Perangkat Evaluasi Sistem Pelacakan Pemohon

Menemukan sistem pelacakan pelamar yang tepat yang memenuhi semua kebutuhan organisasi Anda bisa menjadi tugas yang berat. Ini bisa menjadi tantangan, bahkan mengetahui harus mulai dari mana saat mempertimbangkan sistem pelacakan pelamar dan bagaimana membandingkan setiap solusi.

Di sini Anda akan menemukan area penting untuk diselidiki, pertanyaan untuk ditanyakan dan tanggapan untuk dianalisis selama proses evaluasi sistem pelacakan pelamar. Informasi ini akan memandu perusahaan Anda dalam mencari sistem pelacakan pelamar yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Identifikasi Pembuat Keputusan Sistem Pelacakan Pemohon

Perusahaan harus mengorganisasi dirinya sendiri secara internal sebelum memulai proses evaluasi sistem pelacakan pelamar. Saat bersiap untuk mengevaluasi sistem pelacakan pelamar, penting untuk membentuk kolaborasi para pemangku kepentingan dan memberikan waktu kepada para pembuat keputusan ini untuk sampai pada keputusan yang tepat.

Panitia seleksi Anda harus siap menilai kekuatan dan kelemahan masing-masing vendor sistem pelacakan pelamar. Panitia seleksi harus menyertakan anggota ini.

• Seleksi Eksekutif: Ini biasanya Wakil Presiden Senior (SVP) atau Wakil Presiden (Wakil Presiden) Sumber Daya Manusia yang dapat memberdayakan anggota komite lainnya dengan arahan dan visi yang jelas. Orang tersebut juga harus memiliki kemampuan untuk menjelaskan pemilihan vendor dalam hal Pengembalian Investasi (ROI) kepada rekan-rekannya.
• Manajer Seleksi: Orang ini harus memiliki pemahaman penuh tentang proses perekrutan dan poin rasa sakit perusahaan untuk menciptakan taktik pencarian dan seleksi yang tepat.
• Anggota Komite: Untuk memastikan suara pengguna terwakili dan keberhasilan penerapan solusi yang dipilih akan terjadi.

• Kontributor Komite: Ini adalah anggota dari departemen lain yang memberikan input tambahan untuk proses pemilihan sistem pelacakan pelamar. Mereka yang memiliki keahlian keuangan dapat memberikan masukan pada stabilitas keuangan vendor atau membandingkan total biaya dari setiap sistem pelacakan pemohon sehubungan dengan anggaran proyek. Kontributor TI dapat mendidik anggota komite tentang kemampuan teknis sistem pelacakan pelamar vendor dan membantu membandingkan setiap solusi dengan sistem Anda saat ini.

  Anggota komite haruslah orang-orang yang dapat mengenali nilai alat teknologi, optimisasi proses, dan layanan pelanggan yang terkait dengan visi perusahaan Anda tentang manajemen bakat.

Dokumentasikan Proses Perekrutan Anda Saat Ini

Setelah Anda membentuk komite pemilihan sistem pelacakan pelamar, tugas pertama Anda adalah membuat dokumen yang melacak proses permintaan karyawan, proses perekrutan Anda, dan peran manajer perekrutan, perekrut, dan kandidat untuk menyelesaikan perekrutan. Maka komite Anda harus membahas mengapa setiap langkah diperlukan dan apa yang akan terjadi jika dihilangkan.

Sederhanakan proses perekrutan Anda dan pastikan setiap langkah benar-benar menambah nilai dan membantu Anda menghasilkan karyawan yang berkualitas. Ini akan memungkinkan komite Anda untuk membandingkan kebutuhan proses perekrutan Anda dengan kemampuan setiap sistem pelacakan pelamar. Evaluasi ini merupakan peluang besar untuk belajar tentang praktik terbaik dalam perekrutan dan meninjau serta mengoptimalkan proses perekrutan Anda saat ini.

