Komponen Utama Komunikasi di Tempat Kerja

Komunikasi adalah berbagi informasi antara dua atau lebih individu, tindakan menyampaikan informasi. Komunikasi memiliki banyak komponen, dan kegagalan untuk berkomunikasi di tempat kerja secara efektif adalah hal biasa.

Komunikasi yang efektif membutuhkan semua komponen komunikasi yang bekerja secara sempurna untuk “makna bersama,” definisi favorit saya tentang komunikasi. Ini sangat penting khususnya ketika pertanyaan diajukan dan dijawab.

Komponen dalam Komunikasi

Ada lima komponen untuk setiap komunikasi dan keenam yaitu lingkungan keseluruhan tempat kerja di mana komunikasi berlangsung. Komponen komunikasi adalah:

• Individu mengirim pesan. Pengirim harus menyampaikan pesan dengan jelas dan cukup detail sehingga penerima dapat berbagi makna dengan pengirim.
• Konteks untuk pesan. Konteksnya adalah bagaimana pesan disampaikan oleh pengirim pesan. Konteks melibatkan komunikasi nonverbal seperti gerakan, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan elemen seperti nada suara. Sebagian besar konteks untuk pesan hanya tersedia ketika penerima dapat melihat dan mendengar pengirim pesan. Emoticon email dan IM, misalnya, adalah substitusi yang buruk karena pengirim memformulasikannya tanpa input dari penerima.

  Sepotong konteks lainnya adalah emosi yang terlibat dalam lingkaran komunikasi. Apakah pengirimnya marah? Apakah penerima acuh tak acuh terhadap konten komunikasi atau menghina pengirim? Emosi manusia normal mempengaruhi apakah suatu pesan berhasil dibagikan.

• Orang yang menerima pesan. Penerima harus mendengarkan dengan cermat dan penuh perhatian, mengajukan pertanyaan untuk kejelasan, dan parafrase untuk memastikan bahwa penerima berbagi makna dengan pengirim. Jika penerima mempercayai pengirim, peluang untuk komunikasi yang efektif meningkat.
• Metode pengiriman yang Anda pilih. Metode pengiriman harus dipilih berdasarkan media yang paling efektif untuk menyampaikan makna pesan. Karena metode komunikasi sangat beragam sejak fajar komputer dan perangkat seluler, keputusan tentang metode pengiriman menjadi lebih kompleks. Metode pengiriman harus sesuai dengan kebutuhan komunikasi pengirim dan penerima.

  Metode komunikasi meliputi komunikasi verbal, pesan instan (IM), email, surat, tanda, poster, video, tangkapan layar, telepon, catatan, formulir, dokumen tertulis, dan banyak lagi. Metode-metode ini akan terus berkembang, dan harapan karyawan untuk komunikasi instan tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan mereka akan terus tumbuh.

  Komunikasi tatap muka semakin penting terutama untuk informasi organisasi yang mungkin membutuhkan perubahan, memberikan pengakuan karyawan, atau memungkinkan untuk pertanyaan di tempat. Komunikasi tatap muka juga disukai karena karyawan memiliki akses ke komponen, konteks.

• Isi pesan. Isi pesan harus jelas dan disajikan serta dijelaskan secara cukup rinci untuk mendapatkan pemahaman dari penerima. Jika konten pesan beresonansi dan terhubung, pada tingkat tertentu, dengan keyakinan penerima yang sudah dipegang, itu paling efektif.

Bagaimana Mengajukan Pertanyaan yang Baik Meningkatkan Komunikasi

James O. Pyle dan Maryann Karinch menambahkan yang berikut untuk membantu komunikasi yang efektif.

Dari sumber daya manusia hingga layanan pelanggan, pertanyaan-pertanyaan buruk mencemari hampir setiap tempat kerja. Pertanyaan-pertanyaan buruk seringkali mendorong jawaban yang tidak lengkap atau menyesatkan dan dapat merusak hubungan. Di sisi lain, pertanyaan yang bagus adalah alat yang berharga untuk efisiensi, kompetensi, dan pengembangan hubungan baik.

