Kiat untuk Menulis Surat Simpati kepada Karyawan

Ketika seorang karyawan atau rekan kerja mengalami duka cita atau kesedihan, Anda dapat mengambil langkah-langkah sebagai majikan untuk mengungkapkan simpati. Anda juga dapat membantu individu mengelola kebutuhannya selama sakit, kematian, atau kejadian menyedihkan lainnya.

Tidak peduli apa pun yang Anda lakukan untuk membantu karyawan atau rekan kerja Anda dengan simpatik, hampir selalu tepat untuk menulis surat simpati. Catatan belasungkawa selalu dihargai oleh karyawan selama masa kesedihan mereka.

Template ini akan membantu Anda menulis surat simpati Anda sendiri. Ini menekankan faktor-faktor yang akan membuat catatan belasungkawa Anda menyampaikan pesan simpati yang tepat.

Alat untuk Menyampaikan Belasungkawa Sepenuh Hati Anda

Tulis pesan simpati Anda pada alat tulis perusahaan dengan nama, alamat, dan tanggal Anda.

Email juga dapat diterima sebagai media komunikasi tetapi dapat meninggalkan kesan bahwa korespondensi Anda adalah usaha - bukan pesan simpati yang Anda coba sampaikan.

Tergantung pada hubungan Anda dengan karyawan, Anda mungkin perlu menulis catatan perusahaan, tetapi Anda mungkin juga ingin menulis catatan pribadi kedua.

Kiat dan Contoh untuk Surat Simpati Perusahaan Resmi Anda

Ini adalah contoh surat simpati. Unduh templat surat simpati (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online) atau lihat di bawah untuk contoh lebih lanjut.

Unduh Templat Word

Biasanya lebih formal daripada catatan yang akan Anda kirim ke teman atau rekan kerja pribadi. Mulailah surat Anda dengan alasan simpati Anda.

Contoh: Kami ingin menyampaikan simpati kami atas kehilangan ibumu baru-baru ini. Kehilangan anggota keluarga dekat selalu menyedihkan dan kami ingin Anda tahu bahwa kami sangat menyesal atas kehilangan Anda.

Tawarkan untuk membantu karyawan selama periode kesedihan tanpa mewajibkan sumber daya perusahaan atau menetapkan preseden yang tidak dapat Anda tawarkan kepada semua karyawan.

Contoh: Harap beri tahu kami jika ada yang bisa kami lakukan untuk membantu Anda saat Anda berurusan dengan kehilangan ibu Anda.

Tawarkan informasi tambahan tentang sumber daya perusahaan yang tersedia bagi karyawan selama masa kesedihan mereka. Akhiri catatan Anda dengan menegaskan kembali tawaran dukungan Anda. Karyawan itu mungkin tidak membutuhkan atau menginginkan apa pun dari Anda, tetapi penting bagi Anda untuk membuat penawaran - Anda akan menunjukkan bahwa Anda peduli.

Contoh: Anggota staf Sumber Daya Manusia telah membantu Anda mengakses informasi manfaat Anda dan kami telah membagikan kebijakan berkabung kami kepada Anda. Jika Anda memiliki kebutuhan yang melampaui parameter kebijakan, beri tahu kami agar kami dapat menangani situasi Anda secara individual.

Praktek perusahaan di masa lalu adalah memberikan tambahan waktu cuti tanpa dibayar untuk menangani masalah kematian, perjalanan ke luar negara, dan masalah hukum yang menghabiskan waktu.

Contoh: Kami berkomitmen untuk membantu Anda melewati masa sulit dalam perjalanan hidup ini. Kehilangan ibumu sedih dan kami mendukung upaya Anda untuk maju. Beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu.

Akhir: Gunakan tanda tangan normal Anda. Salam adalah tanda umum untuk pesan simpati.

Penutupan tambahan meliputi:

• Dengan hangat
• Hormat kami
• Dengan Salam Hangat
• Memikirkanmu
• Terbaik
• Semoga sukses
• Dengan simpati

Jangan Membuat Asumsi

Ingatlah saat Anda menulis pesan simpati, bahwa Anda tidak mungkin mengetahui semua detail hubungan karyawan Anda dengan kerabatnya. Selain itu, Anda jarang memiliki semua detail tentang penyakit karyawan atau tragedi anggota keluarga.

Oleh karena itu, batasi asumsi yang Anda ungkapkan dalam surat simpati Anda dan jaga pesan tetap netral.Sebagai contoh, seorang karyawan dan ibunya mungkin telah memiliki hubungan yang jauh dan tidak bahagia selama bertahun-tahun, jadi jangan menulis pesan simpati yang mengasumsikan hubungan yang dekat dan penuh cinta.

Contoh Surat Simpati

Susan Rodriguez

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 September 2018

Elizabeth Lee

123 Branson Street

Smithfield, CA 08055

Elizabeth tersayang, Kami sangat menyesal mendengar tentang kematian ibumu. Kehilangan anggota keluarga selalu sulit. Beri tahu kami jika ada yang bisa kami lakukan untuk membantu Anda selama masa percobaan ini. Anda berhak atas tiga hari cuti yang dibayarkan seperti yang dinyatakan dalam kebijakan kehilangan karyawan kami. Di masa lalu, kami telah memberikan cuti tanpa bayaran tambahan untuk karyawan ketika perjalanan dan bisnis pribadi terkait kematian mengharuskan lebih banyak waktu untuk tidak bekerja.

Harap beri tahu manajer atau Sumber Daya Manusia Anda jika Anda perlu meminta waktu tambahan. Kami juga dapat bekerja dengan jadwal yang fleksibel jika ada bisnis keluarga yang perlu dijaga selama jam kerja.

Kami berkomitmen untuk membantu Anda melewati masa sulit dalam perjalanan hidup ini. Kami bersimpati atas kehilangan ibumu dan kami ingin mendukung upaya Anda untuk bergerak maju dengan bisnis hidup Anda. Beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu.

Salam,

Susan Rodriguez

Direktur Sumber Daya Manusia