Pedoman Menulis Surat dan Email Profesional

Apa cara terbaik untuk menulis surat profesional - dengan surat kertas atau email? Yang satu benar-benar tidak lebih baik dari yang lain. Dalam beberapa kasus, masuk akal untuk berkomunikasi melalui email dan kadang-kadang Anda mungkin perlu mengirim surat yang diketik, dicetak, dan ditandatangani. Apa pun yang Anda pilih, penting untuk mengikuti panduan penulisan dan format surat dan email profesional terbaik.

Email lebih cepat dan mudah, tetapi beberapa pesan email tidak pernah dibuka dan, tergantung pada siapa Anda menulis dan mengapa Anda menulis, Anda mungkin diharuskan untuk mengirim surat yang diketik dan ditandatangani atau bahkan mengunggahnya secara online.

Jenis pesan yang Anda pilih tergantung pada siapa Anda berkomunikasi, dan tujuan korespondensi Anda.

Pedoman Menulis Surat dan Email Profesional

Semua surat yang ditulis dengan baik mencakup beberapa bagian. Informasi yang Anda sertakan di setiap bagian dan format keseluruhan tergantung pada apakah Anda mengirim surat yang diketik atau pesan email.

Penting bagi Anda untuk mengetahui bagian-bagian surat yang berbeda dan apa yang harus dicantumkan di masing-masing surat. Anda juga perlu tahu cara mengatasi dan menandatangani komunikasi yang diketik dan email. Berbagai bagian surat adalah sebagai berikut:

• Kontak informasi
• Salam (salam)
• Badan Surat
• Penutupan
• Tanda tangan

Kontak informasi

Cara Anda memasukkan informasi kontak Anda akan berbeda berdasarkan cara Anda mengirim surat. Dalam pesan email, informasi kontak Anda akan berada di akhir pesan, sedangkan dalam surat tertulis, informasi kontak Anda ada di bagian atas halaman. Inilah yang akan dimasukkan di bagian informasi kontak Anda, ditambah sampel untuk huruf dan email yang diketik.

Salam

Salam adalah bagian ucapan dari surat Anda dengan sesuatu seperti "Dear Mr. Peterson," atau "Kepada Siapa Peduli." Berikut adalah daftar contoh salam surat yang bekerja dengan baik untuk korespondensi profesional.

Badan Surat

Isi surat Anda akan mencakup beberapa paragraf. Paragraf pertama harus mencakup pengantar dan penjelasan singkat tentang alasan Anda menulis. Paragraf kedua (dan semua paragraf berikut) harus menjelaskan lebih lanjut alasan Anda menulis. Paragraf terakhir harus meminta tindakan dari pembaca, jika Anda meminta sesuatu, atau menyatakan bagaimana Anda akan menindaklanjutinya. Pastikan untuk memperjelas tujuan surat Anda. Pembaca perlu mengetahui apa yang Anda minta dan bagaimana mereka dapat membantu Anda.

Atau, jika Anda menawarkan layanan atau bantuan, pastikan tidak jelas apa yang dapat Anda berikan.

Penutupan

Sebuah surat ditutup dengan istilah seperti "Salam" atau "Hormat" diikuti dengan koma, maka tanda tangan Anda jika Anda mengirim surat yang diketik. Jika Anda mengirim pesan email, cukup ketik nama Anda setelah penutupan. Berikut daftar contoh penutup surat yang sesuai untuk korespondensi terkait bisnis dan ketenagakerjaan.

Tanda tangan

Sentuhan terakhir pada surat Anda adalah tanda tangan Anda, yang, dalam pesan email, akan menyertakan informasi kontak Anda. Berikut cara menandatangani surat dan cara mengatur dan mengirim email tanda tangan.

Cara Mengatasi Surat

Sangat penting untuk berbicara dengan individu yang Anda tulis secara formal, kecuali jika Anda mengenalnya dengan sangat baik. Berikut cara mengatasi surat termasuk informasi umum yang dapat Anda gunakan jika Anda tidak memiliki penghubung di perusahaan.

Memformat Korespondensi Anda

Sekarang Anda memiliki semua informasi yang perlu Anda sertakan dalam pesan Anda, tinjau format standar yang digunakan untuk surat dan pesan email.

Pedoman Penulisan Surat

Langkah selanjutnya adalah memoles surat Anda. Seharusnya ada banyak ruang di antara paragraf dan bagian atas dan bawah halaman. Anda juga ingin memilih gaya dan ukuran font yang dapat dibaca, profesional. Apa yang Anda katakan akan tergantung pada alasan Anda menulis, jadi pastikan untuk menyesuaikan surat Anda agar sesuai dengan situasi pribadi dan profesional Anda. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis berbagai jenis huruf, termasuk margin halaman, font, spasi, dan detail tentang apa yang harus dimasukkan, bersama dengan contoh masing-masing:

• Cara Menulis Surat Bisnis
• Cara Menulis Surat Pengantar
• Cara Menulis Surat Lamaran Kerja
• Cara Menulis Surat Referensi
• Cara Menulis Surat Pengunduran Diri
• Cara Menulis Surat Terima Kasih
• Panduan Pesan dan Undangan LinkedIn
• Panduan Pesan Email Profesional

Contoh dan Template

Menggunakan template adalah cara yang bagus untuk memulai surat atau pesan email Anda sendiri karena Anda mulai dengan format dasar yang berlaku. Cukup isi informasi Anda di bagian surat yang sesuai.

Melihat contoh-contoh juga bermanfaat, karena Anda akan mendapatkan ide untuk mengatakan apa dalam korespondensi Anda sendiri.

• Sampel surat:Tinjau sampel surat tertulis ini, termasuk surat bisnis, surat pengantar, wawancara surat terima kasih, surat tindak lanjut, penerimaan pekerjaan dan surat penolakan, surat pengunduran diri, surat penghargaan, surat bisnis, dan lebih banyak sampel surat dan templat.
• Contoh Pesan Email:Contoh-contoh email ini termasuk contoh pekerjaan, pencarian pekerjaan dan pesan email bisnis, ditambah templat email, contoh pesan yang diformat, dan baris subjek, ditambah salam dan contoh tanda tangan.

Proofread dan Periksa Ejaan

Akhirnya, sebelum Anda mencetak atau mengunggah surat Anda atau mengirim pesan email Anda, periksa ejaan, periksa tata bahasa, dan koreksi ulang.

Kiat untuk memastikan tidak ada kesalahan adalah membacanya dengan lantang. Anda mungkin melihat kesalahan yang Anda lewatkan dengan hanya membaca.