Cara Mendapatkan Poin Anda dengan Jelas

Ketika kita mencoba menyampaikan maksud kepada orang lain, kita sering berpikir panjang dan keras tentang apa yang ingin kita katakan. Itu cara yang salah untuk melakukannya. Alih-alih berfokus pada apa yang ingin Anda katakan untuk menyampaikan maksud Anda, Anda harus fokus pada apa yang Anda ingin orang lain dengar.

Apa yang ingin saya katakan?

Apakah Anda memberikan instruksi kepada karyawan, memesan makanan di drive-through, atau menulis memo yang menjelaskan kode pakaian baru yang Anda ingin pastikan untuk menyampaikan maksud Anda. Anda ingin mengatakan hal yang benar, sehingga orang lain mengerti maksud Anda. Terkadang Anda mempraktikkan apa yang akan Anda katakan. Seringkali kita menulis draft memo dan pidato kita untuk memastikan kita menggunakan kata-kata yang tepat. Semua ini dilakukan untuk memastikan kami mengirim pesan yang benar.

Banyak buku dan artikel telah ditulis yang menjelaskan mengapa mengirim pesan yang tepat sangat penting dan mengajari Anda cara mengirim pesan yang ingin Anda kirim. Penulis mereka menekankan pentingnya menjadi singkat, tepat, dan spesifik dalam memilih kata-kata Anda, terlepas dari apakah Anda menulisnya atau berbicara. Mereka memberi tahu Anda bahwa ini adalah cara terbaik untuk menyampaikan pendapat Anda kepada audiens Anda.

Siapa Hadirin Saya?

Kita semua tahu betapa pentingnya pendengar kita dalam memutuskan apa yang akan kita katakan dan bagaimana kita akan mengatakannya. Menjelaskan nilai sistem telepon baru berbeda jika Anda berbicara dengan departemen keuangan daripada jika Anda berbicara dengan staf telesales. Semakin baik Anda mengenal audiens Anda, semakin mudah bagi Anda untuk menyesuaikan pesan Anda kepada mereka. Semakin banyak pesan Anda disesuaikan dengan audiens Anda, semakin besar kemungkinan Anda menyampaikan maksud Anda.

Bagaimana Saya Mencapai Mereka?

Sementara pesan yang Anda kirim penting, pesan yang didengar penerima bahkan lebih penting. Jika Anda mengenal audiens Anda, Anda biasanya memiliki gagasan tentang bagaimana mereka akan menafsirkan atau memfilter apa yang Anda katakan. Anda dapat menggunakan ini untuk keuntungan Anda untuk memastikan mereka menerima pesan yang Anda coba kirim.

Kita semua tahu, misalnya, bahwa jika kita berbicara dengan sekelompok siswa kelas satu, kita tidak dapat menggunakan "kata-kata besar" karena mereka tidak akan mendapatkannya. Mereka tidak akan mengerti pesan kami. Jadi kami memilih kata-kata yang akan mereka pahami. Daripada menggunakan "kata-kata besar" yang menyampaikan pesan yang ingin kami kirim, kami menggunakan kata-kata yang kami pikir akan mereka pahami. Dengan begitu mereka akan mendengar pesan kami dan memahaminya.

Jangan mencoba menjelaskan konsep teknis kepada akuntan menggunakan istilah teknis. Jangan gunakan analogi finansial untuk menyampaikan poin ke Departemen Kreatif. Jika Anda ingin departemen layanan Anda menangani lebih banyak panggilan per hari, katakan itu. Jangan memberi tahu mereka bahwa mereka perlu "mengurangi interval waktu antara peluang antar muka pelanggan."

Kelola Masalah Ini

Untuk meningkatkan peluang Anda menyampaikan maksud Anda, lebih fokus pada penerima daripada pada pengirim. Sesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda untuk meningkatkan pemahaman mereka. Jangan terlalu khawatir tentang apa yang ingin Anda katakan dan tentang apa yang Anda ingin mereka dengar dan pahami.