalam arsip pegawai.

Lebih baik lagi, batasi akses ke file ke staf SDM Anda yang bertanggung jawab atas catatan dan tahu apa yang harus dan tidak boleh ditempatkan dalam file personel.

Seimbangkan informasi yang Anda tempatkan dalam catatan personalia.

Sertakan aspek positif dan negatif dari riwayat pekerjaan karyawan. Terlalu sering, catatan personel menekankan setiap kejadian negatif dan kehilangan komponen positif yang dialami setiap karyawan. Pikirkan kenaikan gaji, promosi, hadiah keunggulan, dan salinan pujian dan catatan terima kasih.

Kenali perbedaan antara catatan pribadi penyelia tentang staf pelaporan mereka dan catatan personil resmi perusahaan.

Catatan pengawas yang digunakan untuk peningkatan kinerja, untuk melacak proyek dan penyelesaian tujuan, dan untuk secara adil menentukan kenaikan gaji dan rencana pengembangan kinerja, misalnya, termasuk dalam file pribadi pengawas, bukan dalam catatan personalia resmi perusahaan.

Kenali juga, perlunya melatih pengawas tentang cara membuat catatan dan memelihara dokumentasi dalam file manajemen mereka. Kriteria fakta yang sama, bukan opini, dan contoh spesifik, bukan kabar angin, berlaku untuk catatan pribadi.

Catatan pribadi pengawas dapat dipanggil dalam kasus gugatan, sehingga kehati-hatian direkomendasikan bahkan untuk catatan pribadi. Praktek pengawas menyimpan salinan catatan yang ada dalam file pegawai resmi dalam file manajemen mereka tidak dianjurkan.

Menyewa dokumentasi dan catatan wawancara menyajikan sedikit kebingungan.

Praktik terbaik adalah menjaga file terpisah untuk setiap posisi yang Anda isi yang mencakup semua dokumentasi yang terkait dengan mengisi posisi itu dari pekerjaan posting ke cek referensi. Resume, surat pengantar, dan aplikasi milik pelamar termasuk dalam file ini kecuali Anda harus memindahkan aplikasi karyawan yang direkrut ke file personel karyawan.

File ini memiliki daftar periksa dan formulir resmi yang berupaya keras untuk mewakili kualifikasi calon karyawan yang tidak bias dan mendukung keputusan Anda untuk merekrut kandidat yang paling memenuhi syarat. Pendapat manajer catatan dan catatan yang diambil selama proses perekrutan tidak termasuk dalam file ini.

Sumber Daya Manusia dapat mengumpulkan catatan-catatan ini untuk memelihara dokumentasi lengkap tentang keputusan kepegawaian, tetapi mereka tidak termasuk dalam catatan personalia.

Dokumentasi faktual tentang keputusan ketenagakerjaan.

Dokumentasi ini mencakup keputusan seperti promosi, pemindahan ke peluang lateral, dan kenaikan gaji dan mereka termasuk dalam catatan personel. Pendapat supervisor atau SDM tentang karyawan tidak. Dokumentasi tindakan disipliner resmi seperti peringatan tertulis juga termasuk dalam file personalia karyawan.

Contoh Khusus Dokumentasi yang Tidak Harus Ada dalam Catatan Personil

Informasi berikut tidak boleh ditempatkan dalam catatan personel. Dokumentasi mungkin memerlukan file terpisah, dapat diklasifikasikan sebagai catatan pengawasan atau manajemen, atau tidak boleh disimpan sama sekali oleh pemberi kerja.

• Setiap informasi medis termasuk dalam file medis.
• Informasi penggajian termasuk dalam file penggajian.
• Dokumen yang menyertakan nomor jaminan sosial karyawan atau informasi tentang klasifikasi yang dilindungi karyawan seperti usia, ras, jenis kelamin, asal kebangsaan, cacat, status perkawinan, kepercayaan agama, dan sebagainya tidak boleh disimpan dalam file personel.
• Dokumentasi pengawasan untuk tujuan mengelola pekerjaan karyawan, menetapkan tujuan, umpan balik yang disediakan dan sebagainya harus diajukan dalam folder pribadi, penyelia, atau milik manajer.
• Bahan investigasi termasuk keluhan karyawan, wawancara saksi, wawancara karyawan, temuan, rekomendasi pengacara, dan resolusi, ditambah tindak lanjut untuk memastikan tidak ada pembalasan, harus berada dalam file investigasi yang terpisah dari catatan personel.
• Mengarsipkan formulir I-9 karyawan dalam file atau lokasi I-9, jauh dari catatan pegawai.
• Tempatkan pemeriksaan latar belakang termasuk riwayat kriminal, laporan kredit, dan sebagainya, dan hasil pengujian obat dalam file terpisah yang tidak dapat diakses oleh pengawas, manajer, dan karyawan. SHRM merekomendasikan file terpisah ini atau merekomendasikan bahwa informasi ini juga dapat diajukan dalam file medis karyawan.
• Catatan Kesetaraan Kesempatan Karyawan seperti formulir identifikasi diri dan laporan pemerintah tidak boleh disimpan dalam file personel atau di mana pun supervisor memiliki akses.

Jika Anda mengikuti panduan ini, organisasi Anda secara efektif menyimpan catatan pekerjaan dan fakta kepegawaian yang faktual dan dapat didukung di lokasi yang sesuai.

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.