Pedoman Penagihan Hukum atau Jam yang Dapat Ditagih

Melacak dan menagih waktu untuk klien adalah bagian penting dan tak terhindarkan dari bekerja di firma hukum. Mitra, rekanan, paralegal, staf pendukung litigasi, dan pencatat waktu lainnya menagih waktu mereka dalam peningkatan enam, sepuluh, atau lima belas menit, tergantung pada kebijakan perusahaan dan arahan klien. Jika Anda gagal menagih waktu Anda, perusahaan tidak dapat menagih klien, dan perusahaan tidak dibayar. Dengan demikian, ketepatan waktu adalah fungsi yang vital bagi keberhasilan firma hukum.

Dengan meningkatnya biaya hukum, klien menjadi lebih sadar biaya dan mengerti teknologi. Akibatnya, klien memeriksa tagihan hukum lebih dekat dan menggunakan berbagai aplikasi database untuk mengurutkan dan menganalisis data tagihan secara elektronik. Tren yang berkembang ke penagihan elektronik (faktur elektronik) telah menyebabkan faktur hukum mengalami peningkatan pengawasan, negosiasi, dan perselisihan.

Apakah Anda baru mengenal waktu penagihan atau veteran penjaga waktu, kiat di bawah ini dapat membantu Anda membuat entri waktu yang cepat, akurat, dan tepat.

Buat Deskripsi Tagihan Terperinci

Deskripsi tugas terperinci adalah komponen dasar dari faktur yang dirancang dengan baik. Adalah penting bahwa uraian upaya Anda mengandung detail yang cukup untuk memungkinkan peninjau mengukur sifat dan kelebihan tugas.

Mencapai keseimbangan yang tepat antara keringkasan dan detail bisa rumit. Deskripsi tugas yang terlalu panjang dan bertele-tele meningkatkan ambiguitas dan melemahkan pemahaman. Deskripsi yang terlalu singkat membuat sulit untuk menilai kesesuaian tugas yang dilakukan dan waktu yang dikeluarkan. Misalnya, ungkapan asal-asalan seperti "tinjauan file;" "persiapan uji coba" dan "tinjauan dokumen" tidak banyak memberi tahu kisah tentang apa yang Anda lakukan dan mengapa Anda terlibat dalam tugas tertentu. Alih-alih "tinjauan dokumen," deskripsi yang lebih baik adalah "Tinjauan set interogatori kedua penggugat."

Hindari Penagihan Blokir

Tagihan blok adalah praktik daftar sekelompok tugas dalam ringkasan blok dalam satu entri waktu. Misalnya: “Draf permintaan interogatori; konferensi telepon dengan Dr. Brown re: laporan ahli; merangkum deposisi Mr. Smith; meninjau dan merevisi korespondensi dengan pengacara lawan. 7,3 jam."

Klien mengakui tagihan blok sebagai strategi untuk menyamarkan ketidakefisienan. Selain itu, banyak pengadilan tidak mengizinkan penagihan blok karena menghalangi penggantian biaya pengacara yang efektif setelah putusan. Cara penagihan yang lebih efektif adalah dengan merinci secara terpisah setiap aktivitas independen dan waktu terkait.

Rekam Waktu Tepat

Merekam waktu Anda segera setelah Anda menyelesaikan tugas adalah cara terbaik untuk memastikan keakuratan. Mencoba merekonstruksi kegiatan sehari-hari (atau minggu atau bulan) ternyata sulit dan mendorong "padding" waktu (menggembungkan waktu aktual yang dihabiskan pada tugas untuk mengisi kesenjangan waktu yang tidak terhitung).

Anda mungkin merasa tidak praktis untuk memasukkan setiap tugas ke dalam perangkat lunak ketepatan waktu saat Anda menyelesaikannya. Oleh karena itu, bijaksana untuk mengembangkan sistem untuk merekam waktu yang mendorong ketepatan waktu yang cepat. Beberapa pencatat waktu mendikte setiap tugas segera setelah mereka melakukannya dan menuliskannya di akhir hari. Yang lain merasa lebih mudah untuk menyimpan buku catatan waktu, merekam setiap tugas dengan tangan dan kemudian memasukkannya (atau meminta seorang sekretaris memasukkannya) pada akhir hari, minggu atau periode penagihan.

Ingat Pemirsa Anda

Seperti dokumen apa pun yang Anda persiapkan untuk ditinjau oleh orang lain, penting untuk diingat audiens Anda saat merekam entri waktu. Anda mungkin tahu orang tersebut meninjau tagihan Anda - mungkin penasihat internal yang ditugaskan untuk file tersebut. Namun pahamilah bahwa peninjauan tidak berakhir di situ. Dalam banyak kasus, faktur diproses oleh sejumlah orang di berbagai tingkatan di dalam dan di luar perusahaan termasuk profesional hukum, akuntan dengan perusahaan klien dan auditor pihak ketiga. Dalam mencatat waktu Anda, yang terbaik adalah menghindari singkatan, gaul, dan jargon kompleks.

Gunakan terminologi hukum singkat tetapi ingatlah bahwa lembar waktu Anda dapat ditinjau oleh individu yang tidak terlatih dalam hukum.

Biasakan Diri Anda dengan Kebijakan Penagihan Klien

Setiap klien memiliki kebijakan dan prosedur penagihan sendiri.Kebijakan ini sering terkandung dalam retensi atau surat keterlibatan klien. Kebijakan penagihan ini dapat menetapkan batasan staf, pedoman anggaran, kebijakan pencairan, dan pedoman ketepatan waktu tertentu. Dengan menyadari aturan dasar sejak awal, Anda dapat lebih bertanggung jawab atas waktu Anda dan memenuhi harapan klien.

Klien korporat semakin meningkatkan penggunaan penagihan berbasis tugas. Penagihan berbasis tugas melacak penagihan perusahaan dengan tugas litigasi. Setiap aktivitas substantif diberikan kode komputer yang dipilih sebelumnya oleh klien. Faktur yang dikodekan kemudian diurutkan dan dianalisis secara elektronik, memungkinkan analisis faktur secara mendalam. Bagian dari membiasakan diri Anda dengan kebijakan penagihan klien adalah belajar dan menerapkan dengan tepat segudang kode penagihan berbasis tugas khusus yang unik untuk setiap klien.