Langkah-langkah untuk Menyesuaikan Komunikasi Anda untuk Setiap Audiens

Jika Anda berharap untuk berkomunikasi dengan orang-orang dengan cara yang berbagi informasi, dan terutama, mengubah perilaku dan memiliki dampak serius, Anda perlu mengenal audiens Anda. Ini adalah prinsip dasar komunikasi yang hebat. Memahami perspektif orang yang Anda ajak bicara membantu Anda menjadi presenter dan profesional Sumber Daya Manusia yang lebih baik.

Kenali audiens Anda. Tahu apa yang mereka pedulikan. Tahu apa yang ingin mereka dengar. Dan dengan mengenal mereka, dan memfokuskan pesan Anda, Anda dapat menunjukkan kepada mereka bahwa Anda adalah sumber daya. Anda melibatkan audiens Anda dan memiliki dampak yang lebih besar.

Masalah? Mengetahui audiens Anda membutuhkan waktu, dan selalu lebih mudah untuk melakukan semua yang Anda tahu atau ingin sampaikan kepada audiens tentang suatu topik. Berpikir kritis tentang apa yang ingin atau perlu didengar audiens Anda lebih sulit.

Banyak profesional SDM terperangkap dalam memberikan audiens mereka semua yang harus mereka ketahui atau lakukan tentang presentasi masalah. Anda tahu Anda telah jatuh ke dalam jebakan ini ketika Anda menemukan diri Anda menempatkan poin peluru pada slide daripada memikirkan:

• apa yang benar-benar diperhatikan oleh audiens,
• apa poin terpenting Anda, dan
• bagaimana memetakannya menjadi cerita yang jelas yang menciptakan pembicaraan yang menarik.

Jebakan kedua yang dialami banyak profesional SDM adalah mengulangi presentasi yang sama setiap hari kepada audiens yang berbeda. Masalahnya adalah bahwa audiens yang berbeda peduli dan menanggapi hal-hal yang berbeda - jadi jika Anda ingin terlibat, Anda perlu menyesuaikan pesan Anda setiap kali Anda berbicara.

Ini adalah cara memastikan bahwa Anda menyesuaikan pesan Anda, memotong kebisingan, dan membuat audiens Anda terlibat dengan apa yang Anda katakan kepada mereka - tidak peduli siapa atau di mana mereka. Lima pengingat utama ini akan memastikan bahwa kata-kata Anda mencapai dampak yang layak - ketika Anda memenangkan perhatian dan keterlibatan penuh audiens Anda.

Ketahui Apa Peduli Audiens Anda

Audiens Anda tidak akan peduli dengan apa yang Anda katakan sampai Anda menunjukkan bahwa Anda peduli pada mereka. Ketika Anda merencanakan presentasi Anda, tanyakan apa saja tantangan dan kebutuhan audiens yang Anda harapkan? Apa tiga sampai empat pertanyaan atau masalah utama dalam benak mereka tentang topik Anda?

Jika Anda tidak tahu, tanyakan beberapa orang yang akan menghadiri presentasi Anda, tanyakan kepada manajer departemen, atau, jika tidak ada informasi tersedia, buat tebakan terbaik Anda.

Kemudian mulailah presentasi Anda dengan mengingatkan audiens Anda tentang masalah yang mereka identifikasi. Katakan, "Saya tahu beberapa dari Anda bertanya-tanya tentang opsi tunjangan kami, atau" Saya membayangkan bahwa tiga hal inilah yang benar-benar ingin Anda dapatkan dari lokakarya ini."

Ketika Anda berbicara pertama tentang audiens Anda dan masalah mereka serta kebutuhan yang akan Anda bahas dalam pembicaraan Anda, Anda menunjukkan bahwa Anda peduli terhadap mereka. Itu membuat orang ingin mendengarkan.

Petakan Poin Utama Anda untuk Audiens Anda

Kebanyakan presentasi SDM terasa seperti tumpukan informasi, bukan cerita yang jelas dengan serangkaian poin utama. Para profesional SDM biasanya tahu lebih banyak daripada yang diinginkan atau perlu diketahui orang tentang topik apa pun yang diperlukan.

Penulis Chip dan Dan Heath, dalam buku mereka "Made to Stick" menyebut ini "kutukan pengetahuan." Kapan terakhir kali Anda merasa sebuah presentasi terlalu pendek atau mencakup terlalu sedikit informasi? Mungkin jarang jika pernah.

Orang-orang yang menonjol sebagai penyaji, orang-orang yang didengar dan memiliki pengaruh, memulai dengan mengakui masalah audiens yang mereka bantu selesaikan. Kemudian, ketika mereka mempersiapkan presentasi mereka, mereka memisahkan yang harus tahu dari yang baik untuk diketahui.

