Menggunakan Tonggak Sejarah dalam Manajemen Proyek

Salah satu karakteristik yang menentukan dari suatu proyek adalah bahwa ia bertahan untuk jangka waktu tertentu. Itu bisa berupa apa saja dari beberapa minggu hingga beberapa tahun, dan dalam beberapa kasus, untuk proyek konstruksi skala besar atau pekerjaan umum, puluhan tahun.

Untuk melacak kemajuan di sepanjang jalan dan memastikan hasil utama dicapai sesuai dengan jadwal, manajer proyek menggunakan tonggak sejarah.

Tonggak sejarah proyek adalah tugas dengan durasi nol yang menandakan pencapaian dalam proyek. Mereka digunakan sebagai cara untuk menunjukkan gerakan maju dan kemajuan dan menunjukkan kepada orang-orang apa yang sedang terjadi, bahkan jika mereka tidak memiliki pengetahuan terperinci tentang tugas-tugas yang terlibat untuk sampai ke sana. Dalam hal itu, mereka sangat berguna untuk komunikasi pemangku kepentingan dan menetapkan harapan.

Kapan Menggunakan Tonggak Proyek

Tonggak dalam manajemen proyek digunakan untuk menandai:

• Awal fase kerja yang signifikan
• Akhir dari fase kerja yang signifikan
• Tenggat waktu
• Ketika keputusan penting sedang dibuat
• Poin tetap lainnya dalam waktu yang perlu dipanggil secara khusus

Seberapa Sering Menempatkan Tonggak Sejarah dalam Rencana Anda

Kursus pelatihan mungkin merekomendasikan memasukkan tonggak dalam rencana Anda sebulan sekali.Ini baik dan aturan praktis yang bagus, tetapi Anda perlu menggunakan penilaian profesional Anda. Beberapa bulan mungkin memiliki banyak kegiatan dengan pertemuan-pertemuan penting yang ditandai sebagai tonggak, keputusan diambil dan penutupan satu fase dan awal yang lain.

Di bulan-bulan lain Anda mungkin fokus pada eksekusi, dengan sangat sedikit, jika ada, yang bisa Anda gantung.

Untuk tujuan pelaporan, penting untuk membuat alasan untuk memiliki tonggak pencapaian setidaknya satu kali dalam setiap siklus pelaporan.

Bagaimana Tonggak Diwakili pada Gantt Chart Anda

Tonggak sejarah adalah salah satu komponen dari bagan Gantt dan ditampilkan pada bagan sebagai berlian. Mereka tidak ditampilkan sebagai tugas normal karena mereka memiliki durasi nol: dengan kata lain, mereka tidak mengambil waktu. Untuk keperluan perencanaan pada grafik Gantt, itu hanya terjadi.

Jika Anda tidak menggunakan grafik Gantt, Anda masih dapat menggunakan tonggak sejarah. Berikut adalah 5 alternatif untuk bagan Gantt: Anda masih dapat memasukkan tonggak ke dalam rencana Anda menggunakan ini.

Jika Anda ingin tetap teratur secara pribadi dan perangkat lunak manajemen proyek Anda tidak sepenuhnya terintegrasi ke dalam kalender Anda, Anda dapat menyalin dan menempelkan tanggal-tanggal penting ke dalam buku harian Anda. Bergantung pada bagaimana Anda ingin bekerja, ini dapat mengingatkan Anda tentang apa yang akan muncul.

Cara Memberi Nama Tonggak Sejarah

Tonggak sejarah harus memiliki deskripsi yang jelas tentang jadwal proyek Anda, tetapi bukan yang menyiratkan bahwa itu adalah tugas. Jadi mereka tidak boleh dipanggil 'Dapatkan persetujuan untuk pindah ke Fase 2' tetapi 'Fase 2 dimulai'. Jika Anda ingin merefleksikan upaya mendapatkan persetujuan untuk pindah ke Fase 2, maka tambahkan tugas tepat sebelum tonggak sejarah untuk membahasnya.

