Apa Arti Kerahasiaan SDM?

Ingin tahu apa arti kerahasiaan sesungguhnya dalam SDM? Praktisi Sumber Daya Manusia online sering menerima email dari karyawan yang mengatakan, "Saya punya masalah, jadi saya pergi ke HR. Saya memberi tahu HR, dan mereka memberi tahu bos saya, dan sekarang bos saya marah kepada saya. Bukankah HR diharuskan untuk menjaga semuanya rahasia?"

Kapan SDM Harus Mengambil Tindakan

Sangat mudah untuk melihat bagaimana orang dapat berpikir seperti itu. HR berurusan dengan banyak informasi yang harus dirahasiakan. Misalnya, mereka menangani asuransi kesehatan (meskipun, mereka tidak tunduk pada peraturan HIPAA kecuali dalam kasus di mana perusahaan diasuransikan sendiri), mereka menangani gaji, dan mereka menangani disiplin karyawan.

Majikan akan memecat siapa pun SDM yang berbagi informasi tentang topik-topik ini tanpa izin dan alasan yang kuat. Tapi bagaimana dengan area lain yang mungkin dibawa karyawan ke SDM?

Beberapa hal yang harus ditindaklanjuti oleh SDM, dan itu artinya mereka tidak dapat menjaga kerahasiaan informasi Anda. Terkejut? Nah, inilah beberapa masalah yang harus ditindaklanjuti oleh SDM.

Klaim Pelecehan Seksual

Jika Anda mengajukan keluhan yang mengatakan bahwa atasan, rekan kerja, atau bahkan vendor Anda melecehkan Anda secara seksual, departemen SDM harus bertindak. Secara hukum, jika mereka mengabaikan klaim Anda, mereka membuat perusahaan bertanggung jawab atas tindakan tersebut. Ini benar bahkan jika Anda berkata, "Saya tidak ingin Anda melakukan apa pun, saya hanya ingin Anda sadar." Secara hukum, SDM harus bertindak atau bisa dianggap tidak berfaaf.

Berapa banyak orang yang akan terlibat tergantung pada jenis klaim yang dibuat karyawan tersebut. Jika misalnya, klaim Anda adalah bahwa Jim menonton film porno di komputernya dan itu membuat Anda merasa tidak nyaman, petugas SDM dapat mengangkat telepon, menghubungi departemen TI dan meminta mereka untuk melihat sejarah komputer Jim. Dalam beberapa menit, SDM dapat mengalahkan Jim, dan tidak ada yang akan tahu bahwa Anda mengeluh sejak awal.

Tetapi bagaimana jika keluhan Anda adalah bahwa Jim membuat kemajuan yang tidak pantas? SDM harus menyelidiki itu, dan itu akan melibatkan berbicara dengan orang-orang. Mereka akan berbicara dengan Jim. Mereka akan berbicara dengan saksi potensial lainnya, dan setelah mereka mengumpulkan informasi, mereka akan membuat keputusan.

Banyak orang berpikir bahwa klaim sudah cukup untuk menyebabkan SDM menghukum orang itu, tetapi itu tidak. Perusahaan harus selalu melakukan penyelidikan menyeluruh dan mempertahankan posisi netral saat melakukannya. Ini berarti bahwa mereka tidak akan secara otomatis menganggap bahwa Anda adalah korban.

Ini hal yang baik. Anda ingin mereka sampai pada kebenaran. Ingat, sama seperti Anda dapat menuduh orang lain, orang lain dapat menuduh Anda. Anda tidak ingin SDM hanya percaya pada penuduh Anda dan mengambil tindakan tanpa investigasi yang adil dan menyeluruh.

Meskipun SDM berupaya sebaik mungkin untuk membuat orang yang terlibat sesedikit mungkin terlibat dalam jenis investigasi ini, tidak mungkin untuk tetap diam sepenuhnya. Beberapa orang harus mengetahuinya.

Klaim Diskriminasi Lainnya

Jika Anda mengklaim bahwa atasan Anda jahat terhadap Anda karena ras Anda, HR akan melakukan penyelidikan seperti halnya klaim pelecehan seksual. Tidak mungkin untuk tetap diam ini sepenuhnya. Tetapi, bagaimana jika Anda mengklaim bahwa upah Anda lebih rendah karena ras Anda?

