Asisten Administrasi Wawancara Pertanyaan dan Jawaban

Ketika Anda mewawancarai untuk pekerjaan asisten administrasi, pewawancara akan ingin mengetahui tentang seberapa relevan kualifikasi Anda untuk posisi tersebut dan bagaimana Anda akan cocok dengan perusahaan dan departemen.

Karena pekerjaan itu membutuhkan keterampilan administratif dan interpersonal, mempekerjakan manajer akan sering bertanya tentang atribut spesifik yang Anda miliki yang memenuhi syarat untuk posisi itu, serta keterampilan orang yang kurang dapat diukur.

Kiat untuk Menangani Wawancara

Penting untuk menyadari bahwa diskusi kemungkinan akan melampaui soft skill, seperti kemampuan komunikasi Anda, keterampilan organisasi, atau ketepatan waktu. Anda juga harus siap berbicara tentang keterampilan keras.

1:14

Tonton Sekarang: Cara Menjawab 4 Pertanyaan Umum Untuk Pekerjaan Administratif

Bersiaplah untuk Mendiskusikan Program Perangkat Lunak

Karena banyak posisi asisten administratif memerlukan seringnya menggunakan perangkat lunak tertentu, Anda mungkin harus mendiskusikan berbagai program yang telah Anda kerjakan, bagaimana Anda telah menggunakan program ini, dan tingkat keahlian Anda.

• Jawaban sampel:Saya suka menggunakan teknologi dan belajar tentang program baru. Saya juga memiliki bakat untuk mengajar rekan kerja yang mungkin tidak begitu mahir menggunakan sistem. Dalam pekerjaan terakhir saya di Kent Associates, saya mengajukan diri untuk meninjau sistem manajemen proyek untuk tim profesional yang saya dukung. Bos saya menyetujui rekomendasi saya dan kami membawa sistem berbasis web, Asana, yang membantu kami melacak proyek dan berbagi informasi di platform web.
• Jawaban sampel: Saya orang yang tepat di kantor untuk slide PowerPoint dan menikmati membantu staf penjualan kami untuk membuat kagum pelanggan dengan presentasi mereka. Saya juga pengguna Excel yang mahir dan membuat makro kompleks untuk menyiapkan proyeksi anggaran untuk proposal proyek.

Bersiaplah untuk Membahas Proses Administratif

Anda harus siap untuk membahas alur kerja dan proses administrasi di posisi sebelumnya. Sebagai seorang profesional administrasi, seharusnya tidak ada ragu bahwa Anda teratur dan berorientasi pada detail. Pewawancara Anda ingin tahu bagaimana Anda memanifestasikan kualitas ini dalam alur kerja sehari-hari Anda.

• Jawaban sampel:Kemampuan organisasi dan perhatian terhadap detail adalah salah satu aset saya yang terkuat. Saya telah berkembang dalam situasi di mana saya dapat menertibkan proyek-proyek yang kompleks. Misalnya, saya sebelumnya mendukung delapan profesional yang merencanakan acara promosi untuk klien. Saya mengembangkan templat untuk melacak tujuan dan kemajuan untuk setiap proyek dan mengaturnya di drive bersama sehingga semua anggota staf yang terlibat dapat melacak kemajuan mereka mengenai proyek dan acara tim.
• Jawaban sampel:Ketika bekerja untuk Grup Alfred, saya membuat manual prosedur yang menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk memproses aplikasi pinjaman, dan kemudian mengunggahnya secara online sehingga semua petugas pinjaman dapat mengikuti prosedur yang sama.

Selalu Tanggapi secara Positif

Perhatikan sikap Anda selama wawancara.

Karena asisten administrasi sering berinteraksi sangat dekat dengan orang-orang untuk siapa mereka bekerja, penting untuk bersikap positif, profesional, dan sopan setiap saat.

Anda ingin pewawancara tidak ragu bahwa bekerja dengan Anda akan menjadi pengalaman yang menyenangkan.

• Jawaban sampel:Saya bekerja di meja depan di agensi kami, dan sangat penting bahwa saya membuat kesan pertama yang positif untuk klien saat ini dan calon klien. Saya orang yang "bisa melakukan" yang wajar, dan ulasan saya secara teratur memuji orientasi layanan pelanggan saya.
• Jawaban sampel:Perusahaan mensurvei klien setelah interaksi, dan nama saya secara konsisten muncul sebagai staf yang membantu, menyenangkan, dan profesional. Bos saya berkomentar tentang seberapa sering klien meminta saya ketika menelepon kantor untuk meminta bantuan.

Mempersiapkan Wawancara

Salah satu cara untuk mempersiapkan adalah menganalisis uraian pekerjaan untuk mencoba memahami apakah ada keterampilan tertentu yang menjadi fokus posisi tersebut. Misalnya, apakah ada penekanan pada perencanaan perjalanan, koordinasi proyek, penjadwalan pertemuan sehari-hari, bantuan pribadi, atau yang lainnya? Jika demikian, pastikan untuk menekankan pengalaman Anda yang paling relevan saat menjawab pertanyaan wawancara khusus pekerjaan.

Buatlah daftar keterampilan yang disebutkan dalam posting pekerjaan, dan jangan ragu untuk menambahkan beberapa keterampilan lain yang menurut Anda juga dapat diterapkan. Kemudian lihat keterampilan administrasi dan kantor Anda sendiri, dan sesuaikan kualifikasi Anda dengan pekerjaan itu.

