Cara Memberikan Orientasi Karyawan Baru yang Efektif

Mengarahkan karyawan ke tempat kerja dan pekerjaan mereka adalah salah satu fungsi yang paling diabaikan di banyak organisasi. Buku pedoman karyawan dan tumpukan dokumen tidak lagi memadai untuk menyambut karyawan baru di organisasi Anda.

Keluhan yang paling sering tentang orientasi karyawan baru adalah bahwa itu berlebihan, membosankan, atau bahwa karyawan baru dibiarkan tenggelam atau berenang. Karyawan merasa seolah-olah organisasi membuang terlalu banyak informasi pada mereka yang seharusnya mereka pahami dan terapkan dalam periode waktu yang terlalu singkat.

Hasilnya sering kali adalah karyawan baru yang kebingungan yang tidak seproduktif dia. Ia juga lebih cenderung meninggalkan organisasi dalam waktu satu tahun. Pengusaha dan karyawan itu mahal. Lipat gandakan dengan jumlah karyawan yang Anda rekrut setiap tahun, dan biaya pergantian menjadi signifikan.

Dengan krisis tenaga kerja yang berkelanjutan, mengembangkan pengalaman orientasi karyawan yang efektif terus menjadi penting. Sangat penting bahwa program perekrutan baru direncanakan dengan hati-hati untuk mendidik karyawan tentang nilai-nilai dan sejarah organisasi dan tentang siapa yang ada di organisasi.

Program orientasi yang dipikirkan dengan matang, apakah berlangsung satu hari atau enam bulan, akan membantu tidak hanya dalam mempertahankan karyawan tetapi juga dalam peningkatan produktivitas karyawan. Organisasi yang memiliki program orientasi yang baik membuat orang baru lebih cepat, memiliki keselarasan yang lebih baik antara apa yang dilakukan karyawan dan apa yang dibutuhkan organisasi untuk mereka lakukan, dan memiliki tingkat turnover yang lebih rendah.

Tujuan Orientasi

Pengusaha harus menyadari bahwa orientasi bukan hanya isyarat yang bagus dari organisasi. Ini berfungsi sebagai elemen penting dari sambutan karyawan baru dan integrasi organisasi.

Untuk Mengurangi Biaya Startup

Orientasi yang tepat dapat membantu karyawan meningkatkan kecepatan lebih cepat, sehingga mengurangi biaya yang terkait dengan mempelajari pekerjaan.

Untuk Mengurangi Kecemasan

Setiap karyawan, ketika dimasukkan ke dalam situasi baru yang aneh, akan mengalami kecemasan yang dapat menghambat kemampuannya untuk belajar melakukan pekerjaan. Orientasi yang tepat membantu mengurangi kecemasan yang dihasilkan dari memasuki situasi yang tidak diketahui dan membantu memberikan pedoman untuk perilaku dan perilaku, sehingga karyawan tidak harus mengalami tekanan menebak.

Untuk Mengurangi Pergantian Karyawan

Pergantian karyawan meningkat karena karyawan merasa mereka tidak dihargai atau ditempatkan di posisi di mana mereka tidak mungkin melakukan pekerjaan mereka. Orientasi menunjukkan bahwa organisasi menghargai karyawan, dan membantu menyediakan alat yang diperlukan untuk berhasil dalam pekerjaan.

Untuk Menghemat Waktu untuk Supervisor

Sederhananya, semakin baik orientasi awal, semakin kecil kemungkinan bahwa supervisor dan rekan kerja harus menghabiskan waktu mengajar karyawan. Anda dapat secara efektif dan efisien mencakup semua hal tentang perusahaan, departemen, lingkungan kerja, dan budaya selama orientasi. Manajer dan rekan kerja hanya perlu memperkuat konsep-konsep ini.

Untuk Mengembangkan Ekspektasi Pekerjaan yang Realistis, Sikap Positif, dan Kepuasan Kerja

Adalah penting bahwa karyawan belajar sesegera mungkin apa yang diharapkan dari mereka, dan apa yang diharapkan dari orang lain, selain belajar tentang nilai-nilai dan sikap organisasi.

Sementara orang dapat belajar dari pengalaman, mereka akan membuat banyak kesalahan yang tidak perlu dan berpotensi merusak. Alasan utama kegagalan program orientasi: Program tidak direncanakan; karyawan tidak mengetahui persyaratan pekerjaan; karyawan tidak merasa diterima.

Orientasi karyawan penting - orientasi memberikan banyak manfaat, dan Anda dapat menggunakan umpan balik dari karyawan yang berpartisipasi untuk menjadikan orientasi Anda lebih baik.

Semua karyawan baru harus menyelesaikan program orientasi karyawan baru yang dirancang untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan pekerjaan dan lingkungan kerja mereka dan untuk menanamkan sikap dan motivasi kerja yang positif pada saat permulaan.