Identifikasi Persyaratan untuk Sistem Pelacakan Pemohon Anda

Sekarang setelah Anda dengan jelas mengidentifikasi proses perekrutan perusahaan Anda, komite Anda siap sepenuhnya untuk mengidentifikasi persyaratan perusahaan Anda untuk sistem pelacakan pelamar. Ingatlah bahwa Anda ingin memiliki jawaban yang jelas untuk pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Mengapa Anda membeli sistem pelacakan pelamar ini?
• Apakah proses perekrutan Anda saat ini selaras dengan sasaran perusahaan Anda?

Mengingat pertanyaan-pertanyaan ini dalam pikiran akan membantu komite Anda membuat kasus yang kuat untuk membeli solusi pelacakan pelamar. Agar sistem pelacakan pelamar yang Anda pilih memiliki koneksi kuat dengan ROI, komite Anda harus membuat harapan yang jelas tentang apa yang Anda inginkan dalam sistem pelacakan pelamar.

Sistem pelacakan pelamar Anda harus membangun hubungan yang lebih baik antara perekrut dan manajer perekrutan, merampingkan proses permintaan dan persetujuan Anda, dan meningkatkan kualitas perekrutan Anda. Sistem pelacakan pelamar Anda harus merampingkan upaya perekrutan profesional Sumber Daya Manusia melalui otomatisasi, menciptakan proses perekrutan yang lebih efisien dan hemat biaya. Ini adalah waktu yang tepat untuk mengatasi tantangan SDM yang umum, seperti:

• Volume resume yang tinggi tanpa cara yang efektif untuk menerima, meninjau dan mengelola.
• Volume peluang kerja yang tinggi dengan komunikasi internal yang rumit.
• Ketidakmampuan untuk mengakses informasi dengan cepat dan melaporkan semua metrik perekrutan.
• Kehilangan pelamar yang memenuhi syarat karena penyimpanan resume yang serampangan.
• Duplikasi upaya perekrutan antara berbagai kantor cabang dan divisi lokal atau luar negeri.
• Perawatan IT yang berlebihan dan biaya dukungan dengan teknologi buatan sendiri.
• Pelacakan data kepatuhan EEO-OFCCP yang tidak efektif.

• Berjuang untuk mendapatkan perhatian yang layak dari TI untuk peningkatan dan peningkatan teknologi.

Juga, ambil kesempatan ini untuk mempertimbangkan nilai peningkatan dari proses dan teknologi baru seperti:

• menghindari menggunakan modul yang berbeda,
• meningkatkan komunikasi, dan
• mengatasi masalah global.

Untuk menjaga ini dapat dikelola, Anda perlu mengidentifikasi "harus dimiliki" penting untuk menghilangkan vendor yang tidak memenuhi syarat. Misalnya, sebagai faktor fundamental, komite Anda dapat memutuskan bahwa Anda hanya akan mempertimbangkan vendor yang menyediakan solusi berbasis web sebagai lawan dari sistem yang diinstal, karena solusi yang dihosting menghilangkan beban pada tim TI Anda.

Identifikasi Persyaratan untuk Sistem Pelacakan Pemohon Anda

Identifikasi tujuan bisnis yang jelas akan menghubungkan prioritas Anda dengan kebutuhan Anda. Sangat penting bahwa komite Anda tetap fokus pada persyaratan sistem awal. Komite harus menghindari gangguan oleh elemen sistem yang tidak sejalan dengan prioritas perusahaan Anda. Anda telah mengakui tujuan bisnis dan persyaratan utama yang penting untuk dipertimbangkan ketika membentuk tujuan Anda sendiri.

