Cara Menangani Pelanggaran Cuti Sakit di Tempat Kerja

Apakah Anda menemukan bahwa karyawan Anda tidak ada dalam aksi lebih sering selama musim panas dan selama musim liburan? Studi menunjukkan Anda benar. Ketidakhadiran pekerja yang tidak terjadwal meningkat dan, menurut berbagai survei, lembaga pemerintah memiliki jumlah absensi terbesar.

Menurut "Penyebab Dan Biaya Ketidakhadiran Di Tempat Kerja," sebuah publikasi perusahaan solusi tenaga kerja Circadian, biaya absensi yang tidak dijadwalkan sekitar $ 3.600 per tahun untuk setiap pekerja yang bekerja per jam dan $ 2.650 setiap tahun untuk karyawan yang digaji. Biaya dapat dikaitkan dengan banyak faktor - beberapa yang dapat Anda pecahkan - dan beberapa yang tidak bisa Anda selesaikan.

"Indeks Kesejahteraan Gallup-Healthways mensurvei 94.000 pekerja di 14 pekerjaan utama di AS. Dari 77 persen pekerja yang memenuhi definisi survei memiliki kondisi kesehatan kronis (asma, kanker, depresi, diabetes, serangan jantung, darah tinggi). tekanan, kolesterol tinggi atau obesitas), total biaya tahunan terkait dengan hilangnya produktivitas mencapai $ 84 miliar."

Biaya ini tidak termasuk biaya tidak langsung seperti upah lembur untuk karyawan lain, mempekerjakan temps, tenggat waktu yang terlewat, kehilangan penjualan, penurunan moral dan produktivitas yang lebih rendah. Biaya tidak langsung dapat menambahkan hingga 25 persen ke biaya langsung, menurut "Berita Manfaat Karyawan" dan "Berita SDM."

Dalam sebuah survei terhadap sebelas organisasi telekomunikasi yang berpusat di AS, 72 sen dari setiap dolar biaya yang terkait dengan ketidakhadiran karyawan berasal dari hilangnya produktivitas, bukan dari biaya yang sulit, seperti tunjangan perawatan kesehatan dan cacat ("Asuransi Bisnis" Juli 2000).

Cuti Sakit adalah Manfaat Penting bagi Karyawan - Bahkan Bisa Tidak Digunakan

Cuti sakit adalah manfaat yang diperlukan bagi semua karyawan. Jika majikan tidak menawarkan cuti sakit, mereka akan mempercepat masalah kesehatan dan penyebaran penyakit, sehingga menurunkan produktivitas dan moral. Bahkan ketika majikan menawarkan cuti sakit, karyawan sering masuk kerja karena sakit. Tindakan ini - dikenal sebagai presenteeism - dapat terjadi ketika karyawan bekerja di sebuah organisasi di mana para pemimpin senior dan budaya tidak mendukung untuk mengambil cuti saat sakit.

Meskipun ada tekanan untuk kehadiran yang sempurna untuk meningkatkan layanan dan efisiensi pelanggan, karyawan membutuhkan program cuti sakit yang adil untuk keamanan dan kinerja tinggi secara keseluruhan. Namun, beberapa organisasi menderita pelecehan cuti sakit, dan pelecehan cuti sakit diterjemahkan menjadi dolar yang hilang.

Pola Penyalahgunaan Cuti Sakit

Pola pelecehan sehubungan dengan cuti sakit biasanya mengacu pada karyawan yang, selama periode waktu tertentu, telah melanggar kebijakan kehadiran organisasi pada berbagai kesempatan. Untuk mendisiplinkan karyawan secara rahasia dengan masalah kehadiran, para pakar hukum mengatakan bahwa taruhan terbaik adalah memiliki kebijakan tertulis yang jelas yang menetapkan standar organisasi dan persyaratan karyawan.