Ada enam jenis pertanyaan bagus: langsung, kontrol, ulangi, gigih, ringkasan, dan tidak relevan. Untuk menjelaskannya secara singkat:

• Langsung: Anda mengajukan pertanyaan sederhana dengan interogatif dasar.
• Kontrol: Anda sudah tahu jawabannya ketika Anda menanyakannya. Ini adalah cara untuk mengetahui apakah orang tersebut berbohong, tidak mendapat informasi, dan / atau tidak memperhatikan.
• Ulangi: Anda mengajukan dua pertanyaan berbeda setelah informasi yang sama.
• Gigih: Anda mengajukan pertanyaan yang sama dengan berbagai cara untuk menjelajahi semua sisi informasi yang diinginkan.
• Ringkasan: Anda mengajukan pertanyaan yang dimaksudkan untuk memungkinkan sumber kesempatan untuk meninjau kembali jawabannya.

• Tidak terkait: Itu tidak berhubungan dengan topik yang ingin Anda ketahui, tetapi itu adalah topik yang mungkin tidak akan orang bohongi; ini melayani tujuan untuk melihat seperti apa kebenaran itu "terlihat" dan membuat orang itu terbuka kepada Anda. Itu juga dapat mengikat ke dalam konteks pertukaran pertanyaan.

Rincian tentang 6 Jenis Pertanyaan Bagus

Langsung

Pertanyaan langsung adalah yang terbaik: Satu interogatif, satu kata kerja, dan satu kata benda atau kata ganti.

• Kamu siapa?
• Apa yang terjadi di pesta itu?
• Kapan kamu tiba di kantor?
• Di mana kunci mobilnya?
• Mengapa Anda meninggalkan rapat lebih awal?
• Berapa yang Anda bayar untuk iPad itu?

Kontrol

Kapan Anda berkata, "Saya sengaja tidak akan mengajukan pertanyaan langsung?" Ketika Anda memeriksa kebenaran atau keakuratan jawaban, maka Anda menggunakan pertanyaan kontrol dan mencari konsistensi.

Pertanyaan kontrol adalah pertanyaan yang disengaja yang Anda tahu jawabannya sehingga mereka bukan tentang penemuan informasi. Mereka adalah tentang penemuan perilaku, pola bicara, dan tingkat kejujuran atau akurasi. Mungkin itu sesuatu yang Anda bicarakan sebelumnya dengan orang tersebut.

Jika Anda tahu bahwa seseorang di tim sumber daya manusia Anda mengasingkan seorang karyawan karena karyawan itu mengirim email untuk mengeluh tentang orang itu, Anda dapat mengajukan pertanyaan kontrol seperti, "Bagaimana hasilnya dalam ulasan kinerja dengan Pamela hari ini?" Anda sudah memiliki informasi; Anda hanya ingin mengetahui bagaimana orang SDM Anda menjawab pertanyaan itu.

Ulangi

Anda ingin mendapatkan informasi yang sama dengan dua cara berbeda. Misalnya, jika Anda bertanya, "Berapa banyak orang di wiraniaga?" Orang yang Anda ajak bicara mungkin menjawab: "Ada 22 di lapangan." Kemudian, ketika Anda berbicara dengannya tentang sesuatu yang berbeda - area di mana perusahaan memiliki pijakan, misalnya - Anda mungkin bertanya, "Berapa banyak wilayah penjualan yang Anda miliki?"

Dia mungkin menjawab, "22," yang merupakan cara mengkonfirmasikan jumlah personil di wiraniaga. Ini bukan tes mutlak, tetapi memberikan nilai dan kepercayaan pada apa yang dia katakan sebelumnya. Mereka adalah dua pertanyaan berbeda yang memeriksa silang informasi yang disediakan.

Dalam menggunakan pertanyaan berulang, Anda juga dapat menemukan perbedaan. Jika sumber Anda dalam contoh ini merespons bahwa ada 28 wilayah penjualan, Anda perlu klarifikasi. Mungkin ada alasan yang sangat bagus - tenaga penjualan biasanya memiliki komplemen 28, tetapi ada begitu banyak pergantian akhir-akhir ini, bahwa mereka pendek enam - tetapi responnya memang menimbulkan keraguan fakta bahwa ada ketidakcocokan antara jumlah personil dan jumlah wilayah penjualan. Ketidakcocokan itu harus mengarah pada pertanyaan lebih lanjut untuk menyelesaikan masalah.