Program orientasi karyawan baru yang bijaksana dapat mengurangi pergantian dan menghemat organisasi ribuan dolar. Salah satu alasan orang berganti pekerjaan adalah karena mereka tidak pernah merasa diterima atau menjadi bagian dari organisasi tempat mereka bergabung.

Apa yang Perlu Anda Sertakan dalam Proses?

Prinsip paling penting untuk disampaikan selama orientasi adalah komitmen Anda untuk peningkatan berkelanjutan dan pembelajaran berkelanjutan. Dengan begitu, karyawan baru merasa nyaman dengan mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi yang mereka perlu pelajari, memecahkan masalah, dan mengambil keputusan.

Proses orientasi yang dipikirkan dengan matang membutuhkan energi, waktu, dan komitmen. Namun, biasanya bermanfaat bagi karyawan perorangan, departemen, dan organisasi. Salah satu contohnya adalah keberhasilan Mecklenburg County (North Carolina) dalam memperbaiki program orientasi karyawannya.

Majikan ingin menghidupkan kredibilitas karyawan sebagai sumber daya terbesar organisasi. Pada tahun 1996, sebagai bagian dari inisiatif yang lebih besar untuk mendesain ulang layanan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, staf Departemen Sumber Daya Manusia Kabupaten Mecklenburg membuat keputusan yang cerdas. Mereka memandang karyawan baru sebagai bagian dari basis pelanggan mereka dan bertanya kepada pelanggan mereka apa yang mereka inginkan.

Karyawan ditanya apa yang mereka inginkan dan butuhkan dari orientasi. Mereka juga ditanya apa yang mereka sukai dan tidak sukai tentang orientasi. Karyawan baru ditanya apa yang ingin mereka ketahui tentang organisasi. Selain itu, manajer senior organisasi ditanya apa yang mereka yakini penting bagi karyawan untuk dipelajari ketika bergabung dengan daftar gaji county.

Menggunakan umpan balik yang dikumpulkan dari karyawan, staf pelatihan SDM Mecklenburg pertama kali menyadari bahwa untuk memenuhi kebutuhan karyawan diperlukan sesi pelatihan lebih dari setengah hari. Memercayai umpan balik karyawan, para pelatih menciptakan orientasi satu hari yang memberi karyawan apa yang mereka inginkan dan apa yang menurut manajemen senior perlu diketahui karyawan.

Pada dasarnya, campuran orientasi sekarang mencakup topik-topik yang kurang menarik seperti W-2 dan berbagai kebijakan dan prosedur, tetapi juga mencakup rincian yang memungkinkan karyawan mengetahui sesuatu tentang organisasi.

Perlu lebih banyak tentang bagaimana merencanakan orientasi karyawan yang bermanfaat dan menyenangkan?

Pertanyaan Perencanaan Kunci

Para profesional Sumber Daya Manusia dan manajer lini pertama-tama perlu mempertimbangkan pertanyaan perencanaan orientasi karyawan baru yang penting sebelum menerapkan atau memperbaiki program yang sedang berjalan. Ini adalah pertanyaan kunci untuk diajukan.

• Hal-hal apa yang perlu diketahui karyawan baru tentang lingkungan kerja ini yang akan membuat mereka lebih nyaman?
• Apa kesan dan dampak yang Anda inginkan pada hari pertama karyawan baru?
• Apa kebijakan dan prosedur utama yang harus diperhatikan karyawan pada hari pertama untuk menghindari kesalahan pada hari kedua? Berkonsentrasi pada masalah-masalah vital.
• Hal-hal khusus apa (meja, area kerja, peralatan, instruksi khusus) yang dapat Anda berikan untuk membuat karyawan baru merasa nyaman, selamat datang, dan aman?
• Pengalaman positif apa yang dapat Anda berikan untuk karyawan baru yang dapat ia diskusikan dengan keluarganya di akhir hari pertama kerja? Pengalaman harus menjadi sesuatu untuk membuat karyawan baru merasa dihargai oleh organisasi.
• Bagaimana Anda dapat membantu atasan karyawan baru tersedia bagi karyawan baru pada hari pertama untuk memberikan perhatian pribadi dan untuk menyampaikan pesan yang jelas bahwa karyawan baru merupakan tambahan penting bagi tim kerja?

Cara Mengajukan Kaki Terbaik Anda untuk Karyawan Baru

Karena kesan pertama sangat penting, berikut adalah beberapa kiat untuk mengedepankan yang terbaik. Selamat bersenang-senang. Berkonsentrasi hanya pada topik yang sangat penting dari buku pegangan ini. Mainkan beberapa permainan - ini bisa membantu orang belajar. Game meliputi:

Foto Cocok: setelah tur. Setiap karyawan diberikan foto-foto karyawan lain dan daftar nama. Tujuannya adalah untuk mencocokkan nama dengan wajah.

Perburuan Tanda Tangan: Ketika karyawan berkeliling di fasilitas, berikan mereka selembar kertas dengan nama beberapa rekan yang akan mereka temui. Mereka kemudian diminta untuk mendapatkan tanda tangan dari orang yang mereka temui. Karyawan yang mendapatkan tanda tangan terbanyak dari berbagai rekan kerja baru akan mendapatkan hadiah.