Ini akan membantu Anda menyesuaikan jawaban Anda dengan cara yang paling relevan dengan posisi tertentu.

Asisten Administrasi Wawancara Pertanyaan dan Jawaban

Saat mempersiapkan, akan berguna untuk meninjau kembali pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan, dan memberikan beberapa pemikiran tentang bagaimana menyusun tanggapan, menyoroti pengalaman dan keberhasilan khusus dari pekerjaan sebelumnya.

• Keterampilan komputer apa yang Anda miliki, dan program apa yang Anda nyaman gunakan? - Jawaban Terbaik
• Apakah Anda merasa nyaman menggunakan telepon dengan banyak saluran dan menangani panggilan telepon dengan volume tinggi? - Jawaban Terbaik
• Di perusahaan ini, kami suka menganggap diri kami sebagai tim yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang sama. Bagaimana perasaan Anda tentang bekerja di lingkungan tim? - Jawaban Terbaik
• Bagaimana perasaan Anda mengawasi dua atau tiga karyawan lainnya? - Jawaban Terbaik
• Apa kekuatan terbesar Anda, dan bagaimana itu akan membantu kinerja Anda di posisi ini? - Jawaban Terbaik

• Apakah kelemahan terbesar anda? - Jawaban Terbaik
• Bagaimana Anda mengatasi stres dan tekanan? - Jawaban Terbaik
• Seperti apa rasanya bekerja untuk penyelia Anda? - Jawaban Terbaik
• Apa yang Anda harapkan dari seorang penyelia? - Jawaban Terbaik
• Apakah Anda lebih suka bekerja secara mandiri atau dalam tim? - Jawaban Terbaik
• Apakah Anda bekerja dengan baik dengan orang-orang? - Jawaban Terbaik
• Berikan beberapa contoh pribadi kerja tim. - Jawaban Terbaik
• Pertanyaan wawancara resepsionis: - Daftar Pertanyaan

Pertanyaan untuk Tanya Pewawancara

Anda juga harus melakukan riset tentang perusahaan, dan bersiaplah untuk mengajukan pertanyaan terkait ketika peluang muncul. Akan bermanfaat jika Anda mengajukan beberapa pertanyaan sebelumnya yang mungkin Anda ajukan, atau diskusikan lebih lanjut, jika Anda tidak mendapatkan kesempatan sebelumnya dalam wawancara.

Seringkali, ini akan mendekati akhir wawancara, jadi penting untuk meninggalkan pewawancara dengan kesan yang baik. Cara terbaik untuk melakukannya adalah menunjukkan minat dan persiapan Anda untuk wawancara kerja dengan mengikat pertanyaan yang Anda ajukan dengan beberapa pertanyaan Anda sendiri.

• Apa tanggung jawab posisi ini?
• Bisakah Anda menggambarkan hari biasa (minggu) di departemen ini?
• Apa kekuatan di departemen ini? Apa kelemahannya?
• Apa yang akan dikatakan asisten masa lalu Anda adalah bagian terbaik dari bekerja untuk Anda? Apa yang akan mereka katakan adalah yang terburuk?
• Dalam arah apa Anda melihat perusahaan berjalan dalam lima tahun ke depan? Apakah Anda merasa ada ancaman terhadap keberhasilannya?
• Mengapa asisten terakhir Anda meninggalkan posisi itu? Apa kekuatannya? Apa kelemahannya? Apa yang sedang dia lakukan sekarang?
• Atribut apa yang dimiliki asisten terbaik Anda? Bagaimana dengan asisten terburuk Anda?
• Seberapa sering ulasan kinerja dilakukan? Siapa yang memimpin mereka?
• Keterampilan apa yang paling penting bagi Anda dalam asisten administrasi?
• Bagaimana Anda memberi penghargaan dan mendorong orang-orang yang bekerja di departemen Anda?
• Apakah ada masalah produksi yang sedang berlangsung di departemen ini?
• Bagaimana Anda menangani masalah personel di masa lalu?
• Apa saja tantangan terbesar bagi seseorang dalam posisi ini?
• Menurut Anda, apa aspek paling menguntungkan dari posisi ini?
• Apakah Anda (Apakah perusahaan / departemen) mendukung keanggotaan asosiasi profesional, dan melanjutkan pengembangan profesional?
• Apa yang akan Anda gambarkan sebagai peran staf administrasi di kantor ini?
• Apakah jam kerja lembur atau akhir pekan diharapkan?
• Apa yang paling Anda sukai dari bekerja di perusahaan ini? Apakah ada perubahan yang akan Anda lakukan?
• Apa yang paling Anda sukai dari bekerja di sini?
• Apakah Anda mendorong departemen untuk bekerja sebagai tim, atau lebih berkonsentrasi pada kontribusi individu?

Bersiaplah untuk Pertanyaan Wawancara Kerja Lainnya

Selain pertanyaan wawancara khusus pekerjaan, Anda juga akan ditanyai pertanyaan yang lebih umum tentang riwayat pekerjaan, pendidikan, kekuatan, kelemahan, prestasi, sasaran, dan rencana Anda. Berikut daftar pertanyaan wawancara paling umum dan contoh jawaban.