Gigih

Dalam pertukaran apa pun di mana lebih dari satu jawaban mungkin diberikan untuk suatu pertanyaan, gunakan pertanyaan yang gigih untuk mendapatkan jawaban yang lengkap. Seperti pertanyaan berulang, pertanyaan yang terus-menerus juga berguna jika Anda mencurigai bahwa orang tersebut tidak jujur.

"Di mana Anda pergi berlibur ke California?" Mungkin mendapatkan jawaban, "Disneyland." Meskipun mungkin Disneyland adalah satu-satunya tempat, logis untuk mengikuti pertanyaan itu dengan, "Di mana lagi?"

Melewati pertanyaan berulang dan langsung ke pertanyaan tentang Disneyland berarti Anda kehilangan kesempatan untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang perjalanan teman Anda di California kecuali jika informasi itu bocor di waktu lain.

Ringkasan

Pertanyaan rangkuman bukan tentang menentukan kebenaran sama seperti memberi makan kembali ke sumber apa yang dia katakan sehingga dia memiliki kesempatan untuk berpikir, "Apakah saya benar-benar mengatakan apa yang ingin saya katakan?"

Anda menjual semua jenis mobil, mulai dari hatchback dua pintu hingga model mewah ukuran penuh. Pasangan muda datang ke showroom dan meminta untuk mencoba salah satu model mewah.

"Apa yang akan Anda gunakan untuk mobil sebagian besar waktu?" Anda bertanya.

“Bolak-balik ke kantor untuk bekerja. Kami bekerja di gedung yang sama, ”katanya.

"Untuk apa lagi mobil itu digunakan?"

“Pergi di akhir pekan untuk melihat orang tua saya. Hal-hal seperti itu. "Dia berhenti dan menambahkan," Mereka tinggal seratus mil jauhnya."

"Mengapa menurutmu mobil mewah adalah pilihan terbaik?"

Mereka bertukar pandang. Dia berkata, "Kami menyukainya lebih baik daripada yang lain."

"Apa warna kesukaanmu," kamu bertanya, menatap lurus padanya.

"Merah."

"Jadi, biarkan aku melihat apakah aku melakukan ini dengan benar. Kudengar kau berkata kau menginginkan mobil merah ukuran penuh di kelas mewah. Seberapa baik deskripsi ini cocok dengan yang Anda inginkan?" (Anda telah membingkai pertanyaan ringkasan Anda dengan informasi terkait pada kasus ini.)

Mereka bertukar pandangan lagi. Dia berkata, "Kami pikir warna yang lebih tenang mungkin lebih baik."

"Bagaimana dengan model mewah membuat Anda berpikir itu yang terbaik untuk Anda?" (Sekali lagi, ini adalah cara meringkas dan memverifikasi apa yang telah Anda dengar. Anda ingin mengetahui apakah mereka begitu terpikat dengan tampilan yang mahal mobil yang mereka tidak ingin mempertimbangkan hal lain, atau jika jawaban pertama menyembunyikan fakta yang menonjol.)

"Ayahku bilang ini mobil paling aman di jalan."

Jawaban atas pertanyaan ringkasan memberi tahu Anda bahwa mereka mungkin, pada kenyataannya, menyukainya, tetapi bukan karena tampilannya. Anda membaca yang tersirat. Mereka baru memulai hidup bersama. Ayahnya mungkin telah mengirim mereka ke dealer untuk membeli "mobil paling aman di jalan," yang akan dia bantu mereka beli. Anda memutuskan untuk melanjutkan penjualan, mengetahui bahwa pembayaran uang muka dan aplikasi pinjaman mungkin akan memberi Anda sisa cerita.

Beberapa orang mungkin tidak nyaman mengajukan pertanyaan ringkasan seperti yang tertanam dalam pertemuan penjualan ini karena mereka tidak ingin terlihat berpikiran sederhana atau lalai. Jika Anda mengajukan pertanyaan dengan cara yang persis sama dengan yang Anda tanyakan pertama kali, maka mereka mungkin memiliki kesimpulan yang valid.

Anda juga tidak ingin mengajukan pertanyaan yang sama dua kali berturut-turut walaupun Anda mengubah frasa. Dengan membuat jarak antara pertama kali Anda mengajukan pertanyaan dan yang kedua, dan mengulangi pertanyaan itu sedikit, Anda hanya tampil sebagai seseorang yang benar-benar tertarik pada apa yang dikatakan orang lain.

