Dibutuhkan Keterampilan Kerja Manajer Kantor

Manajer kantor bertanggung jawab untuk memastikan seluruh kantor atau kompleks kantor berjalan dengan lancar. Ini dapat mencakup tugas-tugas seperti mengelola dan mengawasi satu atau beberapa asisten administrasi. Manajer kantor biasanya tidak memerlukan pendidikan khusus, tetapi mereka membutuhkan banyak pengalaman yang relevan dan keterampilan yang dikembangkan dengan baik dalam peran administratif dan manajemen.

Jika Anda menginginkan jenis pekerjaan ini, Anda dapat secara dramatis meningkatkan peluang Anda untuk dipekerjakan dengan mengetahui keterampilan dan pengalaman Anda yang perlu disorot selama proses aplikasi dan wawancara.

Cara Menggunakan Daftar Keterampilan

Lihatlah daftar keterampilan yang dicari berikut. Anda mungkin menemukan bahwa Anda memiliki lebih banyak dari yang Anda duga. Gunakan nama-nama keterampilan Anda yang relevan sebagai kata kunci dalam resume dan surat lamaran Anda, sehingga supervisor yang mempekerjakan dapat dengan jelas melihat bahwa Anda memiliki apa yang mereka cari.

Baca deskripsi pekerjaan dengan cermat, sehingga Anda tahu keterampilan mana yang paling penting bagi calon atasan Anda. Penelitian perusahaan sehingga Anda memahami bisnis dan pengalaman tambahan atau pengetahuan yang relevan yang Anda tawarkan.

Ketika Anda mempersiapkan diri untuk wawancara Anda, buatlah setidaknya satu contoh spesifik dari waktu Anda mendemonstrasikan setiap keterampilan yang Anda harapkan untuk dibahas. Jangan berharap calon majikan mengambil kata-kata Anda sendiri tentang pengalaman Anda.

Keterampilan Penting

Tidak semua posisi manajer kantor membutuhkan keahlian yang sama persis. Banyak tergantung pada berapa banyak asisten kantor yang harus Anda awasi, berapa banyak orang yang menggunakan kantor yang akan Anda kelola, dan jenis perangkat lunak dan sistem apa yang digunakan majikan Anda.

Ada beberapa keterampilan yang hampir semua manajer kantor efektif miliki dan tidak bisa lakukan tanpanya. Anda juga dapat meninjau daftar keterampilan yang terdaftar berdasarkan pekerjaan dan jenis keterampilan.

Keterampilan Administratif

Sebagai manajer kantor, Anda akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan beberapa tugas administrasi. Ini termasuk merekrut dan memecat karyawan, melakukan evaluasi kinerja, melatih karyawan baru dan mengawasi orang lain. Menyetujui permintaan resmi, melakukan operasi bisnis umum dan memelihara dokumen dan catatan personel dapat jatuh ke yurisdiksi Anda juga.

Anda juga harus merencanakan, bertanggung jawab atas pemrosesan surat, menjadwalkan dan menghadiri pertemuan. Anda mungkin diminta untuk mempraktikkan resolusi konflik, mendelegasikan pekerjaan dan menjadi pembuat kebijakan dan pengambilan keputusan juga.

Kemampuan analisis

Bagian dari pekerjaan Anda adalah menemukan cara untuk melakukan pekerjaan Anda dengan lebih baik. Jika Anda dapat mengidentifikasi ketidakefisienan dalam cara kantor Anda berjalan dan memberikan solusi, Anda mungkin dapat menghemat banyak uang dari majikan Anda dan menyimpan banyak kejengkelan pada kolega Anda.

Seorang manajer kantor yang hebat akan terus bertanya pada dirinya sendiri, mengenai semua proses, praktik, dan prosedur, “apakah ini masuk akal? Apakah ini yang terbaik yang bisa kami lakukan? ”Dianjurkan untuk memasukkan daftar keterampilan analitik pada resume Anda.

Perhatian terhadap detail

Sebagai manajer kantor, tanggung jawab berhenti pada Anda. Anda akan bertanggung jawab untuk memesan persediaan kantor yang benar secara tepat waktu, untuk menjaga catatan secara akurat dan teratur, dan untuk melacak kebutuhan dan masalah semua orang di kantor. Jika Anda melakukan pekerjaan dengan baik, kantor tampaknya akan berjalan sendiri. Jika Anda salah perincian, orang lain mungkin tidak dapat sepenuhnya melakukan pekerjaan mereka.

Kemampuan berkomunikasi

Seperti asisten kantor, Anda akan sering menjadi orang pertama yang dilihat pengunjung, dan terkadang Anda menjadi satu-satunya yang mereka lihat jika salah satu profesional yang bekerja di kantor Anda kebetulan keluar. Anda harus bertindak sebagai resepsionis yang efektif sekaligus menjalankan tugas Anda yang lain.

Anda juga dapat menjadi titik kontak utama di antara berbagai orang yang menggunakan kantor dan mungkin antara kantor Anda dan orang lain dalam organisasi yang sama. Anda mungkin harus mempraktikkan resolusi konflik dan mendelegasikan pekerjaan. Semua itu menambah banyak komunikasi, baik tertulis maupun verbal, yang semuanya harus akurat, efisien, ramah, dan profesional setiap saat.

Keahlian komputer

Penting bagi manajer kantor untuk memiliki berbagai keterampilan komputer. Spesifikasinya akan tergantung pada atasan Anda tetapi biasanya melibatkan entri data, spreadsheet, dan tugas TI umum.

Mengelola kantor dapat melibatkan sejumlah besar tanggung jawab. Manajer kantor umumnya bekerja di puncak organisasi, dengan tangan mereka di setiap aspek perusahaan. Jika peran sentral ini menarik bagi Anda, teruslah meninjau daftar keterampilan untuk melihat apakah ini bisa menjadi karier bagi Anda.

Masalah Keuangan

Tanggung jawab Anda dapat mencakup pembukuan, penagihan, penganggaran, dan akuntansi. Anda juga mungkin diminta untuk menangani entri penggajian, kas kecil, dan QuickBooks. Laporan triwulanan dan semesteran juga termasuk dalam tugas Anda. Paling tidak, jika kantor Anda menangani uang sama sekali, Anda akan bertanggung jawab untuk memastikan uang itu ditangani dengan baik.

Skill kepemimpinan

Sebagai pengawas yang mungkin merupakan sekelompok besar asisten kantor, Anda harus membuat semua orang termotivasi dan terkoordinasi. Anda harus membuat kerja tim terjadi. Pekerjaan Anda akan mencakup menetapkan standar untuk pekerjaan orang lain dan memastikan standar tersebut terpenuhi. Memimpin sering berarti membantu orang lain untuk tumbuh dalam karier mereka, dan membantu orang memulai diri dan berkomunikasi dengan baik satu sama lain.

Keterampilan sosial

Keterampilan interpersonal memainkan peran besar dalam menjadi manajer kantor. Anda harus memiliki sikap positif, menyapa pengunjung, dan terlibat dalam kerja tim.

Kekuatan Lain-lain

Manajer kantor cenderung memiliki beragam keterampilan yang membantu mereka secara efektif melakukan pekerjaan mereka. Ini termasuk memperhatikan detail, umumnya fleksibel tentang dukungan yang Anda berikan, dan dapat diandalkan. Manajer kantor juga harus menjadi networker, pemikir logis, multi-tasker dan pemecah masalah. Manajemen waktu dan organisasi harus menjadi kebiasaan kedua bagi orang-orang yang melayani dalam peran ini.