Persyaratan Utama untuk Dipertimbangkan dalam Sistem Pelacakan Pemohon

• Efisiensi proses: memusatkan suatu proses dapat meningkatkan berbagai tugas termasuk, tetapi tidak terbatas pada, permintaan pekerjaan, pelacakan, pengelolaan rujukan karyawan dan program transfer.
• Mengizinkan kandidat melamar dengan cepat dan mudah ke organisasi Anda untuk mendapatkan gaji dan perekrutan per jam tanpa melalui beberapa halaman pertanyaan.
• Dapat memfasilitasi perekrutan volume tinggi dengan tetap hemat biaya.
• Solusi yang sangat dapat dikonfigurasi dan terukur yang dapat mengonfigurasikan proses perekrutan kami yang unik dan mampu mengakomodasi kebutuhan kami yang terus berkembang seiring dengan pertumbuhan organisasi kami atau proses kami berubah.
• Kemampuan pelaporan yang ditingkatkan: banyak organisasi ditantang untuk menentukan total pengeluaran mereka pada vendor, sumber, dan membandingkan metrik. Koordinasi melalui satu sumber akan memungkinkan pelaporan terpusat yang akurat.
• Mengizinkan perekrut mencari basis data pada semua informasi, dan dengan parameter tertentu.
• Termasuk Pusat Pelaporan yang memungkinkan pengguna untuk menjalankan laporan ad-hoc dan menyimpan kriteria untuk penggunaan di masa mendatang, serta menjalankan laporan standar industri, termasuk biaya-per-sewa, waktu-untuk-mengisi, efektivitas sumber, dan banyak lagi.

Membangun Identitas dan Kesadaran Merek

• Menciptakan hubungan antara pelamar dan pengalaman kerja yang positif akan membangun pengakuan merek. Merek yang kuat dapat menghasilkan kepercayaan yang akan mengarahkan lalu lintas pelamar dan meningkatkan kumpulan bakat Anda.
• Halaman web Pusat Karir Bermerek dapat diakses melalui situs Web perusahaan Anda.
• Memungkinkan perekrut untuk dengan mudah mengirim informasi karier ke situs Web perusahaan.
• Memberikan kemampuan multi-bahasa untuk dukungan global.
• Sesuai EEO / AAP.
• Kemampuan untuk mempertahankan ukuran informasi yang akurat akan tetap sesuai dengan peraturan federal dan menghindari tindakan hukum terhadap organisasi. Ini juga akan membantu untuk menetapkan kualitas pelamar.
• Mampu menangkap, melacak, dan melaporkan data EEO sukarela, namun tetap mematuhi pedoman yang ditetapkan oleh EEO / OFCCP.
• Mampu kandidat pra-penyaringan dengan pertanyaan eliminasi untuk menunjukkan mereka yang memenuhi kualifikasi dasar untuk posisi itu.
• Peningkatan komunikasi.
• Membangun lingkungan yang secara efektif menginformasikan, akan menyatukan semua pengguna dan merampingkan operasi organisasi.
• Termasuk Pusat Komunikasi untuk memfasilitasi komunikasi antara perekrut, manajer perekrutan, dan kandidat. Juga memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan janji temu, meninggalkan catatan dan umpan balik wawancara, mengirim pesan massal, dan merespons otomatis ke pelamar setelah menerima resume.

Dukungan Pelanggan untuk Sistem Pelacakan Pemohon

• Adopsi pengguna penuh tergantung pada tingkat dukungan pelanggan yang diberikan oleh vendor selama dan setelah implementasi.
• Tim dukungan yang tersedia, yang didedikasikan untuk mengelola masalah perusahaan dan pengguna sembari menggunakan praktik terbaik industri.
• Tingkat dukungan tertinggi tersedia tanpa biaya untuk perusahaan Anda.

Penilaian Vendor Sistem Pelacakan Pemohon

Disarankan agar Anda meminta Permintaan Proposal (RFP) dari vendor potensial yang telah diputuskan oleh komite Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk mendapatkan klarifikasi tentang topik apa pun untuk membantu komite Anda menentukan apakah perangkat lunak pelamar pelamar dapat melakukan pekerjaan yang diperlukan. Komite Anda harus mempertimbangkan masalah-masalah utama berikut untuk merancang RFP yang efektif:

