Cara Memimpin Proyek Saat Anda Bukan Bos Tim

Kembali ke sekolah, proyek kelompok tidak selalu merupakan pengalaman positif. Tidak dapat dihindari, dalam setiap kelompok, beberapa bekerja lebih keras daripada yang lain sementara yang lain tidak pernah muncul. Alhasil, bisa jadi frustasi jika Anda salah satu anggota tim yang membawa sebagian besar beban.

Ini sedikit berbeda di dunia bisnis karena setiap proyek memiliki manajer proyek dan orang ini dapat membagikan konsekuensi nyata jika anggota tim tidak menyelesaikan tugas mereka. Bahkan jika manajer proyek tidak memiliki wewenang disiplin atas timnya, kinerja yang buruk oleh anggota dapat kembali ke bos mereka dan mencerminkan negatif pada karier mereka.

Kemungkinan manajer proyek tidak akan dapat memilih anggota tim untuk proyek tersebut, dan tidak akan memiliki wewenang untuk menghapus anggota karena kinerja yang buruk. Bagaimana Anda mengelola proyek ketika anggota tim Anda tidak melapor kepada Anda?

Berikut adalah enam tips tentang cara memimpin proyek ketika anggota tim tidak melapor kepada Anda.

Perjelas Batas Anda Dengan Bos

Bahkan sebelum Anda mengadakan pertemuan tim pertama Anda, duduklah bersama orang yang menugaskan Anda untuk proyek ini dan bicarakan tentang harapan manajemen. Ini paling mudah, tentu saja, jika Anda dan semua anggota tim melapor ke orang yang sama, tetapi meskipun tidak, Anda pasti ingin melakukan percakapan ini.

Ini adalah pertanyaan yang ingin Anda tanyakan:

• Apakah Anda memiliki kekuatan untuk menghapus dan mengganti orang di tim jika mereka tidak berolahraga?
• Apakah proyek ini lebih diprioritaskan daripada proyek lain? Jika tidak, maka di mana proyek Anda berada dalam hierarki. Dengan kata lain, dapatkah Anda memberi tahu anggota tim Anda bahwa mereka perlu berhenti melakukan proyek yang berbeda untuk memenuhi tenggat waktu?
• Jika Anda memiliki masalah dengan kinerja anggota tim, apakah bos dengan kekuatan disiplin akan mendukung Anda, atau apakah Anda dianggap setara dengan anggota tim?
• Jika Anda belum melakukannya, tanyakan apa tujuan untuk proyek dan jangka waktu yang diharapkan sampai selesai.

Jika Anda telah menetapkan batas sebelum proyek dimulai, Anda akan tahu seberapa jauh Anda bisa melangkah dan apa yang dapat Anda minta dari anggota tim Anda. Seorang bos yang mengatakan, "proyek ini adalah prioritas utama" tetapi tidak akan mendukung Anda tentang hal itu, sama dengan bos yang mengatakan, "ini bukan prioritas utama."

Namun, mendapatkan dukungan dari atasan Anda apakah proyek tersebut merupakan prioritas utama dapat membantu Anda mempengaruhi anggota untuk bekerja sekeras mungkin. Dan jangan takut untuk langsung dengan atasan Anda dengan menyebutkan bahwa Anda ingin mengetahui tingkat pentingnya proyek sehingga Anda dapat mengkomunikasikan pesan itu kepada tim. Anda ingin berkomunikasi bahwa setiap orang memiliki tujuan yang sama, untuk menyelesaikan proyek dengan baik dan tepat waktu.

Selain itu, Anda dapat menindaklanjuti dengan atasan Anda melalui email yang meminta untuk mengonfirmasi bahwa proyek adalah prioritas utama. Setelah Anda menerima konfirmasi yang dikirim melalui email, Anda dapat meneruskan email ke tim jika perlu.

Penting untuk diingat bahwa anggota tim mungkin memiliki tanggung jawab lain selain proyek. Akibatnya, mereka mungkin tidak menganggap proyek Anda sebagai prioritas utama bagi mereka pada permulaan, tetapi itu tidak selalu karena mereka tidak peduli atau mereka ingin menghindari pekerjaan. Sangat mungkin bahwa mereka hanya memiliki tugas dan tanggung jawab lain yang harus mereka selesaikan setiap hari. Ini terutama berlaku ketika bekerja dengan kolega dari berbagai departemen.

Berbicara dengan bos Anda untuk mengklarifikasi pentingnya proyek, tujuan, dan jadwal, dan mengomunikasikan informasi itu dengan tim sejak awal dapat membantu membuat proses bergerak lebih lancar dan tidak terlalu membuat stres.

Bicaralah dengan Tim Anda Sebelum Melakukan Penugasan

Ketika Anda memiliki tim lintas organisasi, mudah untuk membuat penugasan. Jane dari pemasaran akan menangani tugas pemasaran. Karen dari keuangan akan menangani keuangan. Tetapi bahkan ketika tanggung jawabnya jelas, bicarakan dengan anggota tim Anda terlebih dahulu.

