Bagaimana Staf SDM Harus Memikirkan Masalah Setiap Hari

Pertanyaan karyawan tampaknya sederhana, mudah, dan harus mudah dijawab. Kanan? Tidak jika pekerjaan Anda di Sumber Daya Manusia. Bahkan pertanyaan karyawan yang paling sederhana menimbulkan tanda bahaya yang tak terhitung jumlahnya untuk tim SDM majikan. Sekali lagi, Anda berjalan di jalan bercabang lima itu. Bagaimana Anda memuaskan kelima pemangku kepentingan sambil memperlakukan karyawan saat ini secara adil?

Apa yang terbaik untuk majikan? Apa yang terbaik untuk karyawan? Apa yang legal atau disyaratkan oleh agen pemerintah? Apa yang menjadi preseden untuk keputusan di masa depan tentang dan perlakuan yang adil terhadap karyawan? Keputusan apa yang akan membuat Anda digugat dengan semua biaya dan kejengkelan yang terjadi bersamaan?

Anda tidak dapat membuat keputusan kecuali keputusan itu memuaskan kelima pemangku kepentingan - sampai taraf tertentu. Apakah benar-benar mengherankan bahwa kadang-kadang pemangku kepentingan karyawanlah yang menderita? Begini cara Sumber Daya Manusia orang untuk berpikir dan membuat keputusan untuk menjawab pertanyaan karyawan. Mari kita gunakan modifikasi kebijakan perjalanan pameran dagang perusahaan ini sebagai contoh.

Bagaimana SDM Berpikir, Membuat Keputusan, dan Menjawab Pertanyaan

Pertanyaan yang diberikan oleh pembaca sepertinya cukup sederhana. Seorang karyawan, yang melakukan perjalanan bisnis perusahaan untuk berdagang pertunjukan dan acara klien lainnya, ingin memperpanjang waktunya di kota acara dengan menggunakan waktu liburan. Tidak masalah.

Tidak masalah, sampai HR memberi tahu dia bagaimana hari-hari akan dibebankan terhadap waktu liburannya yang dibayar. Dengan simpati pada SDM dan karyawan, beginilah cara SDM harus berpikir dan membuat keputusan.

Karyawan itu pergi pada hari Minggu ke pameran dagang. (Tidak ada masalah dengan waktu perjalanan ini; perusahaan, berdasarkan kebijakan, yang dipahami oleh semua karyawan, tidak membayar waktu perjalanan akhir pekan untuk karyawan yang dikecualikan.) Karyawan bekerja pada hari Senin hingga Rabu di pameran dagang dan ingin memulai penggunaan hari libur setelah acara.

Oke, kata manajer SDM, Kamis dan Jumat adalah hari libur. Tidak, jawab karyawan itu, pada hari Kamis, saya biasanya akan melakukan perjalanan kembali ke perusahaan; karena hari itu akan dibayar sebagai bagian dari minggu kerja normal saya, tidak adil untuk membuat saya mengambil hari liburan untuk menutup hari Kamis. Apakah kau setuju dengan saya?

Pemikiran SDM dan Pengambilan Keputusan Mulai Bergulir

Oke, kata manajer SDM, yang kecenderungan pertamanya adalah mengenakan biaya pada hari Kamis sebagai hari libur karena karyawan tersebut, pada kenyataannya, tidak menggunakan hari itu untuk melakukan perjalanan kembali ke perusahaan. Personel SDM, dengan tepat, tidak mau harus membuat keputusan waktu istirahat karyawan berdasarkan kasus per kasus, untuk karyawan yang menghadiri acara yang disponsori perusahaan.

Memeriksa dengan beberapa CEO dan personel SDM lainnya, kedua keputusan tersebut memiliki pendukung. Jika karyawan diharapkan kembali dari konferensi pada hari Rabu dan bekerja pada hari Kamis, maka hari Kamis harus menjadi hari libur.