• Apakah sistem mendukung keprihatinan utama komite Anda? Ini terkait dengan bagian sebelumnya dari proses evaluasi; Anda harus mengetahui proses Anda sepenuhnya sebelum Anda dapat menentukan fitur apa yang Anda butuhkan. Komite Anda tidak dapat terganggu oleh solusi yang dapat menawarkan fungsi yang bukan prioritas utama Anda. Meskipun tampak menarik, banyak fitur dan fungsi yang mencolok tidak akan menciptakan nilai bagi organisasi Anda jika tidak diadopsi oleh pengguna Anda.
• Apakah vendor menginstal sistem di organisasi lain dengan ukuran yang sama?
• Komite Anda harus memiliki akses ke referensi yang dapat memberi Anda wawasan tentang masalah-masalah seperti kepuasan pelanggan dan menindaklanjuti proses implementasi, dan biaya tersembunyi. Ingat, fitur tidak ada nilainya tanpa adopsi pengguna yang kuat.
• Apa yang diperlukan dalam proses implementasi? Memiliki tingkat adopsi yang sukses dimulai dengan implementasi yang tepat. Anda ingin memastikan bahwa vendor yang Anda pilih tidak meninggalkan pengguna Anda tanpa pelatihan yang tepat dan dukungan terus menerus. Implementasinya harus dipusatkan pada proses rekrutmen organisasi Anda, bukan belajar bagaimana mengakomodasi sistem mereka.

  Anda seharusnya tidak pernah merasa bahwa program implementasi Anda akan membuat Anda merasa kehilangan dan tidak yakin dengan kemampuan vendor. Selama proses evaluasi, komite Anda harus memiliki kesan bahwa, berdasarkan prioritas departemen Anda dan tujuan bisnis, implementasi Anda akan menciptakan fondasi yang kuat untuk kemitraan yang panjang dengan penyedia sistem pelacakan pelamar Anda. Ingat bahwa adopsi pengguna tinggi ke sistem pelacakan pelamar akan menghasilkan ROI yang lebih tinggi.

Lebih Jauh Tentang Penilaian Pelacakan Sistem Pelamar

• Apa visi dan strategi pertumbuhan vendor? Vendor harus menunjukkan kepemimpinan dan pandangan ke depan sebagai pemimpin pasar. Untuk menghadirkan solusi komprehensif, vendor harus mempertimbangkan kebutuhan spesifik Anda dan bersiap untuk perubahan dan pertumbuhan di masa depan.
• Tentukan apakah solusi ini berkontribusi pada keseluruhan rencana bisnis Anda? Pada akhirnya, Eksekutif Seleksi mungkin perlu menampilkan ROI yang diharapkan untuk membuat kasus yang kuat untuk solusi.

  Seleksi Eksekutif harus mencari penghematan pada hal-hal seperti iklan rekrutmen, nilai karyawan dari penggunaan perusahaan pencarian, dan optimasi proses yang disediakan oleh vendor. Perusahaan juga harus menghemat retensi karyawan dan kualitas kandidat. Mungkin luar biasa untuk membuat dokumen pertanyaan yang sangat terperinci yang akan mencakup semua topik yang diperlukan untuk mengevaluasi sistem pelacakan pelamar.