Permainan lain yang berkaitan dengan apa yang dipelajari karyawan selama orientasi juga merupakan jaminan efektif bahwa orientasi itu berhasil.

Langkah-langkah dalam Menyambut Karyawan Baru

• Mulailah proses sebelum orang baru mulai bekerja. Kirim agenda ke karyawan baru dengan surat penawaran agar karyawan tahu apa yang diharapkan. Tetap berkomunikasi setelah dia menerima posisi untuk menjawab pertanyaan. Pastikan area kerja orang baru siap untuk hari pertama kerja.
• Pastikan bahwa rekan kerja utama tahu bahwa karyawan mulai dan dorong mereka untuk datang untuk mengucapkan "halo" sebelum orientasi dimulai. Surat sambutan karyawan baru dengan agenda memungkinkan rekan kerja untuk tetap berhubungan dengan karyawan baru dan jadwalnya.
• Tetapkan mentor atau teman, untuk menunjukkan orang baru di sekitar, membuat perkenalan, dan memulai pelatihan. Biarkan mentor memiliki pemberitahuan yang cukup sehingga mereka dapat membuat persiapan. Hubungan mentoring harus berlanjut selama 90 hari dan dapat berlanjut lebih lama jika pasangan membuat hubungan yang hebat. Banyak hubungan berlangsung selama bertahun-tahun dan bahkan dapat berubah menjadi sponsor.
• Mulailah dengan dasar-dasarnya. Orang-orang menjadi lebih cepat produktif jika mereka dengan kuat berpijak pada pengetahuan dasar yang mereka butuhkan untuk memahami pekerjaan mereka. Fokus pada mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana posisi sebelum mengharapkan mereka untuk menangani tugas atau proyek besar. Jangan membanjiri mereka dengan terlalu banyak informasi.
• Berikan sampel tentang cara mengisi formulir dan deskripsi pekerjaan orang tersebut dengan paket orientasi.
• Selamat bersenang-senang. Berkonsentrasi hanya pada topik yang sangat penting dari buku pegangan ini. Mainkan beberapa permainan - ini bisa membantu orang belajar.
• Berikan daftar FAQ dengan orang yang dapat dihubungi, dan nomor telepon atau ekstensi.
• Berencana untuk membawa karyawan baru untuk makan siang, atau meminta orang lain untuk bergabung dengan karyawan baru di ruang makan siang atau di ruang konferensi dengan anggota departemen lainnya. Hari pertama di tempat kerja bukanlah hari meninggalkan karyawan baru itu sendirian saat makan siang.
• Ini adalah saat yang tepat bagi penyelia untuk mengajak karyawan makan siang, termasuk rekan kerja lainnya, dan memastikan karyawan itu nyaman. Ini juga merupakan lingkungan yang sangat baik di mana karyawan dapat mengenal satu sama lain dan rekan kerja yang baru.
• Ingat keluarga orang baru dalam pikiran. Pekerjaan baru berarti penyesuaian untuk seluruh keluarga, terutama jika mereka telah pindah. Lakukan apa yang Anda bisa untuk memudahkan transisi dan membantu mereka merasa nyaman di komunitas.
• Mintalah umpan balik. Cari tahu dari mantan karyawan baru bagaimana mereka memandang proses orientasi, dan jangan takut untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi tersebut. Anda dapat mengirim evaluasi dua hingga empat minggu setelah karyawan mulai, dan bertanya: Sekarang Anda telah bersama perusahaan beberapa saat, apakah orientasi karyawan baru memenuhi kebutuhan Anda?

  Setelah karyawan itu bekerja untuk Anda selama beberapa waktu, dan ia mengetahui apa yang seharusnya ia pelajari tetapi tidak pada orientasi itu. Di Mecklenburg County, setelah proses desain ulang mereka, salah satu pelatih, Allyson Birbiglia berkata, "Kami menyadari bahwa kami harus terus meningkatkan orientasi untuk memenuhi perubahan kebutuhan pelanggan kami. Apa yang berhasil sekarang mungkin tidak melayani karyawan kami dengan baik bulan depan atau berikutnya tahun."

Program orientasi yang efektif - atau kekurangan satu - akan membuat perbedaan yang signifikan dalam seberapa cepat seorang karyawan baru menjadi produktif dan memiliki dampak jangka panjang lainnya pada organisasi Anda. Akhir dari hari pertama, akhir minggu pertama, akhir setiap hari dalam pekerjaan Anda, sama pentingnya dengan awal.

Bantu karyawan Anda merasa bahwa Anda ingin mereka kembali pada hari berikutnya, dan berikutnya, dan berikutnya.

----------------------------------------------------------

Judith Brown adalah Manajer Program untuk Kebijakan dan Manajemen Kinerja di Naval Intelligence.