Pastikan untuk menyebutkan bahwa disiplin - termasuk pemutusan hubungan kerja - dapat diakibatkan oleh penyalahgunaan dan penyalahgunaan cuti yang berulang-ulang. Pertahankan kebijakan yang fleksibel, karena hampir tidak mungkin untuk membuat daftar setiap potensi pelanggaran. Anda juga ingin mempertahankan fleksibilitas untuk menangani situasi karyawan secara individual jika diperlukan.

Contoh pelanggaran kebijakan kehadiran meliputi:

• Jumlah absen, berapa kali datang terlambat, dan jumlah keberangkatan awal, yang semuanya melebihi penjatahan kebijakan kehadiran;
• Gagal mendapatkan izin untuk pergi lebih awal atau datang terlambat;
• Gagal memberikan pemberitahuan sebelumnya tentang ketidakhadiran bila memungkinkan;
• Gagal melaporkan ketidakhadiran dengan semestinya; dan
• Gagal menyerahkan sertifikasi medis berdasarkan permintaan.

Menentukan apakah dan mengapa karyawan mengeksploitasi kebijakan cuti itu penting. Seperti halnya majikan yang menganalisis pergantian, organisasi juga harus melihat tren penyalahgunaan cuti sakit. Apakah penggunaan cuti lebih tinggi di satu departemen atau di bawah penyelia tertentu?

Apakah praktik atau kebijakan di tempat kerja memengaruhi absensi? Apakah penyakit anak-anak menyebabkan karyawan Anda cuti? Menemukan akar penyebab masalah pelecehan cuti sakit membantu dalam mengatasi masalah inti.

Metode untuk memantau penyalahgunaan cuti sakit bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain, tetapi ada beberapa pedoman umum yang dapat diikuti semua pemberi kerja. Di bawah ini tercantum beberapa tips tentang cara mengelola kasus penyalahgunaan cuti sakit.

• Kenali masalah dengan penyalahgunaan cuti sakit dan campur tangan lebih awal sebelum meningkat. Manajer perlu menegakkan kebijakan cuti sakit dan mengambil tindakan yang tepat.
• Cari tahu mengapa karyawan itu menyalahgunakan cuti. Bicaralah dengan karyawan yang cuti yang menyalahgunakan dan lihat apakah perilaku mereka berasal dari masalah pribadi. Jika ternyata benar, rekomendasikan konseling atau rujuk ke program bantuan karyawan organisasi Anda.
• Belajar mengatakan "tidak." Anda tidak boleh membiarkan karyawan lolos dengan kebijakan cuti yang menyalahgunakan. Ketika Anda mendengar permintaan konyol untuk menyalahgunakan cuti, katakan "tidak."

• Gunakan prosedur, peraturan, praktik, dan pengetahuan untuk memberi manfaat bagi manajemen serta karyawan. Pengawas dan manajer harus bekerja dengan karyawan. Pekerjaan utama mereka adalah memastikan bahwa semua karyawan mengetahui kebijakan cuti sakit dan cara menggunakannya.
• Dokumentasikan semuanya.

Dorong Penggunaan Cuti Sakit yang Tepat Saat Karyawan Sakit

Anda tidak hanya harus berurusan dengan penyalahgunaan cuti sakit - Anda juga dapat mendorong penggunaan cuti yang tepat.

Untuk mendorong karyawan menggunakan program cuti sakit dengan benar, banyak organisasi menggunakan insentif uang tunai atau tunjangan lainnya. Berikut ini adalah statistik insentif dari Survei Inventaris Program Personalia HR Center, yang dikembangkan oleh Asosiasi Manajemen Personalia Internasional. Dari 428 Anggota Badan IPMA yang merespons, survei menemukan yang berikut:

• 58 persen cuti sakit saat pensiun;
• 45 persen menawarkan uang tunai / membayar cuti sakit yang tidak digunakan;
• 33 persen menawarkan pembagian cuti sakit / cuti bank;
• 11 persen mengkonversi cuti sakit ke waktu liburan;
• Sembilan persen mengkonversi cuti sakit ke asuransi pada saat pensiun;
• Tiga persen mengkonversi cuti sakit ke asuransi cacat; dan
• Dua persen mengkonversi cuti sakit menjadi biaya kesehatan.

