Ketahui Bagaimana, Mengapa, dan Kapan Mendokumentasikan Kinerja Karyawan

Dalam dunia sumber daya manusia dan pekerjaan, dokumentasi tentang kinerja karyawan dapat membuat atau menghancurkan kemampuan Anda untuk mendisiplinkan, menghentikan, atau secara adil mempromosikan, menghargai, dan mengenali karyawan.

Dokumentasi sangat penting bagi manajer dan staf SDM karena Anda perlu melakukan upaya serius untuk mencatat semua peristiwa dalam riwayat pekerjaan karyawan Anda - baik insiden kinerja positif maupun negatif.

Inilah yang dibutuhkan manajer dan staf SDM untuk secara hati-hati mendokumentasikan kinerja karyawan.

Mengapa Anda Harus Mendokumentasikan Kinerja Karyawan

• Dokumentasi memberikan bukti bahwa masalah kinerja dibahas dengan karyawan secara tepat waktu dan singkat.
• Dokumentasi menawarkan riwayat peningkatan atau kegagalan karyawan untuk meningkatkan kinerja seiring waktu. Ini adalah kronologis dan deskripsi yang tepat tentang tindakan karyawan, tindakan manajer, dan peristiwa yang terjadi.
• Dokumentasi memberikan bukti yang mendukung keputusan manajemen untuk mengambil tindakan yang tidak menguntungkan seperti disiplin atau pemutusan hubungan kerja dengan karyawan.
• Dokumentasi menawarkan bukti bahwa seorang karyawan berhak atas promosi atau peluang yang tersedia atas karyawan lain yang juga memenuhi syarat.

• Dokumentasi memberikan bukti untuk membenarkan kenaikan gaji, penurunan, atau mengapa seorang karyawan tidak menerima kenaikan gaji.
• Dalam hal terjadi tuntutan hukum, dokumentasi yang lengkap dan menyeluruh melindungi kepentingan majikan. Dokumentasi dapat mendukung tindakan manajemen dalam memberhentikan karyawan yang tidak berhasil. Ini juga dapat membuktikan bahwa karyawan diberhentikan karena alasan yang sah dan tidak seperti yang lainnya seperti diskriminasi ilegal.

Apa yang harus didokumentasikan

Manajer perlu mendokumentasikan kinerja karyawan, baik kontribusi positif maupun kegagalan kinerja. Mereka perlu mendokumentasikan dengan tepat apa yang dilakukan dan dikatakan karyawan dan apa yang manajer lakukan dan katakan sebagai respons selama rapat atau percakapan.

Anda perlu mendokumentasikan perjanjian apa pun yang dibuat selama percakapan, menetapkan tujuan, perbaikan yang diperlukan dan diharapkan, dan jadwal perbaikan. Dokumentasi juga harus berisi komitmen yang dibuat manajer untuk membantu karyawan.

Cara Mendokumentasikan

Dokumentasi harus ditulis selama atau segera setelah pertemuan atau percakapan dengan karyawan. Anda tidak boleh melewatkan menuliskan percakapan pada hari ketika itu benar-benar terjadi. Menunggu hingga nanti akan memengaruhi kualitas dokumentasi karena didasarkan pada memori.

Salah satu kesalahan terburuk yang dilakukan manajer adalah percaya bahwa mereka dapat merekonstruksi sejarah konseling karyawan sesuai kebutuhan. Tidak ada SDM yang memiliki pengalaman dokumentasi yang layak dan tepat waktu yang dibodohi oleh catatan yang direkonstruksi. Manajer yang merekonstruksi dari ingatan membawa risiko yang tidak perlu dan tidak dapat diterima ke perusahaan mereka karena sejarah yang dibuat-buat tidak akan bertahan dalam gugatan potensial.

Anda memerlukan dokumentasi Anda untuk tampil profesional, rapi, dan terorganisir. Tuliskan dokumentasi seolah-olah Anda berbicara tentang sejarah kepada pihak ketiga. Anda tidak pernah tahu siapa yang dapat membaca dokumentasi Anda suatu hari, jadi pastikan itu mencerminkan profesionalisme Anda. (Bagian belakang serbet koktail, amplop, atau catatan tempel tidak memenuhi syarat sebagai dokumentasi profesional.)

Dokumentasi Anda harus pergi ke manajer baru karyawan jika karyawan mendapatkan pekerjaan baru - atau Anda melakukannya - di organisasi Anda. Untuk ingatan Anda dan untuk menginformasikan manajer baru karyawan, Anda harus memasukkan nama dan judul karyawan, nama dan judul Anda, dan tanggal lengkap pada setiap dokumen.

Tulis dokumentasi yang faktual, adil, legal, objektif, lengkap, dan konsisten. Hindari pendapat (Mike ceroboh. Alice malas. Tom berbohong kepada saya.), Memanggil nama, editorial (John brengsek. Mark memiliki masalah sikap.), Dan pelabelan (Mary tidak bertanggung jawab. George bukan tim. George bukan tim pemain.).

Hindari juga mencoba menafsirkan perilaku karyawan. (Marsha tidak boleh menyukai tugas ini. Paula tampaknya berada di atas kepalanya.) Minimalkan penggunaan kata-kata deskriptif seperti kata sifat dan kata keterangan (perlahan, sembrono, tidak bahagia, murung, kasar, kasar). Nyatakan perilaku dan tindakan spesifik karyawan, bukan pendapat atau interpretasi Anda tentang itu.

Dalam dokumentasi, yang diperlukan adalah rekaman percakapan yang akurat. Tetap dengan fakta dan tuliskan apa yang Anda katakan dan apa yang dikatakan karyawan. Pastikan bahwa dokumentasi Anda tidak ambigu dan benar. (Dalam situasi hukum potensial apa pun, kesalahan dalam peristiwa apa pun yang didokumentasikan membuat semua tersangka dokumentasi.)

Akhirnya, dokumentasikan segala perjanjian, komitmen, jadwal, perbaikan yang dibutuhkan, poin check-in, dan detail lain yang mungkin terlepas dari ingatan. Pastikan bahwa Anda menetapkan tanggal dan waktu untuk tenggat waktu dan tanggal jatuh tempo sehingga kesalahpahaman tidak akan terjadi.

Ketahui kebijakan dokumentasi departemen SDM Anda, yang akan memberi tahu Anda dokumentasi apa yang perlu ditempatkan dalam file personalia karyawan. Setiap dokumentasi tindakan disipliner harus dimasukkan.

Tempat Mendokumentasikan dan Menyimpan

Karena dokumentasi tentang karyawan bersifat rahasia dan pribadi bagi karyawan, Anda perlu berhati-hati agar dokumentasi apa pun tetap dirahasiakan bagi manajer, SDM, dan berpotensi menjadi manajer karyawan berikutnya. Karena itu, tidak disarankan untuk meletakkan dokumentasi di drive komputer bersama. Dokumentasi tulisan tangan dan dokumentasi manajer yang dicetak paling baik disimpan dalam penyimpanan yang terkunci.

Jika Anda mengikuti panduan ini, ketika Anda pergi ke HR untuk meminta bantuan dalam mendisiplinkan, mengakhiri, atau mentransfer karyawan ke pekerjaan dengan potensi kecocokan yang lebih baik, HR akan membantu Anda memecahkan masalah atau memperbaiki situasi. Ketika SDM memberi tahu Anda untuk mendokumentasikan, mendokumentasikan, mendokumentasikan atau mereka tidak dapat membantu Anda; Anda akan memiliki semua basis Anda tertutup.

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh pemirsa di seluruh dunia, dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.