Anda mungkin mengetahui bahwa baik Karen maupun Jane meminta untuk berada di tim ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bidang lain dari perusahaan, jadi ketika Anda menugaskan mereka untuk bidang keahlian mereka, mereka dapat menjadi frustrasi.

Pembicaraan ini sangat penting untuk memiliki hubungan tim yang hebat.Meskipun Anda bertanggung jawab atas hasil akhir proyek, Anda tidak akan mencapai hasil luar biasa tanpa anggota tim yang ada di dalamnya. Singkatnya, berdayakan anggota tim Anda dengan meminta masukan dan keprihatinan mereka. Ketika proyek selesai dan sukses, seluruh tim dapat merasa bangga mengetahui bahwa masing-masing dari mereka memainkan peran aktif dalam keberhasilannya.

Periksa Dengan Bos

Jika, setelah berbicara dengan anggota tim Anda, Anda menentukan bahwa satu-satunya cara untuk menyelesaikan tugas ini adalah dengan memberikan tugas yang satu atau lebih orang akan merasa tidak menyenangkan, bicarakan dengan atasan Anda sebelum membuat tugas.

Mengapa? Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki cadangan yang Anda butuhkan dan bahwa Anda belum mengabaikan opsi yang akan membuat tugas lebih memuaskan bagi anggota tim.

Ambil Setidaknya Satu Tugas Buruk Sendiri

Semua orang mungkin tahu bahwa Anda dipilih untuk memimpin tim ini karena rekam jejak kesuksesan Anda, tetapi juga penting untuk menyingsingkan lengan baju Anda dan ikut campur dalam berbagai hal.

Mengambil sesuatu yang sulit atau tidak menyenangkan mengirimkan pesan bahwa Anda adalah bagian dari tim dan bahwa Anda peduli terhadap rekan satu tim Anda. Menugaskan tugas-tugas yang tidak menyenangkan mengirimkan pesan yang Anda pikir Anda lebih baik daripada rekan satu tim Anda.

Ini tidak berarti bahwa Anda harus melakukan semua tugas yang buruk. Tapi pastikan mereka terbagi rata di antara anggota tim. Apa yang tidak menyenangkan bervariasi dari satu tim ke tim lainnya, tetapi setiap proyek memiliki sesuatu yang tidak seorang pun ingin melakukannya. Seringkali ada banyak tugas yang ingin dihindari semua orang. Pastikan mereka dibagi secara adil, dan Anda mengambil bagian Anda.

Berikan Umpan Balik Yang Cepat

Ingatlah bahwa umpan balik lebih dari sekadar mengatakan, "pekerjaan hebat" atau "pekerjaan buruk" itu "itu pekerjaan yang hebat karena …" dan "itu tidak berjalan dengan baik karena …" Tanpa kata-kata karena tidak ada yang belajar. Dan selama Anda ingin membagikan umpan balik, pastikan Anda menerima umpan balik dari anggota tim Anda.

Sekali lagi, Anda memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan dengan baik dan mengingatkan mereka bahwa kesuksesan mereka adalah kesuksesan Anda dan bahwa Anda semua terlibat bersama. Dengan memberikan umpan balik dan mengajari mereka cara melakukan tugas, terutama jika Anda memiliki lebih banyak pengalaman, Anda akan menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Informasikan Semua Orang

Sebagai pemimpin tim, Anda akan melaporkan kemajuan kepada manajer dan pemimpin senior organisasi Anda. Pastikan Anda mengambil informasi dari pertemuan itu kembali ke tim Anda. Selain itu, beri tahu grup Anda apa yang akan Anda katakan di pertemuan ini.

Juga, beri kredit semua orang, terutama ketika pujian dilibatkan. Apakah proyek berjalan dengan baik karena Anda luar biasa? Yah, tentu saja, tapi jangan katakan itu. Katakan bahwa proyek ini berjalan dengan baik karena timnya luar biasa. Semua orang akan tahu bahwa Anda adalah bagian dari tim.

Tetapi bagaimana jika proyek ini berjalan sangat buruk? Apakah Anda ikut disalahkan? Ya, tetapi hanya secara pribadi. Anda pergi ke anggota tim secara individu dan bekerja untuk membantu mengubah arah atau kontribusi mereka. Jika itu tidak berhasil, Anda pergi ke bos Anda dan mengatasi masalah tersebut.

Jika Anda memiliki kekuatan untuk mengeluarkan orang dari tim, sekaranglah saatnya untuk melakukannya, tetapi jika tidak, Anda dapat berbicara dengan orang yang melakukannya. Tapi apa pun yang Anda lakukan, jangan mulai bergosip atau mengeluh tentang anggota tim Anda. Itu akan menghancurkan moral mereka dan membuat segalanya lebih buruk.

Ingat bahwa proyek tim yang dipimpin dengan sukses dapat meningkatkan karier Anda, memajukan reputasi profesional Anda, dan membuat pekerjaan Anda terlihat di organisasi Anda. Hasilnya mungkin tugas tambahan atau promosi.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas adalah seorang penulis lepas yang menghabiskan 10 tahun di sumber daya manusia perusahaan, di mana ia mempekerjakan, memecat, mengelola angka-angka, dan memeriksa ulang dengan pengacara.