Cara Menulis Surat Bisnis

Apakah Anda perlu menulis surat bisnis? Tidak yakin tentang tata letak terbaik untuk digunakan atau apa yang harus dimasukkan dalam surat Anda? Penting bahwa semua surat bisnis yang Anda tulis diformat dengan benar dan profesional dalam penampilan.

Ketika Anda menulis kepada calon atasan, kolega, hubungan profesional dan bisnis, tata letak surat Anda hampir sama pentingnya dengan apa yang Anda tulis.

Jika surat tidak diformat dengan benar, tidak memiliki cukup ruang di antara paragraf, dan menggunakan gaya atau ukuran font non-tradisional, itu dapat mencerminkan Anda dengan buruk.

Pedoman Penulisan Surat Bisnis

Berikut adalah panduan untuk menulis surat bisnis, sehingga semua korespondensi Anda memberikan kesan terbaik.

Margin

Margin surat bisnis harus sekitar 1 "di sekelilingnya. Ini memberikan tampilan profesional pada surat profesional Anda. Anda harus menyelaraskan teks Anda ke kiri; ini adalah cara sebagian besar dokumen disejajarkan, sehingga surat Anda dapat dibaca.

Penempatan Huruf

Meninggalkan ruang dalam surat Anda menciptakan tampilan yang jelas, tidak berantakan, dan mudah dibaca sehingga pembaca akan menghargai. Surat Anda harus dalam format blok: seluruh huruf harus disejajarkan ke kiri dan spasi tunggal kecuali untuk spasi ganda antara paragraf.

Ukuran huruf

Ukuran font tradisional untuk surat profesional adalah 12. Font tersebut harus Times New Roman atau Arial. Namun, jika Anda menggunakan kop surat, kop surat mungkin memiliki ukuran dan gaya font yang berbeda.

Gaya tulisan

Tidak perlu menggunakan gaya yang berbeda dalam surat profesional. Gunakan font yang seragam (font cetak buku seperti Times New Roman atau Arial) dan hindari menggarisbawahi, mencetak miring, atau tebal. Namun, jika Anda menggunakan kop surat, kop surat mungkin memiliki gaya font yang berbeda.

Teks Surat

Teks surat bisnis harus bersih dan dapat dibaca. Hindari menulis surat Anda dalam satu blok teks besar. Pisahkan teks Anda menjadi beberapa paragraf singkat. Paragraf-paragraf ini harus disejajarkan ke kiri; ini memungkinkan untuk membaca lebih mudah. Setelah Anda menyelesaikan surat Anda, minta orang lain membacanya untuk Anda. Mintalah mereka melihat sekilas surat itu. Apakah ada terlalu banyak teks pada halaman? Apakah mudah untuk melihat paragraf yang berbeda?

Kontak informasi

Bagian pertama surat Anda harus mencakup informasi kontak Anda dan informasi kontak dari orang yang Anda tulis. Juga, sertakan tanggal Anda menulis di bagian atas surat Anda.

Salam Surat

Kecuali Anda mengenal pembaca dengan baik dan biasanya mengatasinya dengan nama depan mereka, Anda harus memasukkan judul pribadi dan nama lengkap orang tersebut dalam salam (mis., "Dear Mr. James Franklin"). Jika Anda tidak yakin dengan nama pembaca, sertakan judulnya (mis., "Eksekutif Pemasaran yang terhormat"). Jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin pembaca, cukup sebutkan nama lengkap mereka dan hindari judul pribadi (mis., "Dear Jamie Smith"). Jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin, nama, dan judul pembaca, cukup tulis, "Kepada Siapa Peduli." Biarkan satu baris kosong setelah salam.

Paragraf Surat

Paragraf surat profesional harus relatif singkat. Paragraf pertama dapat mencakup pembukaan ramah singkat dan penjelasan singkat tentang alasan Anda untuk menulis. Paragraf kedua (dan paragraf selanjutnya) harus diperluas berdasarkan alasan Anda untuk menulis. Paragraf terakhir harus menyatakan kembali alasan Anda untuk menulis dan, jika berlaku, nyatakan rencana tindakan Anda (atau minta beberapa jenis tindakan diambil oleh pembaca).

Penutupan

Ketika Anda menulis surat bisnis atau pesan email, penting untuk menutup surat Anda secara profesional, jadi Anda surat, secara keseluruhan, ditulis dengan baik dan profesional.

Tanda tangan

Saat Anda mengirim surat kertas, selesaikan surat itu dengan tanda tangan Anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang Anda ketik. Jika ini email, cukup sertakan nama yang Anda ketik.

Terakhir, jangan lupa mengeja dan memeriksa ulang surat Anda sebelum Anda mengirimnya. Sekali lagi, minta anggota keluarga, teman atau kolega untuk memeriksanya untuk Anda. Selalu baik untuk sepasang mata lain untuk memeriksanya karena sulit untuk menangkap kesalahan kita sendiri.

Format Surat Bisnis

Tinjau surat bisnis yang diformat dengan informasi tentang apa yang akan disertakan di setiap bagian surat Anda.

Contoh Surat Bisnis

Nama depan Nama Belakang

Alamat Anda

Kota Anda, Kode Pos Negara

Nomor telepon Anda

Email mu

Tanggal

Nama Kontak

Judul

Nama Perusahaan

Alamat

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Bapak / Ibu yang terhormat. Nama keluarga:

Saya menulis untuk mengundang Anda ke sesi jaringan yang kami siapkan untuk mahasiswa pascasarjana ilmu komputer kami di Hazelwood University. Kami fokus pada perusahaan IT dan kami pikir perusahaan Anda akan sangat cocok. Itu selalu dihadiri banyak orang dan merupakan cara hebat untuk mengisi posisi apa pun yang telah Anda buka.

Acara ini dijadwalkan pada 30 April dari jam 1 - jam 5 sore di Holland Hall Student Centre. Jika Anda tertarik, beri tahu saya dan saya dapat memesankan tempat untuk Anda atau manajer perekrutan Anda. Jangan ragu untuk mengirim email ke [email protected] atau hubungi saya di 555-555-5555 jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin informasi lebih lanjut.

Terima kasih.

Tulisan Tangan (untuk surat cetak)

Nama Anda yang Diketik

Lebih banyak contoh

Tinjau contoh surat bisnis untuk berbagai korespondensi terkait bisnis, profesional, dan ketenagakerjaan, termasuk contoh dan templat pesan surat dan email.