Jika Kamis biasanya menjadi hari perjalanan, itu akan dihitung sebagai hari kerja, bukan sebagai hari libur. Dalam keadaan normal, dia tetap akan melakukan perjalanan kembali dan perusahaan tidak boleh menghukumnya karena dia memperpanjang masa tinggalnya dengan liburan.

Tapi, dia memilih untuk tidak melakukan perjalanan kembali tetapi pergi berlibur, kata para pembangkang. Itu bukan masalah perusahaan dan kami hanya membayar waktu perjalanan jika karyawan menggunakan hari kerja untuk melakukan perjalanan kembali. Karena kami tidak membayar waktu perjalanan pada akhir pekan dan tidak ada yang namanya hari perjalanan, karyawan hanya boleh dibayar jika mereka bekerja.

Plus, biasanya seorang karyawan, kecuali ia ditugaskan ke stadion teardown, akan diharapkan untuk melakukan perjalanan kembali pada hari Rabu dan melapor untuk bekerja pada hari Kamis.Dia bisa mengatur untuk datang terlambat dengan manajernya jika penerbangannya merah.

Dalam hal itu, tanpa pertanyaan, Kamis harus dibebankan sebagai hari libur. Tapi, apa yang sudah dilakukan di perusahaan? Apakah karyawan diharapkan melakukan perjalanan kembali pada hari Rabu, jika mungkin, atau Kamis adalah hari perjalanan normal untuk kembali.

Sebagian besar karyawan ingin kembali ke rumah dan bekerja sesegera mungkin. Jadi, mereka melakukan perjalanan pulang pada hari Rabu jika penerbangan mungkin dilakukan, daripada menghabiskan malam nongkrong sendiri di kota aneh tanpa ada yang bisa dilakukan.

Ini juga pertanyaan sektor swasta versus pegawai negeri. Jika Anda adalah karyawan sektor publik, sering kali bekerja di bawah kondisi negosiasi kontrak serikat yang dinegosiasikan, Anda mengharapkan pertimbangan seperti pembayaran untuk setiap menit saat Anda bekerja. Jika tidak dalam kompensasi langsung, seorang karyawan sektor publik mengharapkan waktu untuk jam kerja dan diharapkan akan dibayar untuk perjalanan di akhir pekan juga.

Pemikiran ini merupakan kutukan bagi majikan sektor swasta yang mengharapkan karyawan yang dikecualikan untuk menyelesaikan pekerjaan dan mencapai tujuan. Bahkan, berpikir seperti karyawan per jam akan menghambat karier Anda dan membuat Anda kurang dihargai sebagai karyawan. Berikut adalah beberapa pemikiran sebelumnya tentang kompensasi karyawan untuk waktu perjalanan.

Jika karyawan tersebut adalah karyawan per jam atau tidak ada yang dibayar, pengusaha harus memperhitungkan waktu perjalanan yang dibayar, ditambah jam kerja di pameran dagang. Ketika seorang karyawan memenuhi syarat untuk lembur, peraturan ini berlaku bahkan di jalan.

(Ini adalah salah satu teori tentang mengapa tidak ada karyawan yang begitu jarang diminta untuk melakukan perjalanan untuk acara dan pelatihan pelanggan. Peraturan pemerintah membuat biaya kehadiran mereka menjadi penghalang - atau setidaknya - menyulitkan di belakang untuk memperhitungkan dan membayar oleh pemberi kerja. Dan, sebanyak aturan ini dapat menghambat pemanfaatan dan pertumbuhan karir karyawan setiap jam, simpati SDM ada pada pemberi kerja.)

Pertimbangan untuk Keputusan SDM tentang Kebijakan Pameran Dagang

Masalah selanjutnya yang perlu dipertimbangkan HR, dalam hal ini, adalah bahwa banyak karyawan sering bepergian untuk pameran dagang dan acara perusahaan lainnya. Keputusan yang dibuat, dalam hal ini, memiliki konsekuensi yang luas bagi pemberi kerja dan keputusan tentang permintaan karyawan lainnya di masa depan.