Ada beberapa program yang dapat membantu mengatasi penyalahgunaan cuti sakit. Misalnya, Pusat SDM IPMA telah mengembangkan dua paket yang menawarkan saran penting dalam membantu mengurangi penyalahgunaan cuti sakit dan memberikan tips umum tentang membuat kebijakan yang sehat. Paket pertama- "Pelecehan Cuti Sakit" - mencakup kebijakan dan gagasan tentang program bonus kehadiran, insentif cuti sakit dan pengakuan tahunan untuk penggunaan cuti sakit yang minimal.

Paket kedua- "Kebijakan Time-Off Dibayar" - memberikan contoh kebijakan dan tips tentang pengembangan program PTO. Paket cuti komprehensif ini menggabungkan cuti sakit, waktu pribadi, dan liburan menjadi satu "unileave." Bagi pengusaha, ini bisa berarti lebih sedikit rasa takut terhadap pelecehan cuti sakit dan, bagi karyawan, ini seringkali berarti lebih banyak fleksibilitas dan kontrol.

Banyak organisasi telah menerapkan program dan kebijakan insentif cuti sakit untuk mencegah absensi dan memberi penghargaan kepada karyawan yang memiliki catatan kehadiran yang sangat baik. Misalnya, Broward County, Florida menawarkan "Hari Bonus," di mana karyawan yang memenuhi syarat mendapat satu hari libur untuk setiap waktu sakit yang tidak digunakan dalam periode enam bulan.

Buat Program Insentif Cuti Sakit

Calvert County, Maryland menawarkan bonus insentif, setara dengan gaji satu hari, kepada karyawan penuh waktu yang memenuhi syarat yang dipekerjakan pada hari kerja pertama dalam tahun pembayaran, dan yang menggunakan cuti sakit selama dua hari atau kurang selama tahun pembayaran. Catatan peringatan: pengusaha yang mempertimbangkan pembentukan program insentif cuti sakit harus memastikan bahwa program tersebut tidak melanggar Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis.

Kritik terhadap program insentif cuti sakit menunjukkan bahwa insentif mencoba menyuap karyawan untuk bertindak dengan cara tertentu, alih-alih membuat mereka ingin menunjukkan perilaku secara sukarela. Keberatan umum lainnya adalah bahwa program semacam itu secara tidak langsung menghukum karyawan yang harus keluar dari pekerjaan secara sah.

Orang tua dari anak-anak kecil mungkin membenci perasaan pilih kasih yang dianugerahkan kepada rekan kerja tanpa anak mereka yang tidak membutuhkan cuti sakit untuk merawat anak-anak yang sakit.

Beberapa kritik juga menyatakan bahwa insentif kehadiran mengirim pesan yang salah tentang cuti sakit, yang telah menjadi semakin penting dalam lingkungan kerja yang sangat stres saat ini. Jika penggunaan cuti sakit dibuat agar terlihat seperti perilaku yang salah, pengusaha berisiko mendorong karyawan untuk bekerja terlalu keras hingga sakit parah.

Karyawan yang menggunakan cuti sakit secara sah dapat merasakan tekanan untuk melaporkan untuk bekerja bahkan ketika mereka sakit parah, yang dapat mengakibatkan kerusakan kesehatan yang signifikan dan meningkatnya biaya perawatan kesehatan.

Cara terbaik untuk membuat program insentif adalah, pertama, memeriksa kebijakan saat ini dan gaya manajemen, dan kemudian mencoba mengembangkan ide untuk mencegah dan melarang penyalahgunaan. Sebagai contoh, beberapa pengusaha telah menemukan, berdasarkan penilaian internal, bahwa semakin sedikit penyelia yang dimiliki seorang karyawan, semakin kecil kemungkinan ia akan menyalahgunakan cuti sakit.

Dengan penyelidikan dan perhatian terhadap perilaku karyawan dan manajemen, organisasi memiliki peluang lebih besar untuk mengembangkan program insentif cuti yang sukses.