Tonggak sejarah harus menggambarkan titik waktu yang mereka wakili seperti ini:

• Fase pengujian selesai
• PID disetujui
• Kontrak telah ditandatangani

Banyak manajer proyek memilih untuk menghitung tonggak sejarah mereka untuk kemudahan referensi juga. Jika Anda menggunakan struktur rincian kerja, Anda dapat menggunakan penomoran dari itu. Kalau tidak, tidak apa-apa menggunakan M1, M2 dan sebagainya untuk memperjelas apa yang Anda maksud. Struktur penamaan yang jelas menjadi lebih penting seiring dengan meningkatnya jumlah tonggak, jadi pikirkan bagaimana Anda akan melakukan ini jika proyek Anda berjalan selama beberapa bulan.

Cara Mendapat Tonggak Sejarah

Tonggak sejarah merupakan bagian dari jadwal proyek Anda, jadi ketika jadwal Anda telah ditetapkan, Anda harus mempertimbangkan tonggak sejarah Anda telah ditandatangani.

Jika Anda perlu mengubah tanggal tonggak Anda, maka Anda harus menggunakan prosedur kontrol perubahan standar untuk membuat penyesuaian pada rencana Anda. Ini mungkin semudah mengobrol dengan sponsor proyek Anda dan memberi tahu mereka mengapa tanggal perlu diubah, atau seformal menyusun jadwal rekomendasi yang baru dan membawanya ke komite perencanaan untuk diratifikasi.

Yang terbaik adalah mengetahui apa proses penandatanganan tonggak sejarah Anda, jika ada, sebelum perlu menggunakannya, sehingga Anda tidak membuang waktu kapan pun ketika Anda harus melakukan perubahan.

Menggunakan Tonggak Sejarah untuk Komunikasi

Tonggak sejarah berguna untuk komunikasi dan pelaporan karena mewakili titik kontrol minimum dalam rencana. Dengan kata lain, jika Anda mengambil semua tugas lain, Anda masih bisa melihat apa yang terjadi dan menjaga proyek tetap maju hanya dengan menggunakan tonggak.

Anda harus dapat menarik tonggak sejarah dan meletakkannya di dashboard atau laporan proyek. Mereka harus menceritakan kisah proyek secara cukup rinci untuk memuaskan orang-orang yang Anda laporkan, biasanya sponsor proyek Anda atau kelompok eksekutif lain seperti kelompok pengarah (atau dewan proyek). Setiap bulan, atau pada frekuensi pelaporan yang Anda gunakan, Anda dapat menunjukkan tonggak pencapaian yang telah dicapai.

Pelaporan terhadap tonggak pencapaian cukup mudah dan sering dilakukan sebagai tabel. Anda mencantumkan deskripsi tonggak sejarah, tanggal jatuh tempo, dan tanggal perkiraan baru. Ketika tonggak pencapaian dicapai dan dapat ditandai sebagai selesai, Anda menambahkan tanggal itu juga. Mudah-mudahan, itu akan sama dengan tanggal yang diperkirakan, tetapi proyek tidak selalu berhasil seperti itu.

Tabel seperti ini membuat jelas apa yang telah selesai dan apa yang luar biasa. Anda akan dapat merencanakan jawaban atas pertanyaan, "Mengapa kita tidak mencapai tonggak sejarah itu?" Sebelum Anda pergi dan bertemu dengan sponsor Anda atau mengirim laporan.

Ketika rencana proyek Anda sangat panjang, dan Anda memiliki banyak tonggak, Anda akan lebih mudah untuk menurunkan tonggak yang sudah selesai setiap siklus pelaporan. Hanya laporkan tonggak pencapaian yang akan datang atau selesaikan bulan itu: bulan depan lepas landas apa pun yang selesai bulan lalu, jadi Anda tidak terus-menerus menambah panjang laporan dengan memberi tahu orang-orang tentang pekerjaan yang mereka tahu sudah selesai.

Tonggak sejarah adalah alat manajemen proyek yang sangat berguna untuk perencanaan, penjadwalan, dan pelaporan dan mudah digunakan. Masukkan beberapa dalam rencana proyek Anda berikutnya, lacak melawan mereka dan Anda akan menemukan diri Anda belajar frekuensi apa yang paling cocok untuk Anda.

Seperti halnya segala sesuatu dalam manajemen proyek, gunakan mereka secara fleksibel untuk memberikan hasil yang Anda inginkan, gunakan tips dan pedoman ini untuk menginformasikan keputusan Anda sendiri.