Apakah SDM benar-benar ingin membuat keputusan berdasarkan kasus per kasus? Pada titik apa pekerjaan berakhir dan liburan dimulai? Ketika pameran dagang berakhir pada pukul 4 sore di hari Rabu?

Kapan pesawat terakhir berangkat ke kota asal karyawan pada Rabu malam? Bagaimana jika tidak ada pesawat pada hari Rabu? Berapa banyak dokumentasi dan penelitian yang harus HR butuhkan di masa depan dari karyawan lain untuk memastikan bahwa keputusan akuntansi cuti perusahaan konsisten dan adil?

Pada titik tertentu, SDM harus menentukan bahwa keputusan yang mengizinkan karyawan ini menggunakan Kamis karena hari libur memiliki terlalu banyak konsekuensi untuk permintaan serupa di masa mendatang. Karyawan itu akan merasa tidak bahagia.

Tapi, tidak ada seorang pun di HR, yang saya kenal, ingin menghabiskan waktu kerja mereka sebagai polisi biaya waktu SDM. Karyawan memilih untuk tidak melakukan perjalanan kembali pada waktu yang dibayar; dia dapat melakukan perjalanan kembali jika dia ingin gajinya, dan kemudian pergi berlibur. Setiap keputusan lain terbuka terlalu besar dari kaleng cacing.

Satu pemikiran terakhir untuk personel HR adalah bagaimana karyawan diperlakukan di masa lalu. Apakah karyawan biasanya bepergian pada Rabu malam atau Kamis? Jika hari Kamis, apakah mereka diharapkan muncul di kantor? Jika Rabu malam, berapa hari Kamis mereka diharapkan bekerja?

Jika dalam kegiatan bisnis normal, dia akan kembali Rabu malam, maka Kamis harus dianggap sebagai liburan. Jika dalam kegiatan bisnis normal, ia akan melakukan perjalanan pada hari Kamis tetapi diharapkan juga muncul di tempat kerja pada hari Kamis, maka Kamis harus dibebankan sebagai hari libur.

Ah, ini pertama kalinya Anda menemukan pertanyaan ini? Besar. Anda memiliki kesempatan untuk menetapkan preseden dan menetapkan kebijakan dan praktik perjalanan perusahaan Anda.

Anda bahkan mungkin bisa menambahkan keputusan Anda ke buku pegangan karyawan, sehingga semua karyawan tahu letak tanah untuk memandu pengambilan keputusan mereka di masa depan.

SDM Mencapai Solusi

Bagaimana dengan ini sebagai solusi untuk pertanyaan saat ini? Bagaimana perusahaan menangani perjalanan karyawan ke pameran dagang dan acara pelanggan di masa lalu? Apakah karyawan terbang kembali malam itu dan bekerja pada hari berikutnya atau apakah perusahaan memberi mereka kelonggaran dan membiarkan mereka terbang kembali sehari setelah acara dan melapor untuk bekerja pada hari berikutnya?

Tentukan apa yang mengatur pengelolaan praktik-praktik ini di masa lalu, menurut beberapa manajer Anda yang bertanggung jawab atas karyawan yang menghadiri acara yang dihadapi pelanggan. Latihan di masa lalu akan menentukan penggunaan hari libur - atau tidak - untuk ketidakhadiran pada hari Kamis.

Bagaimana jika Anda menemukan - sepertinya - bahwa praktiknya tidak konsisten di seluruh papan dan tidak ada praktik yang jelas sebelumnya? Gambar garis di pasir. Beri tahu karyawan yang saat ini bertanya, yang tidak memiliki aturan untuk membimbingnya, bahwa ia dapat menggunakan hari libur untuk hari Kamis. Kemudian:

• Kembangkan kebijakan Anda,
• Tambahkan kebijakan ke buku pegangan karyawan,
• Melatih karyawan yang melakukan perjalanan tentang kebijakan yang direvisi,
• Biarkan manajer tahu bahwa kebijaksanaan manajemen tidak akan lagi memandu keputusan perjalanan karyawan karena keputusan belum konsisten dan adil, dan
• Gunakan kebijakan baru untuk membuat keputusan yang konsisten dan adil di masa depan.

