Apa yang Pengusaha Lakukan Tentang Karyawan Berselancar di Web di Tempat Kerja

Karyawan menghabiskan antara satu dan tiga jam sehari untuk menjelajahi web pada bisnis pribadi di tempat kerja, tergantung pada studi yang ditinjau.

Karena sebagian besar studi bergantung pada data yang dilaporkan sendiri oleh karyawan, kehilangan produktivitas ini, dikombinasikan dengan kekhawatiran yang dimiliki pengusaha mengenai tempat karyawannya menjelajahi web di tempat kerja, menyebabkan lebih banyak pengusaha memutuskan untuk memantau penggunaan internet oleh karyawan.

Karyawan berbelanja, melakukan perbankan, mengunjungi situs olahraga, membayar tagihan, mengobrol di Facebook, tweet di Twitter, dan banyak lagi. Dengan sebagian besar karyawan, ini adalah kegiatan sesekali yang mereka lakukan saat istirahat dan makan siang. Jika mereka menghabiskan beberapa menit waktu kerja, mereka mungkin akan membalasnya dengan menjawab email setelah anak-anak tidur.

Penyalahgunaan Penggunaan Internet di Tempat Kerja

Namun, sebagian kecil karyawan menyalahgunakan hak penggunaan internet di tempat kerja. Di satu perusahaan, seorang penyelia yang tidak puas menghabiskan 6-7 jam sehari melakukan segalanya mulai dari mencari pekerjaan hingga mencari resep, berbelanja, dan mengunduh kupon.

Di lain, seorang karyawan mengubah posisi komputernya, membuat tampilan layarnya tidak mungkin dilakukan oleh siapa pun kecuali karyawan itu. Ini menimbulkan kecurigaan staf TI sehingga mereka melihat penggunaan internetnya. Mereka menemukan bahwa karyawan itu mengunduh dan menonton film porno. Jadi, kadang-kadang ketakutan terburuk pengusaha dibenarkan ketika karyawan menyalahgunakan penggunaan internet di tempat kerja.

Dalam contoh kedua ini, jika majikan tetap tidak menyadari bahwa karyawannya menonton film porno, majikan dapat ditempatkan dalam posisi gugatan potensial untuk pelecehan seksual atau klaim lingkungan kerja yang bermusuhan. Tidak akan disambut, jadi majikan membiarkan karyawan pergi. (Kebijakan penggunaan internet majikan menjelaskan dengan jelas kondisi di mana mereka akan memecat karyawan.)

Pengawasan Majikan terhadap Karyawan Berselancar di Web di Tempat Kerja

Pengusaha yang memblokir akses ke karyawan yang berselancar di web di tempat kerja prihatin dengan karyawan yang mengunjungi situs dewasa dengan konten seksual, romantis, atau pornografi; situs game; situs jejaring sosial; situs hiburan; situs belanja / lelang; dan situs olahraga. Selain itu, beberapa perusahaan menggunakan blok URL untuk menghentikan karyawan mengunjungi blog eksternal. Lainnya memblokir akses ke situs-situs seperti Facebook di tempat kerja.

Bergantung pada perusahaan, pemantauan komputer memiliki banyak bentuk: beberapa perusahaan melacak konten, penekanan tombol, dan waktu yang dihabiskan di keyboard; beberapa menyimpan dan meninjau file komputer; yang lain memantau blogosphere untuk melihat apa yang sedang ditulis tentang perusahaan oleh karyawan, dan yang lain memantau situs jejaring media sosial.

Dari perusahaan yang memonitor email, beberapa menggunakan alat teknologi untuk secara otomatis memonitor email dan yang lain menugaskan karyawan untuk membaca dan meninjau email secara manual.

Mengapa Pengusaha Memantau Karyawan Menjelajah Web di Tempat Kerja

Pengusaha percaya pengawasan karyawan ini diperlukan untuk produktivitas karyawan, alasan hukum, keamanan informasi perusahaan, dan untuk mencegah lingkungan pelecehan.