Terkadang, personel SDM dapat menyelidiki klaim ras atau diskriminasi upah gender hanya dengan melihat di basis data mereka. Ini memungkinkan mereka untuk menentukan bahwa tidak, upah Anda konsisten dengan orang lain di tingkat dan pengalaman Anda, sehingga tidak ada diskriminasi upah yang terjadi. Kasus ditutup, tidak ada orang lain yang tahu.

Tetapi, bagaimana jika Anda hanya tahu itu, meskipun upah Anda sama dengan rekan kerja Anda, Anda tidak mendapatkan tugas yang akan mempersiapkan Anda untuk promosi? Kemudian, Anda harus membuat kasus Anda, dan kemudian SDM akan melakukan penyelidikan - dan sekali lagi, orang-orang, termasuk manajer Anda, akan mengetahuinya.

Keluhan Umum

Di sinilah situasinya bisa samar. Anda mungkin berpikir bahwa SDM Anda hanyalah papan suara, tetapi kemudian ia langsung pergi ke manajer Anda dan melaporkan apa yang Anda katakan. Apa yang baru saja terjadi? Pertama-tama, personel SDM Anda harus menjelaskan kepada Anda apa yang akan dan tidak akan ia bagikan di luar rapat tertutup Anda.

Anda juga harus menjelaskan apa harapan Anda. Misalnya, katakan, “Saya ingin beberapa tips tentang cara bergaul dengan bos saya dengan lebih baik, tetapi saya tidak ingin Anda berbicara dengannya. Apakah ini baik-baik saja? ”Mereka seharusnya mengatakan ya atau tidak, dan kemudian Anda dapat melanjutkan, tetapi dengan pemahaman penuh bahwa manajer SDM Anda telah setuju untuk tidak pergi ke atasan Anda untuk melaporkan.

Ingatlah, jika salah satu masalah yang Anda perjuangkan dengan mereka ada hubungannya dengan dia melanggar hukum (pelecehan seksual, pencurian, penipuan sekuritas), orang SDM harus bertindak. Bahkan jika mereka memberi tahu Anda pada awalnya bahwa mereka tidak akan melakukannya, sifat keluhan Anda dapat menyebabkan mereka perlu melakukan intervensi.

Jika keluhan Anda adalah bahwa rekan kerja Anda selalu terlambat dan tidak pernah dihukum, apa yang Anda ingin dilakukan oleh orang SDM tentang hal itu? Apakah Anda ingin mereka berbicara dengan manajer Anda? Bicaralah dengan rekan kerja Anda? Dengarkan saja ventilasi Anda? Putuskan hasil apa yang Anda inginkan sebelum Anda masuk.

Ingat, orang SDM tidak sama dengan perwakilan serikat Anda. Mereka ada di sana untuk membantu perusahaan. Tentu, cara terbaik untuk membantu perusahaan adalah memastikan bahwa karyawan diperlakukan dengan baik, tetapi itu kadang-kadang berarti pergi ke manajer dengan keluhan Anda, atau mengabaikan keluhan Anda.

Terus terang, itu bukan masalah Anda bahwa rekan kerja Anda datang terlambat kecuali itu berdampak pada beban kerja Anda. Dia mungkin mengingatkan Anda tentang itu. Jika Anda terlalu banyak mengeluh tentang hal-hal yang bukan masalah Anda, Anda dapat memotivasi manajer SDM Anda untuk pergi ke atasan Anda untuk memberi tahu atasan Anda bahwa Anda adalah karyawan yang bermasalah.

Nasihat Keseluruhan

Manajer SDM Anda akan menjaga gaji Anda dari rekan kerja Anda (kecuali jika Anda bekerja di kantor di mana gaji bersifat publik), harus menjaga kerahasiaan masalah medis Anda, dan harus melakukan yang terbaik untuk menjaga situasi rumit sedekat mungkin - dengan hanya mereka yang perlu tahu - mengetahui.

Tetapi, Anda tidak harus mengandalkan manajer SDM Anda untuk bertindak seperti pendeta atau pengacara Anda. Mereka akan melindungi bisnis. Mereka tidak benar-benar diharuskan untuk tetap diam selain informasi medis (jika perusahaan Anda tunduk pada HIPAA).

------------

Suzanne Lucas adalah jurnalis lepas yang berspesialisasi dalam Sumber Daya Manusia. Karya Suzanne telah ditampilkan pada publikasi catatan termasuk Forbes, CBS, Business Inside r dan Yahoo.