Bahasa Kebijakan Perjalanan untuk Masa Depan

Di sebuah perusahaan di mana karyawan sering bepergian untuk bisnis, dan terutama jika kelompok karyawannya besar, itu akan menjadi mimpi buruk bagi perusahaan untuk membuat keputusan berdasarkan kasus per kasus dan perusahaan tidak pernah bisa adil di seluruh papan. Persyaratan dokumentasi untuk karyawan menambah beban yang tidak perlu.

Bersalah dengan karyawan yang baik dan berkontribusi dalam pelacakan waktu yang singkat adalah penghinaan dan merendahkan martabat manajer, SDM, dan karyawan. Dan, itu mengalahkan tujuan Anda mempercayai karyawan, memperlakukan karyawan seperti orang dewasa, dan mengharapkan karyawan untuk membuat keputusan yang bertanggung jawab dalam pedoman yang dinyatakan.

Jadi, tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda di sini, kebijakan yang direkomendasikan sebagai bagian dari keseluruhan kebijakan perjalanan Anda. (Anda memiliki banyak keputusan tambahan untuk kebijakan komprehensif.)

Dan, oh, omong-omong, jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan yang bepergian? Abaikan semua pemikiran dan pengambilan keputusan SDM ini. Duh! Manajer dapat membuat keputusan akuntansi waktu berdasarkan kasus per kasus.

Perjalanan ke dan Dari Acara yang Disponsori Perusahaan:

Dalam (nama perusahaan), karyawan sering bepergian untuk bisnis. Karyawan menghadiri pelatihan atau pertemuan asosiasi profesional, mengunjungi vendor dan pesaing, bertemu dengan pelanggan, dan menghadiri pameran dagang dan acara interaksi pelanggan lainnya, untuk menyebutkan beberapa contoh saja. Karena acara ini sering diadakan di lokasi yang diinginkan, karyawan sering meminta untuk menggunakan PTO atau waktu liburan mereka untuk memperpanjang masa tinggal mereka di lokasi acara.

Dalam kasus ini, perusahaan bertanggung jawab atas biaya perjalanan karyawan termasuk pesawat, taksi, bus bandara, dan alat angkut yang diperlukan sejak hari perjalanan karyawan ke acara tersebut hingga karyawan menyelesaikan bisnis perusahaan di acara tersebut. Karyawan harus memperhitungkan setiap hari kerja tambahan yang diambil dari pekerjaan setelah acara sebagai waktu liburan berbayar, waktu PTO, atau cuti yang tidak dibayar dengan izin manajemen.

Semua biaya yang dikeluarkan oleh karyawan, atau teman perjalanan, untuk perjalanan, makanan, penginapan, transportasi, dan sebagainya, saat mengambil cuti, harus dibayar oleh karyawan. Bagian dari tiket pesawat, dibeli oleh perusahaan untuk pengembalian karyawan setelah menghadiri acara tersebut, atau diperhitungkan dengan jarak tempuh, yang biasanya dibayarkan untuk pengembalian karyawan oleh perusahaan, dapat digunakan untuk kepulangan karyawan.

Perusahaan tidak akan membayar biaya tambahan. Karyawan harus menghitung setiap hari libur setelah acara yang disponsori perusahaan.

Ya, ini jawaban panjang untuk pertanyaan karyawan tentang menggunakan waktu liburan untuk memperpanjang perjalanan acara perusahaannya. Tapi, ini adalah contoh yang baik dari semua faktor yang harus dipertimbangkan SDM dalam pemikiran dan pengambilan keputusan SDM. Ini tidak menyenangkan untuk SDM, tetapi perlu pemikiran SDM dan pengambilan keputusan untuk memenuhi kebutuhan lima pemangku kepentingan perusahaan.

Bukankah Anda hanya membenci jargon SDM? Mulailah dengan kata: beri insentif.