Menurut Manny Avramidis, wakil presiden senior sumber daya manusia global untuk AMA:

"Ada alasan utama mengapa pengusaha memantau perilaku Internet karyawan di tempat kerja, tergantung pada organisasi dan karyawannya. Produktivitas karyawan adalah kuncinya. Beberapa perusahaan akan mengatakan bahwa masalah rahasia dagang itu penting, tidak harus karena karyawan secara sengaja membagikan informasi perusahaan, tetapi karyawan dapat tidak menyadari betapa pentingnya bagi pesaing barang-barang seperti fitur produk baru dan bagan organisasi.

"Situs intranet berbagi informasi yang tidak ingin diketahui orang luar karena persaingan dan kebutuhan untuk mengalahkan pesaing ke pasar. Perusahaan lain khawatir tentang penipuan sejauh keamanan data, memastikan informasi tidak dicuri.

"Beberapa perusahaan akan mengatakan keselamatan dan produktivitas adalah masalah utama mereka yang mungkin melibatkan pemantauan lokasi karyawan melalui GPS satelit pemosisian global, kamera video di area kerja produksi, dan penjaga keamanan untuk memeriksa ID dan konten barang yang dibawa ke tempat kerja. Dan, pengusaha lain akan mengutip pertanggungjawaban potensial karena mereka telah dibakar di pengadilan. Sebagian besar organisasi memiliki modal untuk dipantau dan cukup murah untuk melakukannya. Jadi mereka melakukannya."

Lebih Banyak Kekhawatiran Pemberi Kerja Tentang Menjelajah Web di Tempat Kerja

Selain kekhawatiran tentang jenis situs yang dikunjungi karyawan di tempat kerja karena alasan ini, sejumlah masalah tambahan memotivasi pengusaha untuk memantau karyawan yang menjelajahi web di tempat kerja.

Litigasi adalah masalah serius bagi pengusaha, kata Nancy Flynn, direktur eksekutif The ePolicy Institute dan penulis Buku Pegangan ePolicy, Edisi ke-2 (AMACOM, 2008) dan buku terkait internet lainnya.

Menurut SHRM (diakses 1-11-18 - Anda harus menjadi anggota), "Di era informasi digital ini, manajer bisnis, profesional SDM, profesional TI, dan profesional hukum harus bekerja sama secara erat untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur yang terkait dengan catatan pekerjaan Dalam hal litigasi terkait ketenagakerjaan, kemungkinan besar akan dilakukan pencarian catatan elektronik perusahaan.

"Data elektronik termasuk e-mail, halaman web, file pengolah kata, database komputer dan informasi lain apa pun yang disimpan di komputer dan yang ada dalam media yang hanya dapat dibaca melalui penggunaan komputer. Ini juga dapat mencakup jalur elektronik tertinggal, seperti ketika seorang manajer menambahkan atau menghapus teks ke tinjauan kinerja, formula yang digunakan karyawan untuk membuat perhitungan spreadsheet atau mengedit nota dan data yang disimpan secara tidak sengaja lainnya.

"Data elektronik menjadi semakin penting dalam proses hukum. Konsultasi dengan penasihat hukum tentang penyimpanan, retensi, dan penghancuran data elektronik sangat penting karena Peraturan Federal tentang Prosedur Sipil - Peraturan 34 diubah secara khusus untuk membahas aturan penemuan untuk informasi yang disimpan secara elektronik."

Menurut Avramidis:

"Ada semakin banyak pengusaha yang menempatkan penggunaan komputer karyawan di bawah pengawasan karena teknologi menjadi lebih murah dan lebih murah. Tidak peduli bagaimana perasaan Anda tentang hal itu, pengusaha yang tidak memantau akan menjadi semakin sedikit, tidak untuk memakukan karyawan, tetapi karena pemantauan semakin masuk akal bisnis. Ini hanya akan menjadi lebih dan lebih signifikan di Amerika. Karyawan benar-benar perlu membaca dan menyadari kebijakan.

"Pengusaha harus membuat kebijakan yang jelas dengan karyawan tentang hubungan kerja mereka. Kebijakan bertindak sebagai pencegah. Di Florida, sebagai contoh, tidak lazim memarkir mobil polisi di jalan sepanjang malam sebagai pencegah bagi pengendara yang melaju kencang.