Ambil setengah dari waktu persiapan apa pun yang Anda miliki untuk fokus pada inti presentasi Anda dan apa yang perlu diketahui audiens Anda yang akan membantu mereka. Cara terbaik untuk memecahkan "kutukan pengetahuan" adalah dengan fokus pada apa yang paling penting bagi Anda dan audiens.

Petakan presentasi Anda di papan tulis atau selembar kertas, atau gunakan satu set catatan tempel. Urutan poin apa yang terbaik? Apakah ada urutan poin yang akan lebih masuk akal bagi audiens Anda? Bagaimana poin Anda berhubungan satu sama lain? Buat mereka jelas. Jika tidak, beri tahu orang, "Ini topik yang sama sekali berbeda, namun penting."

Ceritakan Cerita dan Gunakan Contoh yang Akan Diketahui Audiens Anda

Selain mencoba menyajikan terlalu banyak hal sekaligus, sering kali presentasi SDM terdengar abstrak dan tidak terkait dengan kehidupan sehari-hari dan pekerjaan audiens. Apa yang terjadi kemudian adalah bahwa orang-orang mengabaikan, duduk melalui pembicaraan, menganggap itu bukan tentang mereka, dan tidak mengambil tindakan. Ini membuat presentasi menjadi buang-buang waktu dan milik mereka.

Untuk berhubungan dengan mereka, untuk membantu mereka mengambil tindakan, orang membutuhkan ide-ide yang didasarkan pada cerita dan contoh. Otak manusia terhubung untuk berhubungan dengan cerita dan mengingatnya. Jadi, bahas lebih sedikit poin - lebih baik - dengan banyak contoh. Dan, jika memungkinkan, buatlah contoh dari departemen mereka dan pengalaman mereka sehari-hari di tempat kerja.

Ceritakan kisah tentang cara menggunakan gagasan yang Anda bagikan. Baik itu bagaimana menyelesaikan masalah kompensasi, bagaimana memberikan umpan balik, cara mendaftar untuk rencana visi Anda, atau bagaimana organisasi baru berbeda dari yang lama, ceritakan. Buat jembatan menjadi jelas antara topik Anda dan kehidupan serta minat mereka.

Tunjukkan, Jangan Hanya Memberitahu Pemirsa Anda

Sebuah gambar bernilai ribuan kata dalam banyak hal. Video menjadi norma untuk komunikasi yang efektif. Pada hari ini alat video yang dapat diakses, presenter yang menggunakan terlalu banyak teks sering menggunakan alasan. Mereka berkata, "Tapi saya harus mengkomunikasikan informasi yang sangat spesifik." Atau, "Audiens saya akan lebih mampu mencerna ide rumit ini jika saya menuliskannya." Tidak, Anda tidak, dan tidak, mereka tidak akan.

Kecuali jika tujuan Anda adalah membuat bosan, mengasingkan, dan membuat penonton Anda kewalahan, dan tidak memiliki pengaruh dalam skenario terburuk, potong teks. Kirim dalam email tindak lanjut, atau bagikan dalam Google doc. Visual yang Anda gunakan perlu mendukung cerita, bukan menjadi skrip Anda. Setelah Anda memiliki kumpulan poin utama dan alur yang baik didukung oleh cerita dan contoh, baru Anda dapat meluncurkan alat presentasi.

Jika tidak, Anda berakhir dengan slide Anda yang melayani tugas ganda seperti yang dicatat pembicara Anda. Dalam hal ini, Anda seharusnya hanya mengirim surel presentasi daripada membuang waktu audiens Anda.

Kustomisasi dan improvisasi dengan Mengetahui Audiens Anda

Setelah Anda membuat presentasi yang baik yang secara visual mendukung pesan utama Anda, Anda memiliki kebebasan untuk menyesuaikannya dengan setiap audiens yang Anda layani. Anda dapat menyampaikan maksud Anda dan kemudian bertanya dengan suara keras, "Jadi mengapa Anda harus peduli tentang ini?" Dan menyesuaikan jawaban Anda kepada audiens yang ada di depan Anda. Apa yang dipedulikan oleh anggota tim pemasaran Anda mungkin sangat berbeda dari kebutuhan staf pengembangan Anda.

Selama bertahun-tahun memberikan pelatihan dan membuat presentasi untuk para pemimpin di berbagai organisasi seperti Apple, Oracle, SAP, dan T-Mobile, kekuatan dari sekumpulan pesan sederhana telah bersinar. Ketika pesan didukung oleh gambar sederhana dan disampaikan oleh presenter yang fokus yang dapat membuat poin yang jelas dan menghubungkannya dengan kehidupan sehari-hari audiens mereka, komunikasi terjadi. Dan, bukankah itu titik membuat presentasi?

----------------------------------------

Tobey Fitch adalah Managing Partner di Fitch Associates. Dia sebelumnya berkontribusi pada publikasi termasuk Pengusaha.