Anda Dapat Meningkatkan Tingkat Partisipasi Wawancara Keluar

Wawancara keluar adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan umpan balik yang benar dan jujur ​​dari karyawan. Kelemahannya adalah bahwa dibutuhkan beberapa waktu untuk membangun sejumlah besar data dari wawancara keluar. Namun, meningkatkan tingkat partisipasi Anda dapat membantu Anda mendapatkan informasi yang dapat ditindaklanjuti dengan lebih cepat dari wawancara keluar Anda.

Apa yang Dianggap Tingkat Partisipasi yang Baik untuk Wawancara Keluar

Penelitian menunjukkan bahwa rata-rata tingkat respons untuk wawancara keluar kertas dan pensil sekitar 30-35 persen. Ini berarti bahwa sebuah perusahaan dengan 2.000 karyawan dan tingkat turnover 15 persen akan mengharapkan untuk menerima sekitar 100 wawancara keluar yang diselesaikan per tahun. Pada tingkat partisipasi ini, organisasi mendapatkan umpan balik keluar dari hanya 5 persen dari total populasi karyawan.

Dengan sedikit usaha ekstra, Anda harus dapat menggandakan tingkat respons itu. 65 persen atau lebih baik adalah tujuan yang baik untuk keluar dari wawancara. Anda dapat mencapai ini dengan wawancara keluar kertas dan pensil, wawancara keluar online berbasis web dan wawancara keluar telepon.

Mengukur Partisipasi Anda dalam Wawancara Keluar

Untuk mengukur tingkat respons Anda, bagilah jumlah wawancara keluar yang diselesaikan dengan jumlah karyawan dari siapa Anda meminta wawancara keluar. Idealnya, angka kedua harus sama dengan jumlah total penghentian tetapi untuk alasan praktis, ini umumnya tidak terjadi.

Sebagai contoh, jika Anda telah menyelesaikan 125 wawancara keluar dari 300 orang yang Anda minta untuk menyelesaikan wawancara keluar, tingkat partisipasi Anda adalah 125/300 yang setara dengan 0,416 atau 41,6 persen.

Penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki metode yang baik untuk melacak partisipasi semacam ini. Minimal, Anda ingin melacak tingkat partisipasi pada awal proyek peningkatan dan kemudian secara berkala.

Skenario yang ideal adalah mempertahankan rata-rata berjalan yang dapat Anda lihat secara teratur. Nomor waktu nyata ini segera memberitahu Anda untuk jatuh (atau meningkat) dalam partisipasi karyawan dalam wawancara keluar. Sistem manajemen wawancara keluar online harus melakukan ini untuk Anda secara otomatis.

Perusahaan besar mungkin ingin melacak tingkat partisipasi secara terpisah untuk anak perusahaan, divisi besar atau wilayah geografis. Perusahaan kecil hingga menengah umumnya dapat memperoleh manfaat dari tingkat partisipasi total untuk organisasi.

Jika Anda memutuskan bahwa tingkat partisipasi Anda dalam wawancara keluar dapat bertahan, langkah selanjutnya adalah menganalisis proses wawancara keluar Anda saat ini. Dua area terpenting untuk ditinjau adalah:

1. Mengapa karyawan memilih untuk tidak menyelesaikan wawancara keluar?
2. Apakah ada masalah logistik yang mencegah sumber daya manusia dari menyampaikan informasi kepada karyawan secara tepat waktu dan efektif?

Karyawan Tidak Menyelesaikan Wawancara Keluar Mereka

Beberapa alasan mengapa karyawan memilih untuk tidak menyelesaikan wawancara keluar adalah:

• Wawancara keluar terlalu lama.
• Pertanyaan wawancara keluar membingungkan atau invasif secara pribadi.
• Karyawan tidak percaya bahwa wawancara keluar akan dibaca atau membuat perbedaan.
• Karyawan takut akan dampaknya.
• Karyawan itu marah pada perusahaan.
• Karyawan menunda-nunda atau lupa.
• Prosesnya sulit atau tidak nyaman.

Jika Anda menggunakan survei wawancara keluar dengan pertanyaan terukur, 35-60 pertanyaan adalah tentang panjang survei yang tepat. Lebih dari 60 pertanyaan mulai terasa panjang dan tidak nyaman bagi karyawan. Jika Anda melampaui 70 pertanyaan, Anda harus siap untuk jumlah yang lebih tinggi dari wawancara keluar yang tidak selesai.

Tinjau pertanyaan wawancara keluar Anda untuk kesederhanaan. Tempatkan diri Anda pada posisi karyawan dan tanyakan pada diri sendiri bagaimana perasaan Anda menjawab pertanyaan. Hindari banyak pertanyaan wawancara keluar yang menanyakan perasaan dan emosi.

Banyak karyawan yang tidak selaras dengan perasaan mereka (atau jika itu mereka mungkin tidak ingin membaginya dengan Anda). Adalah jauh lebih mudah bagi seorang karyawan untuk menilai efektivitas suatu proses daripada bagaimana perasaan mereka terhadap proses itu.

Umpan Balik Wawancara Keluar Diabaikan

Karyawan tidak akan menyelesaikan wawancara keluar mereka jika mereka percaya bahwa umpan balik yang mereka berikan tidak akan dibaca atau akan segera diabaikan. Penting untuk memberi tahu karyawan bahwa Anda menghargai umpan balik mereka. Saat Anda melakukan peningkatan berdasarkan saran dari wawancara keluar, jangan takut untuk memberi tahu karyawan dari mana ide itu berasal.

Seiring waktu, karyawan akan belajar bahwa Anda mendengarkan. Setelah ini menjadi bagian dari budaya perusahaan, Anda dapat yakin akan banyak ide, saran, dan kritik yang terbuka dan jujur.