"Di mana majikan sering gagal adalah mereka memberi tahu karyawan bahwa mereka akan dipantau tetapi mereka tidak menggambarkan dengan tepat perilaku apa yang diharapkan atau tidak diharapkan. Untuk menjelaskan dengan tepat apa harapan mereka tentang kebijakan itu penting. Mendidik karyawan dan menjelaskan definisi apa yang adil dan dapat diterima penggunaan internet dan email setiap tahun dianjurkan."

Sementara semakin banyak negara bagian dan yurisdiksi yang mewajibkan pengusaha untuk memberi tahu karyawan tentang pemantauan elektronik, sebagian besar pengusaha melakukan pekerjaan yang baik untuk memperingatkan karyawan ketika mereka diawasi.

Sebagian besar pengusaha memberi tahu karyawan bahwa perusahaan memantau konten, penekanan tombol, dan waktu yang dihabiskan di keyboard dan sebagian besar memberi tahu karyawan bahwa perusahaan meninjau penggunaan komputer mereka. Sebagian besar juga mengingatkan karyawan untuk memantau email.

Haruskah Anda Memantau Karyawan?

Meskipun ada peningkatan ini, pemantauan waktu karyawan dan penggunaan online merupakan sinyal ketidakpercayaan dan ketidaksesuaian dengan budaya yang berorientasi pada karyawan yang menganggap karyawan sebagai aset utama perusahaan.

Jika kurang dari satu persen karyawan, menurut beberapa laporan, menyalahgunakan hari kerja mereka dan kepercayaan majikan secara online, mengapa membuat 100 persen karyawan merasa tidak nyaman dan tidak dipercaya? Jadi, praktik pemantauan karyawan secara elektronik di tempat kerja memiliki pro dan kontra yang kuat.

Pengawasan elektronik terhadap karyawan di tempat kerja dapat memberikan hasil yang bermanfaat bagi pengusaha dalam mengendalikan penyalahgunaan. Mereka dapat melindungi kepentingan majikan dalam gugatan - atau tidak - tergantung pada sifat situasinya.

Tapi, ada alasan kuat mengapa majikan mungkin tidak ingin menggunakan pemantauan internet karyawan. Avramidis mengatakan bahwa keputusan ini tergantung pada perusahaan dan lingkungan kerja yang ingin dibuat oleh pemberi kerja:

"Tergantung pada tingkat kebebasan yang diizinkan dalam perusahaan atau jenis majikan, pengawasan elektronik terhadap karyawan mungkin tidak diinginkan. Perusahaan yang menggunakan lulusan perguruan tinggi baru, yang benar-benar memiliki garis-garis yang kabur, dan online sepanjang hari, adalah contohnya.

"Faktanya, 99 persen dari populasi akan baik-baik saja tanpa pengawasan elektronik; kurang dari 1 persen karyawan menyebabkan kerusakan yang memungkinkan semua hal buruk bagi pengusaha untuk masuk."

Pada hari-hari seperti Cyber ​​Monday, Black Friday, kejuaraan NCAA, dan acara populer lainnya, pengusaha mungkin tergoda untuk bereaksi berlebihan terhadap karyawan yang berbelanja dan menonton game online. Dan, karyawan mungkin merasa seolah-olah mereka perlu menyelinap dan menipu untuk melakukan aktivitas internet mereka. Tapi, keseimbangan yang sehat menguntungkan semua pihak.

Pengusaha mungkin ingin berpikir dua kali tentang mengembangkan dan menerapkan kebijakan yang melarang semua penggunaan komputer online pribadi selama hari kerja dengan karyawan yang masih menjawab email pada pukul 8 malam. di malam hari.

Karyawan juga harus mempraktikkan penggunaan internet yang wajar untuk belanja pribadi dan sejenisnya di tempat kerja. Beberapa majikan akan berdalih selama beberapa menit untuk melakukan pemesanan, tetapi banyak yang secara pantas keberatan dengan seorang karyawan yang membandingkan harga secara online selama setengah hari kerja.

