Peran dan Tanggung Jawab Pemimpin Rapat

Pemimpin rapat adalah karyawan yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, mengelola rincian tentang, dan mengundang peserta ke rapat. Mereka adalah karyawan yang bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas kemajuan pertemuan yang sebenarnya. Mereka mengambil tindakan sebelum, selama, dan setelah pertemuan untuk memastikan bahwa pertemuan tersebut mencapai tujuannya dengan sukses.

Siapa yang memimpin rapat?

Pemimpin rapat adalah kunci dalam membuat pertemuan dan tim berhasil. Karyawan yang melayani sebagai pemimpin rapat sangat penting. Dalam beberapa pertemuan, pemimpinnya adalah kepala departemen, ketua tim, atau orang yang ditunjuk oleh manajemen senior untuk memimpin sebuah inisiatif. Karyawan ini dipilih untuk peran kepemimpinan mereka karena keterampilan yang dirasakan mereka sebagai manajer atau pemimpin.

Di lain waktu, seorang karyawan dapat muncul sebagai pemimpin secara alami. Para pemimpin ini adalah karyawan yang dihormati dan dihormati oleh karyawan lain. Pada kesempatan lain, sebuah tim dapat memutuskan untuk memutar peran kepemimpinan di antara semua anggota. Ini memungkinkan semua anggota tim untuk terus mengembangkan keterampilan mereka sebagai pemimpin rapat, dan dalam menciptakan pertemuan yang sukses, secara umum.

Tanggung jawab Pemimpin Rapat

Mengikuti adalah tanggung jawab utama pemimpin rapat.

• Menentukan tujuan, tugas, atau tujuan yang harus dicapai. Ini sering kali merupakan tugas atau bagian dari uraian tugas pemimpin.
• Memutuskan apakah rapat adalah metode terbaik untuk mendapatkan tujuan atau tujuan atau mencapai hasil yang diinginkan. Jawab pertanyaannya: apakah diperlukan rapat?
• Menentukan siapa yang perlu membantu merencanakan pertemuan.
• Dengan tim atau sebagai pemimpin, tentukan agenda pertemuan. (Dalam pertemuan yang sedang berlangsung, tugas ini diselesaikan pada akhir pertemuan saat ini.)
• Menentukan tanggal, waktu, dan lokasi paling sering menggunakan kalender organisasi bersama.

• Menyusun rapat pra kerja seperti membaca, informasi keuangan, sejarah, notulen rapat tim terkait, dan sebagainya.
• Mengundang para peserta dan membagikan tugas dan pekerjaan sebelum memungkinkan sebanyak mungkin waktu sehingga para peserta siap untuk menghadiri pertemuan.
• Pastikan bahwa pertemuan memiliki perekam atau notulen untuk mendokumentasikan proses dan komitmen, item tindakan, atau keputusan. Menunjuk pencatat waktu, bila perlu untuk melakukan pertemuan dengan tertib.
• Dapat menggunakan pembuka percakapan untuk menghangatkan para peserta dan menciptakan lingkungan di mana para peserta rapat merasa nyaman untuk saling berkomunikasi dan bertukar gagasan dan informasi.

• Tiba lebih awal dan memimpin rapat dengan menjaganya agar tetap pada tugas, sesuai jalur, dan melibatkan semua peserta sehingga masing-masing merasa bahwa kehadiran mereka sangat penting dalam pertemuan tersebut. Ini memastikan partisipasi mereka dalam pertemuan berikutnya
• Bumbu rapat perusahaan sehingga peserta tidak merasa bosan dan bosan. Apakah menggunakan pemecah es, humor, atau contoh yang menyenangkan, tidak ada pertemuan yang harus berakhir tanpa tawa.
• Memastikan bahwa langkah dan item tindakan selanjutnya ditetapkan dan ditangani.
• Menanggapi pertemuan dan merencanakan agenda untuk pertemuan berikutnya.

• Tindak lanjuti dengan peserta di antara pertemuan untuk memastikan bahwa item tindakan berada di jalurnya dan untuk menawarkan bantuan dan / atau sumber daya jika sukarelawan mengalami masalah.

Peran Pemimpin Tambahan

Pemimpin rapat mengambil tanggung jawab ini tetapi juga memiliki peran yang terkait dengan komunikasi, pelaporan, dan kinerja rekan satu tim.

Setiap anggota tim atau rapat yang bersifat lintas fungsi memiliki kewajiban untuk selalu memberi informasi kepada departemen atau fungsinya tentang kegiatan dan kemajuan rapat atau tim yang sedang berlangsung. Mereka juga memiliki tanggung jawab untuk mencari masukan dari rekan kerja yang tidak ada dalam tim atau dalam pertemuan. Tidak setiap karyawan dapat menghadiri setiap rapat.

Pemimpin memiliki tanggung jawab tambahan untuk menjaga agar manajer senior tetap terlibat dan mendapatkan informasi melalui komunikasi dan umpan balik yang efektif. Membangun kepemilikan dari karyawan di luar tim atau rapat, terutama pemimpin organisasi, memastikan bahwa tim atau rapat tersebut berhasil mengembangkan, menerapkan, dan mengintegrasikan solusi atau gagasannya.

Jika seorang peserta rapat tampil tidak efektif dalam rapat, pemimpin memiliki tanggung jawab untuk memperbaiki perilaku melalui teknik pemimpin rapat yang efektif selama pertemuan dan pembinaan yang efektif di luar rapat. Peserta rapat yang memonopoli pertemuan dengan pendapatnya atau mengkritik anggota lain karena pendapat mereka harus dikoreksi sebelum individu menyabot keberhasilan pertemuan.

Tindakan-tindakan ini diperlukan sampai peserta pertemuan mencapai tingkat kenyamanan dan kedewasaan yang memungkinkan mereka untuk membantu pemimpin dengan berdiskusi dalam diri mereka sendiri ketika peristiwa yang tidak efektif terjadi dan anggota yang tidak berfungsi mengganggu kemajuan.

Seorang pemimpin rapat yang efektif tidak menjamin bahwa suatu proyek atau tim bekerja dengan sukses, tetapi ia adalah faktor utama yang berkontribusi ketika proyek, departemen, rapat atau tim berhasil.

Notulen rapat adalah kontributor yang efektif untuk rapat yang berhasil ketika notulen ditulis dan didistribusikan dengan tepat waktu.