Catatan Karyawan yang Harus Dipertahankan oleh Pengusaha

Ingin tahu catatan karyawan apa yang harus dipelihara sebagai majikan? Majikan menyimpan empat file catatan karyawan untuk setiap karyawan. Selain itu, majikan menyimpan file catatan karyawan lainnya untuk semua karyawan.

File Personil dari Catatan Karyawan

File personil disimpan untuk setiap karyawan. File personalia ini berisi dokumen rahasia dan dikelola dan dikelola oleh staf Sumber Daya Manusia. File personalia adalah catatan karyawan utama yang digunakan oleh pemberi kerja, karyawan, dan manajer karyawan, di beberapa perusahaan.

Di tempat lain - dan ini adalah pendekatan yang disarankan - akses ke file personalia karyawan dibatasi untuk SDM dan karyawan yang berada di bawah pengawasan.

Dokumen-dokumen umum dalam file personalia termasuk lamaran kerja, formulir kontak darurat keluarga, riwayat tindakan disipliner yang didokumentasikan, resume, tanda tangan karyawan yang menerima tanda tangan karyawan, lembar kerja yang ditandatangani pemberi kerja, penilaian berkala, penilaian pekerjaan, atau kinerja rencana pengembangan, sertifikat pelatihan dan bukti kehadiran, dan informasi kontak pribadi terkini tentang setiap karyawan.

Tidak semua file personil berisi dokumen yang sama tetapi setiap file personil memiliki beberapa dokumen yang sama. Dokumentasi kinerja karyawan tidak termasuk dalam file personalia kecuali jika dibenarkan tindakan disipliner, penghargaan, atau tanda lain dari pencapaian luar biasa. Catatan kinerja sehari-hari tersebut termasuk dalam file yang disimpan manajer untuk melacak kinerja, sasaran, dan kontribusi karyawan mereka.

File Penggajian dari Catatan Karyawan

File penggajian juga menyimpan catatan karyawan. File penggajian berisi riwayat pekerjaan karyawan, departemen, perubahan kompensasi, hiasan, pinjaman, dan informasi lain yang penting untuk membayar karyawan dan menyimpan salinan riwayat kompensasi karyawan.

File penggajian juga akan berisi riwayat formulir pemerintah seperti W-2, W-4, dan dokumen pemotongan keamanan sosial yang diisi oleh karyawan. File ini juga akan berisi informasi manfaat karyawan dan izin untuk menarik pembayaran dari gaji karyawan.

File Medis dari Catatan Karyawan

File medis karyawan juga disimpan oleh majikan. Catatan karyawan dalam file medis tidak tersedia untuk siapa pun kecuali staf yang ditunjuk Sumber Daya Manusia dan karyawan yang catatannya disimpan dalam file. File medis berisi catatan dokter, dokumen aplikasi FMLA, informasi tes obat, informasi fisik yang diperlukan, dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan kesehatan medis karyawan atau anggota keluarganya.

File medis, karena kerahasiaan catatan karyawan, menerima penyimpanan aman dan kerahasiaan tingkat tertinggi. Disarankan bahwa file medis harus disimpan dalam laci file yang terkunci yang terkunci di ruangan yang tidak dapat diakses oleh karyawan selain dari staf yang ditunjuk SDM.

I-9 File Catatan Karyawan

I-9 Files menyimpan catatan karyawan yang disimpan untuk semua karyawan dalam satu file yang terpisah dari catatan karyawan lainnya. Pengusaha menyimpan catatan karyawan ini terpisah dari catatan karyawan lain untuk menjaga kerahasiaan karyawan dari pejabat pemerintah dan entitas lain yang berwenang meninjau karyawan I-9.

Menyimpan I-9 di lokasi yang terpisah akan memastikan bahwa jika Anda dipilih untuk peninjauan file Federal I-9, pegawai pemerintah tidak akan memiliki akses ke catatan lain tentang karyawan atau pekerjaannya di organisasi Anda dengan pengecualian dari aktual Formulir I-9. Investigasi ini meningkat setiap tahun jadi pastikan bahwa karyawan Anda telah mengisi formulir I-9 dengan benar atau Anda dapat dikenakan denda dan berpotensi dipenjara.

Akses ke Catatan Karyawan oleh Karyawan

Karyawan dapat melihat catatan karyawan mereka dengan menghubungi staf Sumber Daya Manusia selama jam kerja normal. Tidak ada karyawan yang dapat mengubah atau menghapus dokumen apa pun dalam catatannya yang harus dilihat di hadapan staf SDM.

Anda perlu memiliki kebijakan melihat catatan pegawai di buku pedoman karyawan Anda dan mengikutinya tanpa pandang bulu sehubungan dengan permintaan karyawan untuk melihat file mereka.

Jika seorang karyawan mengirim permintaan tertulis untuk salinan catatan personel mereka setelah mereka meninggalkan pekerjaan Anda, Anda diharuskan untuk mengirimkan salinannya kepada mereka.

Kadang-kadang, Anda akan menemukan seorang karyawan yang curiga tentang jenis catatan karyawan apa yang disimpan oleh departemen Sumber Daya Manusia mereka. Ini adalah karyawan yang paling mungkin meminta salinan file karyawan mereka. Sekali lagi, tanpa diskriminasi, buat salinan file dan kirimkan. (Anda mungkin akan menerima umpan balik bahwa karyawan itu terkejut dengan betapa sedikitnya dokumentasi yang disimpan staf SDM.)

Di beberapa yurisdiksi, adalah sah untuk menagih karyawan untuk biaya duplikasi dan mengirim file.