Dampak Dari Umpan Balik Jujur

Juga, jelaskan kepada karyawan bahwa umpan balik yang jujur ​​tidak akan menghasilkan dampak. Pernyataan yang dibuat dalam wawancara keluar tidak boleh digunakan untuk mencegah kelayakan masa depan untuk dipekerjakan kembali.

Ada banyak ahli yang seharusnya mengatakan kepada karyawan untuk tidak jujur ​​pada formulir wawancara keluar mereka atau tidak mengisi sama sekali. Mereka mengklaim bahwa perusahaan menggunakan informasi ini terhadap karyawan. Para profesional Sumber Daya Manusia tahu bahwa ini omong kosong, namun, mereka masih harus melawan persepsi yang tidak berdasar ini.

Umpan Balik Karyawan yang Marah

Karyawan yang marah dengan perusahaan mungkin merasa bahwa mereka tidak ingin membantu dengan berpartisipasi dalam wawancara keluar. Anda dapat mendorong karyawan ini untuk melampiaskan kemarahan mereka dalam wawancara keluar. Banyak dari karyawan yang marah ini senang dengan kemungkinan suara mereka didengar - terutama jika mereka tahu bahwa itu akan didengar oleh manajemen senior.

Proses yang bersih dan disederhanakan juga penting. Apakah itu berbasis web atau kertas dan pensil, formulir wawancara keluar harus ditata dengan baik dengan bentuk survei yang intuitif dan mudah dipahami.

Masalah logistik adalah bidang utama kedua untuk ditinjau dalam proses wawancara keluar Anda. Pada umumnya ada hubungan yang lemah dalam proses apa pun dan keluar dari wawancara tidak terkecuali. Pemeriksaan Anda harus mencakup seluruh rangkaian peristiwa yang dimulai ketika seorang karyawan memberikan pemberitahuan dan berakhir ketika karyawan tersebut mengirimkan wawancara keluar.

Audit Proses Wawancara Anda

Anda dapat mulai mengaudit proses exit interview Anda dengan mencari tahu informasi berikut.

• Bagaimana karyawan biasanya memberi pemberitahuan tentang niat mereka untuk berhenti?
• Siapa orang pertama yang diberi tahu dan berapa banyak pemberitahuan yang biasanya diberikan?
• Siapa yang memberi tahu divisi Sumber Daya Manusia dan bagaimana caranya? Seberapa cepat setelah karyawan memberi pemberitahuan, HR diberitahu? Siapa di HR diberitahu terlebih dahulu?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk memulai wawancara keluar? Kapan orang ini diberitahukan tentang pemberhentian karyawan?
• Bagaimana karyawan diberitahu tentang wawancara keluar? Oleh siapa? Metode apa? Kapan?
• Apakah ada kepemilikan yang jelas dalam Sumber Daya Manusia dari proses wawancara keluar? Apakah mereka yang terlibat dalam proses memahami pentingnya dan urgensi wawancara keluar?
• Apa yang dikatakan karyawan tentang wawancara keluar? Dengan cara apa mereka didorong untuk menyelesaikan wawancara keluar? Apakah karyawan diberitahu lebih dari satu kali dan lebih dari satu cara?
• Apakah wawancara keluar mudah diselesaikan?
• Kapan dan di mana karyawan akan menyelesaikan wawancara keluar? Apakah ada akses mudah ke sumber daya yang diperlukan?
• Apakah karyawan memiliki privasi untuk menyelesaikan wawancara keluar jika mereka menyelesaikannya di tempat kerja?
• Apakah supervisor dan manajer mendukung proses wawancara keluar? Apakah mereka takut menerima umpan balik negatif dari karyawan? Apakah Anda mengandalkan pengawas yang takut untuk menyampaikan informasi tentang wawancara keluar kepada karyawan?
• Apakah mudah bagi karyawan untuk mengirimkan wawancara keluar mereka?

Tinjau masing-masing pertanyaan audit di atas dan perhatikan dengan cermat proses keluar wawancara Anda. Tentukan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan masing-masing bidang ini. Setelah menyelesaikan ulasan, Anda dapat segera melakukan perbaikan.

Ukur Kembali Proses Wawancara Anda

Beberapa perubahan yang Anda lakukan akan memberikan peningkatan yang nyata dalam tingkat partisipasi dengan sangat cepat. Yang lain akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk secara efektif meresapi budaya perusahaan.

Ukur ulang tingkat partisipasi Anda pada tiga bulan, enam bulan, sembilan bulan dan dua belas bulan. Pada tanda dua belas bulan, Anda akan melihat peningkatan dramatis dalam tingkat partisipasi wawancara keluar Anda. Ini berarti Anda akan memiliki lebih banyak data yang dapat digunakan untuk membatasi turnover dan meningkatkan retensi karyawan.

Kesimpulan

Anda dapat meningkatkan nilai wawancara keluar Anda secara signifikan dengan meningkatkan jumlah karyawan yang berhenti yang berpartisipasi dalam proses wawancara keluar. Dengan meninjau dan memperbaiki konten dan struktur wawancara keluar, bersama dengan proses internal Anda sendiri, Anda dapat memberikan peningkatan substansial dalam tingkat partisipasi Anda.

Akhirnya, pertimbangkan kemungkinan bahwa wawancara langsung yang sebenarnya dengan anggota staf SDM mungkin tidak hanya meningkatkan tingkat partisipasi Anda tetapi juga memberikan informasi yang lebih baik. Anda tidak dapat meremehkan nilai dari pertanyaan lanjutan.

--------------------------------------------

Beth Carvin adalah CEO Nobscot Corporation dengan latar belakang bisnis, kewirausahaan, sumber daya manusia, perekrutan, penjualan, dan pengembangan bisnis.