Tidak bertalian

Anda mungkin mendeteksi bahwa orang yang menjawab pertanyaan Anda tampak stres; pertanyaan yang tidak berhubungan dapat mengurangi ketegangan. Atau, mungkin Anda perlu waktu untuk memikirkan atau merujuk catatan Anda, jadi Anda menggunakan pertanyaan hanya untuk memberi Anda sedikit ruang dan waktu.

Dalam mengajukan pertanyaan tajam seperti, "Proyek apa yang Anda lakukan di masa lalu yang gagal?" Dan "Bagaimana Anda mencoba memperbaiki masalah?" Anda dapat dengan mudah membuat calon pekerja merasa seolah-olah dia sedang diinterogasi di medan perang.

Sang kandidat mungkin berkata, "Saya mencoba untuk mengatasi masalah dengan mengumpulkan departemen di sekitar tujuan bersama - cara saya membuat tim liga kecil putra saya untuk fokus pada memukul bola."

Anda dapat memberikan waktu istirahat kepada kandidat dengan bertanya, "Berapa lama Anda melatih liga kecil?" Sebelum Anda kembali ke diskusi tentang kegagalannya dan bagaimana dia berusaha memperbaikinya.

Akhirnya, berikut adalah dua cara untuk merusak pertanyaan yang dimulai dengan semua komponen yang diperlukan dan akhirnya gagalbaik.

1. Menambahkan terlalu banyak kualifikasi atau kata dan frasa lain yang mengalihkan perhatian dari pertanyaan. Misalnya, "Apa yang Anda miliki untuk sarapan di restoran tempat bangku penghitung vinil retak dan ditutupi dengan lakban?"
2. Tidak menunggu jawaban juga biasa. Anda bertanya, "Apa makanan favorit Anda?" Orang itu berpikir sejenak daripada merespons dengan segera. Anda berpadu, "Daging sapi panggang?" Diam adalah alat tanya jawab yang efektif. Jangan kehilangan penemuan, informasi, petunjuk sebagai akibat dari membuka mulut Anda ketika Anda perlu membuka telinga Anda. Ingat aturan "dua telinga, satu mulut" untuk mendapatkan hasil maksimal dari pertanyaan.

   Lingkungan dan Komunikasi

   Komponen komunikasi di atas mempromosikan makna bersama ketika mereka beroperasi bersama untuk menyampaikan pesan secara efektif. Lingkungan kerja di mana komponen-komponen itu terjadi juga mempengaruhi komunikasi dan apakah komunikasi diterima.

   Ketika Anda mengajukan pertanyaan yang valid, Anda membangun hubungan dan menginspirasi kepercayaan diri. Pertanyaan membentuk bagian lain dari fondasi untuk komunikasi di tempat kerja yang berbagi makna

   Dalam lingkungan kerja yang menekankan komunikasi terbuka, keterlibatan karyawan, dan tujuan bersama, komunikasi lebih sering dan lebih efektif. Namun, harapan untuk komunikasi yang signifikan membuat standar lebih tinggi di tempat kerja terbaik ini. Jadi, bahkan dalam semangat kerja tinggi, lingkungan kerja yang berfokus pada karyawan, karyawan mengeluh bahwa mereka tidak tahu apa yang sedang terjadi.

   Karena semua komponen dan lingkungan keseluruhan tempat kerja individu, komunikasi tetap menantang. Pertanyaan kuno tentang siapa yang perlu tahu apa dan kapan mereka perlu tahu itu tidak pernah sepenuhnya dijawab hanya tentang kepuasan siapa pun.

   Keluhan karyawan tentang terlalu banyak informasi, tidak cukup informasi, dan bahkan, informasi yang berlebihan, akan terus bergema di tempat kerja. Anda tidak akan pernah menyembuhkan masalah komunikasi tetapi, dengan komitmen dan perhatian, Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi interpersonal Anda dan komunikasi di tempat kerja Anda.

   Lebih Terkait dengan Komunikasi Tempat Kerja yang Efektif

   1. Terima Umpan Balik Dengan Rahmat dan Martabat
   2. Cara Mengembangkan Kecerdasan Emosional Anda
   3. Cara Menyimpan Percakapan yang Sulit
   4. Umpan balik