Email Salam Yang Dapat Dibaca

Menurut BusinessInsider.com, rata-rata karyawan mengalokasikan sekitar 25 persen dari harinya untuk slogging melalui ratusan email. Sementara beberapa orang perlu memoles etiket email dasar, yang lain membuat kesalahan hanya karena mereka kewalahan dengan volume komunikasi yang tipis.

Selama pencarian kerja Anda, Anda mungkin akan mengirim banyak, banyak email, termasuk surat pengantar, catatan terima kasih, dan pesan ke koneksi terkait pencarian pekerjaan.

Luangkan waktu untuk menghindari membuat kesalahan yang memalukan, seperti salah mengeja nama seseorang, dan pastikan untuk menulis catatan yang mendapat respons.

Mulailah dengan Salam Profesional

Upayakan kejelasan di baris subjek Anda. Pilih sesuatu langsung yang mengidentifikasi tujuan email Anda, seperti "waktu rapat berubah" atau "permintaan cepat tentang proposal Anda."

Hindari menggantung wortel dengan teaser seperti "Saya perlu memberi tahu Anda …" yang mencoba memikat bacaan ke dalam membuka email untuk mendapatkan niat Anda. Orang-orang sering memutuskan apakah akan membuka email berdasarkan baris subjek, jadi pilihlah yang dengan jelas menyatakan tujuan Anda.

Gunakan salam profesional. Termasuk ucapan yang sesuai untuk keadaan dan penerima. Salam tertentu berfungsi dalam email tetapi tidak digunakan dalam surat biasa sementara beberapa ucapan berhasil untuk keduanya.

Pilih salam berdasarkan seberapa baik Anda mengenal orang yang Anda tulis dan jenis pesan yang Anda kirim. Misalnya, jika Anda menulis kepada seseorang yang Anda kenal, "Hai Jim" adalah tepat. "Yth. Bapak / Ibu. Smith" akan sesuai ketika melamar pekerjaan atau menulis surat bisnis.

Hindari membuka email dengan "hei" yang kedengarannya sangat informal dan umumnya tidak digunakan di tempat kerja. Juga menghindar dari "Hai teman-teman" atau "Hai teman-teman," meskipun sifat email Anda santai.

Contoh Ucapan

• Dear First name Nama belakang (ini bekerja dengan baik jika Anda tidak tahu jenis kelamin orang yang Anda tuju)
• Nama depan yang terhormat (saat mengirim email kepada seseorang yang Anda kenal)
• Hai Nama depan (Saat mengirim email kepada seseorang yang Anda kenal)
• Bapak / Ibu yang terhormat. nama keluarga
• Bapak / Ibu yang terhormat. Nama depan Nama Belakang
• Dear Dr. Nama belakang
• Untuk Perhatian
• Manajer Sumber Daya Manusia yang terhormat
• kepada manajer perekrutan

Gunakan tanda baca yang tepat setelah ucapan Anda. Untuk email yang lebih formal, gunakan tanda titik koma setelah namanya. Untuk orang yang Anda kenal atau lebih korespondensi kasual, gunakan koma setelah nama ucapan.

Hindari Kesalahan Umum

Saat menulis email, kesalahan berikut terjadi kadang-kadang ketika orang-orang bergegas untuk lari cepat pesan. Luangkan waktu untuk meninjau pesan Anda dan melakukan langkah-langkah berikut.

• Tambahkan alamat email terakhir.Jika Anda tidak memiliki opsi untuk membatalkan pengiriman email, tambahkan alamat terakhir jika Anda cenderung memiliki jari pemicu cepat. Masukkan nama penerima hanya ketika Anda yakin email Anda siap digunakan.
• Hindari kesalahan "balas semua" yang lama.Awasi jari pemicu Anda saat menekan "Balas Semua." Pertimbangkan apakah semua orang dalam daftar benar-benar perlu membaca apa yang Anda katakan. Perhatikan juga email lama dalam rantai yang Anda mungkin tidak ingin seseorang di daftar Balas Semua melihatnya.
• Gampang humor. Humor bisa sulit dilihat dalam email karena nada Anda belum tentu bersinar. Tanpa bahasa tubuh, ekspresi wajah, atau irama, humor dapat menjadi datar atau bahkan secara tidak sengaja menghina pembaca. Mainkan aman dan tinggalkan saja.

• Proofread.Jangan membuat kesalahan dengan berpikir bahwa orang akan memaafkan kesalahan ketik dalam email informal atau bahwa kesalahan akan ditoleransi jika Anda mengetik di ponsel Anda. Anda mungkin diadili dengan keras oleh kesalahan dalam email Anda, terutama jika mereka merajalela. Jangan mengandalkan pemeriksa ejaan yang sering kali dapat memilih kata yang salah untuk Anda. Koreksi ulang email Anda seperti halnya Anda menggunakan dokumen penting. Terutama, selalu periksa dan periksa kembali apakah Anda telah mengeja nama orang dengan benar.
• Jangan gunakan emoji atau emotikon. Semakin banyak, pesan email sudah mulai menyerupai pesan teks. Pesan di tempat kerja sekarang terkadang menyertakan emoji "jempol" atau wajah tersenyum. Meskipun mereka menjadi lebih umum, hindari emoji dan emotikon dalam korespondensi formal. Jika salam email Anda menyertakan nama belakang seseorang, itu pertanda pasti Anda harus meninggalkan emoji dan emotikon.

• Ingatlah bahwa email bertahan selamanya.Berpikir dua kali sebelum mengirim email sesuatu yang pribadi atau rahasia, memecat seseorang melalui email, meremehkan seseorang, atau menjawab dengan amarah. Bahkan email yang dihapus dapat dibangkitkan dari cadangan data.

Interaksi seperti itu mungkin sebaiknya dilakukan sendiri. Terapkan aturan 24 jam. Jika Anda tidak yakin apakah Anda harus mengirim pesan, tunggu sampai hari berikutnya untuk memutuskan. Aturan praktis lain yang baik: Jangan menulis apa pun dalam email yang tidak akan Anda bagikan secara publik, seperti dalam deposisi, atau di media sosial, misalnya.