Penting bagi karyawan untuk memahami kebijakan dan ekspektasi internet, email, dan komputer majikan mereka. Lebih dari setengah dari semua pengusaha yang disurvei memecat karyawan karena email dan penyalahgunaan Internet.

Pengusaha yang telah memecat pekerja karena penyalahgunaan email melakukannya karena alasan-alasan ini: pelanggaran kebijakan perusahaan; bahasa yang tidak pantas atau menyinggung; penggunaan pribadi yang berlebihan; atau pelanggaran aturan kerahasiaan perusahaan.

Ketahui kebijakan majikan Anda tentang penggunaan internet dan email. Karena persentase pemberi kerja yang memantau perilaku komputer meningkat setiap tahun, apa yang tidak Anda ketahui atau perhatikan dapat merusak posisi Anda dengan majikan Anda.

Sebagian besar pengusaha tidak mempermasalahkan sebagian atau sedikit penggunaan komputer untuk bisnis pribadi di tempat kerja. Anda perlu tahu bagaimana atasan Anda mendefinisikannya.

Alternatif Pemantauan Karyawan

Ini adalah pilihan yang harus dibuat setiap perusahaan. Dan, semakin banyak perusahaan yang memilih untuk memantau karyawan dan penggunaan online mereka. Saya tidak merekomendasikan pemantauan internet karyawan. Saya merekomendasikan tindakan berikut untuk menciptakan lingkungan organisasi di mana karyawan tidak menyalahgunakan kepercayaan majikan mereka.

• Kembangkan kebijakan internet dan email yang solid yang memberikan harapan yang jelas kepada karyawan tentang sikap majikan tentang waktu pribadi online di tempat kerja. Kebijakan ini secara luas dapat melarang aktivitas dan kunjungan situs tertentu tanpa membuat karyawan merasa seperti penjahat. Kebijakan tersebut dapat menekankan tanggung jawab, iman, kepercayaan profesional, dan kepercayaan.
• Komunikasikan kebijakan menggunakan banyak contoh sehingga karyawan tidak bingung tentang persyaratan mereka. Terus mengomunikasikan harapan Anda dan alamat karyawan yang memanfaatkan waktu atasan mereka secara individual. Jika produktivitas atau kontribusi karyawan tergelincir, berkomunikasi dengan karyawan untuk menentukan apakah penggunaan online memengaruhi kinerja. Gunakan disiplin progresif dengan karyawan yang berulang kali melanggar harapan dan kepercayaan Anda.
• Latih manajer dan penyelia Anda tentang cara menetapkan dan mempertahankan harapan dan kebijakan di tempat kerja Anda. Latih mereka untuk mengenali kapan karyawan mungkin menyalahgunakan waktu internet atau situs di tempat kerja. Staf TI, dalam contoh di atas, telah diberikan panduan dan pelatihan yang jelas tentang apa yang harus diperhatikan dalam kasus potensial penyalahgunaan internet. Alih-alih memantau semua aktivitas karyawan secara online, mereka secara selektif memantau ketika mereka berpikir ada potensi masalah.
• Kembangkan dan pertahankan budaya kepercayaan. Mengembangkan lingkungan di mana karyawan memonitor waktu online pribadi di tempat kerja adalah pendekatan yang paling efektif. Menangani karyawan yang melampaui batas kasus per kasus. Jangan membebani mayoritas karyawan Anda yang bekerja keras dengan kebijakan yang terlalu membebani karena tindakan beberapa orang. Singkirkan beberapa.

Penyalahgunaan waktu secara online memang terjadi di tempat kerja. Namun, pemantauan internet karyawan merupakan reaksi berlebihan terhadap aktivitas-aktivitas dari sejumlah kecil karyawan. Ini berkontribusi pada lingkungan di mana karyawan merasa tidak dipercaya. Ini mendorong perilaku licik di pihak karyawan.

Hal itu menyebabkan karyawan membuang-buang energi untuk mengkhawatirkan apakah yang mereka lakukan itu baik atau tidak, dan itu mendorong mentalitas 9 hingga 5. Seorang majikan pilihan menemukan alternatif untuk pemantauan internet karyawan.