• Di luar fitur dan fungsi, komite Anda harus memastikan untuk membahas kemampuan vendor untuk melayani sebagai mitra jangka panjang bagi organisasi Anda. Saat komite Anda melakukan proses penilaian vendor, Anda ingin memastikan untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti:
• Stabilitas Keuangan: Melakukan uji tuntas atas laporan keuangan semua calon vendor yang sedang ditinjau. Anda akan menemukan ini adalah topik yang sempurna di mana kontributor komite keuangan Anda dapat membimbing Anda.
• Kualitas Mitra Strategis: Untuk menawarkan solusi lengkap, beberapa vendor akan bermitra dengan perusahaan layanan lain untuk menawarkan kepada klien mereka serangkaian layanan yang lebih komprehensif. Komite Anda harus mengetahui adanya kemitraan yang terlibat dengan vendor yang bersaing. Informasi tersebut dapat memberikan wawasan tentang kemungkinan kemitraan antara perusahaan Anda dan vendor.
• Kemampuan Perekrutan: Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, Anda perlu memastikan bahwa vendor memiliki kemampuan untuk mendukung siklus hidup karyawan penuh, dari pelacakan pelamar, orientasi, perencanaan suksesi hingga off-boarding. Ini akan mencegah perusahaan Anda untuk tidak berkembang dari solusinya, yang kemungkinan akan menghasilkan kejengkelan, evaluasi baru, dan biaya implementasi yang mahal.
• Pengembangan Produk Masa Depan: Pastikan bahwa vendor menyampaikan pemahaman yang kuat tentang tantangan yang dihadapi perekrutan saat ini dan di masa depan. Vendor yang Anda pilih harus berada di denyut nadi teknologi dan berita industri untuk menyesuaikan dengan kebutuhan Anda yang berubah dan memastikan bahwa konfigurasi solusi digunakan untuk potensi maksimalnya.
• Integrasi dengan HRIS: Meskipun Anda mungkin ingin kontributor komite TI Anda untuk memberikan masukan tentang masalah ini, itu tidak boleh mempengaruhi komite Anda untuk menggunakan sistem pelacakan pelamar yang tidak akan memadai melayani seluruh departemen. Vendor mana pun yang layak dipertimbangkan harus menyediakan kemampuan untuk memindahkan informasi penting dari sistemnya ke sistem HRIS Anda dengan kesulitan minimal.

Ringkasan Pemilihan Vendor untuk Sistem Pelacakan Pemohon

Garis waktu untuk proses pemilihan vendor untuk sistem pelacakan pelamar dapat berkisar dari satu bulan hingga enam atau lebih hingga selesai. Berikut ini adalah jadwal yang disarankan yang akan memungkinkan komite Anda untuk memproyeksikan kerangka waktu untuk proses pemilihan vendor untuk sistem pelacakan pelamar.

Harap diperhatikan bahwa ini dapat berubah berdasarkan tanggal implementasi yang dipilih.

Garis Waktu untuk Pemilihan Vendor Anda untuk Sistem Pelacakan Pemohon

• Membentuk panitia seleksi - 1 minggu
• Identifikasi kebutuhan perusahaan - 1 hingga 2 minggu

Menilai secara objektif vendor terhadap kebutuhan perusahaan yang diidentifikasi dengan proses berikut:

1. Buat daftar panjang vendor yang memungkinkan - 1 minggu
2. Meminta RFP untuk memberikan klarifikasi tentang topik atau masalah apa pun - 4 minggu
3. Buat daftar pendek menggunakan kriteria evaluasi utama Anda - 1 hingga 2 minggu
4. Finalisasi vendor - 3 hingga 6 minggu
5. Peragakan berbagai sistem - sesegera mungkin
6. Presentasi penjualan - sesegera mungkin
7. Kunjungan situs - sesuai kebutuhan

Ingatlah bahwa tujuan utama sistem pelacakan pelamar adalah untuk memberdayakan pengguna Anda. Anggota komite harus dapat mengenali dan menempatkan nilai pada alat teknologi, optimisasi proses, visi perusahaan, dan dukungan pelanggan untuk secara strategis mempersempit vendor menjadi daftar pendek kemungkinan nyata.

Kemungkinan daftar pendek Anda mungkin tidak memiliki banyak perbedaan fungsional yang membedakan; Oleh karena itu, penting untuk mengingat unsur-unsur vendor yang kurang nyata.

Komite Anda harus melihat ke sumber informasi seperti situs web vendor, newsgroup, portal Sumber Daya Manusia, dan pameran dagang. Terhubung dengan rekan kerja di perusahaan lain yang memiliki ukuran, kebutuhan, dan industri yang sama untuk belajar dari pengalaman mereka.

Bermitra dengan vendor berorientasi layanan yang paling cocok dengan visi dan tujuan organisasi Anda untuk masa depan akan terbukti sangat berharga bagi semua pemain kunci dalam evaluasi, pemilihan, dan implementasi sistem pelacakan pelamar Anda.

Lebih Banyak Tentang Perekrutan dan Perekrutan

• Bintang Rekrut: Sepuluh Cara untuk Mendapatkan Kandidat Hebat.
• Gunakan LinkedIn untuk Merekrut Karyawan.