Deskripsi Pekerjaan Asisten Administrasi: Gaji, Keterampilan, & Lainnya

Asisten administratif, termasuk sekretaris, adalah tulang punggung fungsi kantor. Mereka mengetik dan menyiapkan dokumen, menjadwalkan janji temu, dan mengelola file. Mereka menjawab telepon dan panggilan langsung serta membantu rapat staf. Di beberapa kantor, mereka mungkin menangani tugas pembukuan yang mendasar, dan mereka mungkin menerima pembayaran dari klien dan pelanggan.

Sekitar 4 juta asisten administrasi dan sekretaris bekerja di A.S. pada tahun 2016.

Asisten Administratif Tugas & Tanggung Jawab

Tanggung jawab asisten administrasi dapat bervariasi tergantung pada jenis kantor tempat mereka bekerja, tetapi beberapa tugas umum meliputi:

• Buat dokumen.
• Letakkan presentasi slide
• Buat spreadsheet.
• Kelola basis data.
• Membuat dan / atau memelihara situs web.
• Bertindak sebagai manajer kantor, merencanakan acara staf seperti makan malam penghargaan dan acara penggalangan dana, menjadwalkan pertemuan klien, dan mengatur jadwal untuk rekan kerja.

Asisten Administrasi Gaji

Gaji dapat tergantung pada sifat bisnis di mana asisten administrasi dipekerjakan, serta ruang lingkup tugas. Para eksekutif yang melayani menerima bayaran tertinggi.

• Pendapatan tahunan rata-rata: $ 38.880 ($ 18,69 / jam)
• Penghasilan tahunan 10% teratas: Lebih dari $ 64.230 ($ 30,88 / jam)
• Pendapatan tahunan terbawah 10%: Kurang dari $ 24.690 ($ 11,87 / jam)

Pendidikan, Pelatihan & Sertifikasi

Pekerjaan ini tidak memerlukan pendidikan lanjutan tertentu, tetapi dapat membantu.

• Pendidikan: Anda akan memerlukan ijazah sekolah menengah atas atau yang sederajat, dan Anda bisa mendapatkan keunggulan di bidang ini dengan mendaftar di program gelar associate atau menghadiri program pelatihan kesekretariatan setelah sekolah menengah. Sekretaris sekarang memiliki gelar sarjana atau mendapatkan sertifikasi yang berfokus khusus seperti Sekretaris Hukum Terakreditasi atau Asisten Administrasi Medis Bersertifikat di semakin banyak sektor. Asisten eksekutif dan sekretaris harus memiliki kredit perguruan tinggi minimal, jika bukan gelar sarjana.

• Latihan: Pertimbangkan memulai dengan agen tenaga kerja sementara. Ini kadang-kadang menawarkan pelatihan untuk rekrut baru. Kalau tidak, jika Anda memiliki beberapa keterampilan kesekretariatan dasar, pelatihan di tempat kerja mungkin diberikan saat Anda mempelajari tali bisnis atau bidang tertentu.

Keterampilan & Kompetensi Asisten Administrasi

Anda akan memerlukan beberapa kualitas penting untuk berhasil menjadi asisten administrasi.

• Keahlian komputer dan perangkat lunak: Anda harus nyaman menggunakan Microsoft Office, email, dan internet. Anda mungkin harus terbiasa dengan QuickBooks atau program perangkat lunak akuntansi lainnya jika Anda bekerja untuk bisnis kecil.
• Keahlian multitasking: Ini bisa sangat penting jika Anda juga bertindak sebagai manajer. Anda harus bisa menyulap beberapa tuntutan sekaligus.
• Keahlian komunikasi verbal dan tertulis: Ini penting. Anda harus memiliki perintah yang kuat dari bahasa Inggris dan memiliki keterampilan proofreading yang baik.

• Kemampuan interpesonal: Anda akan bekerja dengan orang lain, termasuk klien dan personel kantor lainnya. Sikap yang baik dan sikap tenang bisa sangat penting.
• Kemampuan organisasional: Anda harus berorientasi pada detail dan terorganisir, dapat menemukan dokumen atau mengingat protokol pada saat itu juga.
• Keterampilan membuat keputusan: Anda akan sering menemukan diri Anda menangani beberapa tugas hampir secara bersamaan, terutama di kantor yang sibuk, sehingga Anda harus dapat memprioritaskan dan membuat keputusan yang efektif waktu. Seorang klien mungkin ingin membuat janji segera, tetapi apakah ia benar-benar memiliki keadaan darurat atau dapatkah ia menunggu beberapa hari?

Prospek pekerjaan

Sayangnya, posisi ini tidak memiliki prospek pekerjaan yang menggembirakan. Biro Statistik Vital AS memproyeksikan bahwa kemajuan teknologi akan mulai mengambil alih tugas banyak asisten administrasi mulai 2016 hingga 2026, yang menghasilkan penurunan 5% dalam pertumbuhan pekerjaan.

Lingkungan kerja

Posisi ini diperlukan oleh hampir setiap industri. Anda mungkin menemukan diri Anda bekerja di kantor medis, kantor hukum, kantor pemerintah, atau untuk kontraktor lingkungan kecil. Bagaimanapun, Anda mungkin akan menemukan diri Anda dalam pengaturan kantor.

Asisten virtual menjadi semakin banyak diminati, jadi mungkin saja Anda bisa bekerja dari rumah.

Jadwal kerja

Ini hampir selalu merupakan pekerjaan penuh waktu selama jam kerja normal, tetapi sifat bisnis mungkin menuntut beberapa pekerjaan akhir pekan, seperti jika Anda dipekerjakan oleh klinik medis. Selain itu, mereka yang berada dalam profesi hukum mungkin menemukan bahwa mereka diharapkan bekerja berjam-jam sebelum sidang dan tenggat waktu.

Cara Mendapatkan Pekerjaan

DAPATKAN REKOMENDASI ​​GLOWING

Pengusaha yang mempekerjakan seorang sekretaris atau asisten administrasi mencari orang yang dapat bekerja dengan mereka dengan nyaman, yang akan berbaur dengan baik dengan staf lain, dan yang dapat dipercaya dengan informasi rahasia. Surat rekomendasi yang kuat dapat menunjukkan kualitas-kualitas ini.

GUNAKAN JARINGAN ANDA

Ketuk ke jaringan Anda untuk mendapatkan petunjuk tentang lowongan pekerjaan. Jangkau kontak Facebook dan LinkedIn, teman keluarga, tetangga, dan mantan majikan. Biarkan mereka tahu Anda akan menghargai perkenalan dengan siapa pun yang mungkin mempekerjakan.

TRACK DOWN OPENING

Lakukan pencarian Google untuk lowongan pekerjaan dengan kata kunci seperti asisten administrasi, asisten pemasaran, asisten editorial, sekretaris medis, sekretaris hukum, dan asisten kantor untuk menghasilkan daftar pekerjaan. Banyak pekerjaan administratif juga akan diiklankan di bagian ketenagakerjaan situs web untuk surat kabar atau Kamar Dagang setempat.

Membandingkan Pekerjaan Serupa

Beberapa pekerjaan serupa dan upah tahunan median mereka termasuk:

• Reporter Pengadilan: $57,150
• Petugas Informasi: $34,520
• Transcriptionist medis: $34,770